Заверить трудовую книжку: образец

1202
Сотрудники часто приходят в отдел кадров с просьбой заверить трудовую книжку. Образец правильного оформления документа по действующему ГОСТу вы найдете в статье.

Правила заверения трудовой книжки

Работодатель обязан по письменному заявлению, составленному в произвольной форме, предоставить сотруднику документы, связанные с работой, в том числе трудовой книжки, не позднее трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Копии документов оформляют и выдают бесплатно.

Итоговая запись и заверительная надпись

Скачать документы по теме:

Заверить трудовую книжку нужно так, чтобы копия полностью воспроизводила подлинник, например, скопировать или отсканировать документ. Копию нельзя подчищать или вносить в нее исправления. Действительной она становится, когда оформлена в соответствии с пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30–2003). Для этого проставьте на копии реквизиты, которые придают ей юридическую силу:

  • заверительная надпись «Верно»;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи;
  • дата заверения;
  • печать, если она имеется в компании.

Копии документов разрешено заверять печатью по усмотрению организации. Например, печатью отдела кадров. Ставят печать таким образом, чтобы оттиск частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, но не попадал на подпись и расшифровку подписи. Если в организации нет печати, сотруднику можно выдать справку об этом и сослаться на закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Справка

Виды документов, которые приняты в кадровом документообороте (п. 21–26 ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Подлинник. Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат. Повторный экземпляр подлинника документа.

Копия. Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия. Копия документа, созданная в электронной форме.

Заверенная копия. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Выписка из документа. Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Как правильно заверить трудовую книжку

Чтобы заверить трудовую книжку, сотрудника который работает по настоящее время, скопируйте все листы, на которых есть записи. На каждом проставьте заверительную надпись «Верно», только без кавычек. Затем укажите реквизиты, которые придают копии юридическую силу.

На последней странице в графе 2 раздела «Сведения о работе» впишите дату изготовления копии трудовой книжки. В графе 3 ниже всех записей напишите: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать (как правильно заверить трудовую книжку — образец ниже).

Как безошибочно заверять копии документов, которые выдает отдел кадров, как заверить трудовую книжку (образец) читайте в нашем материале.

Образец трудовой книжки. Сотрудник работает по настоящее время:

Заверить трудовую книжку: образец

Важно! На сегодняшний день действуют два нормативных документа, в которых написано, как происходит заверение трудовой книжки (образец ниже). Это ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.26) и  Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-x«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (абз. 4 п. 1). По этому Указу в записи о верности копии обязательно следует указывать место, где хранится подлинник. Для трудовых книжек это так называемые условные дела в номенклатуре дел.

Образец заверения трудовой книжки с учетом Указа 1983 года приведен ниже.

Заверить трудовую книжку: образец

Особый порядок заверения трудовой книжки

Бывает, что в трудовой книжке много заполненных листов. В этом случае можно избежать необходимости заверять каждый лист. Для этого примените особый порядок заверения.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии трудовой книжки внесите запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии документа. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».

Ниже записи генеральный директор или сотрудник, которого уполномочили на заверение копий, прописывает свою должность, проставляет личную подпись, расшифровку подписи, указывает дату заверения и ставит печать. Обратите внимание, что часть оттиска печати должно заходить на пломбу. Подобные разъяснения, как заверять многостраничные копии документов, которые представляются в налоговые органы, дают представители финансового ведомства (например, в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Обратите внимание! Обычная незаверенная копия трудовой книжки не имеет юридической силы.

Выписка из трудовой книжки

Как правило, работодатель делает по требованию работника копию самой трудовой книжки. Но иногда работнику нужно подтвердить именно текущий трудовой период, а не всю рабочую биографию. Тогда можно сделать выписку из трудовой книжки. По сути это вид справки с работы. Отказать в ней работодатель не может (ст. 62 ТК РФ).

Чтобы составить документ, перенесите сведения из трудовой книжки на общий бланк организации. В выписке укажите все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе. Далее сформируйте таблицу, в которой будут указаны сведения, касающиеся необходимых периодов работы сотрудника. В конце сделайте пометку: «работает по настоящее время» (образец ниже). Заверьте выписку из трудовой книжки по общим правилам.

Если от работодателя требуют информацию только по конкретному работнику, то можно сделать выписку из документа. Так вы не разгласите конфиденциальную информацию и выполните требования закона. Как оформить выписку в разных случаях, читайте в статье.

Выписка из трудовой книжки: образец 2017 года

Заверение трудовой книжки: срок действия копии

Законодательство не предусматривает срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем (ст. 62 ТК РФ). Однако копия трудовой книжки отражает содержание данного документа, которое актуально на момент ее изготовления. Поэтому удостоверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Если уже на следующий день в трудовую книжку внесут очередную запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.

В зависимости от ситуации, в которой от сотрудника требуют подтвердить стаж копией трудовой книжки, государственные органы, кредитные и прочие организации могут устанавливать своими внутренними документами срок, в течение которого действительна копия трудовой книжки. Например, во многих банковских организациях срок действия трудовой книжки, заверенной работодателем для банка (образец выше), чтобы получить кредит, составляет один месяц.

Получить дополнительную информацию по данному вопросу, узнать, какзаверить трудовую книжку (образец) вы можете в нашем материале.

В статье мы рассмотрели, как заверить копию трудовой книжки, чтобы она имела юридическую силу, в каком случае готовится выписка из документа и как ее правильно удостоверить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного