Трудовая книжка работника и правила ее ведения

3262
Трудовую книжку работника необходимо не только правильно заполнить, но и обеспечить соблюдение законодательства при ее оформлении, хранении и выдаче.

Трудовая книжка

Трудовая книжка работника — это официальный документ, порядок работы с которым строго регламентирован действующим законодательством. Основным его предназначением является фиксация сведений об опыте работы сотрудника в конкретных организациях на протяжении всей продолжительности его трудовой деятельности. При этом на работодателя возлагается обязанность по внесению соответствующих сведений в трудовую. Кстати, существенно упростить эту процедуру поможет наш удобный сервис.

Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения – 2017 года

Скачайте документы по теме:

Действующая форма трудовой книжки

На сегодняшний день на территории Российской Федерации издаются и вводятся в действие бланки трудовых книжек, разработанные в 2003 году. Они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Указанный нормативный документ регламентирует образцы всех трех основных разделов трудовой, включая:

  • титульный лист, куда вносятся основные сведения о работнике;
     
  • сведения о работе, где отражаются все этапы трудовой карьеры сотрудника, включая его перемещения в рамках одной организации и переходы в другие компании. В действующем образце трудовой книжки работника под этот раздел отведено десять разворотов;
     
  • сведения о награждениях, где указываются знаки отличия, полученные сотрудником за выдающиеся успехи в работе. Актуальный образец трудовой книжки работника содержит десять разворотов, отведенных под данные сведения.

Что такое трудовая книжка образца 2003 года? Действующая сейчас трудовая книжка имеет обложку темно-серого цвета. Она выполнена из тонкого кожзаменителя и дополнена гербом Российской Федерации и надписью «Трудовая книжка», нанесенной заглавными буквами. Также герб небольшого размера имеется на титульном листе трудовой, а на последней ее странице находится типографическая отметка «Гознак».

В целях защиты от подделок надпись «Трудовая книжка» на обложке светится в ультрафиолетовом свете.

Справка

Другими мерами защиты являются:

  1. шов, скрепляющий страницы книжки и не позволяющей несанкционированно изымать и добавлять к ней листы;
  2. водяные знаки «ТК» на каждой странице документа.

Более подробно ознакомиться со способами защиты от фальсификации трудовых книжке образца 2003 года вы можете в нашем материале.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в случае, если все графы одного из разделов трудовой уже заполнены, а работодателю необходимо внести в него новые сведения. На практике, разумеется, чаще всего встречается ситуация, когда полностью заполненным оказывается раздел «Сведения о работе».  Это возможно в случае, если специалист часто менял места работы или интенсивно строил трудовую карьеру внутри одной организации, пройдя через множество переходов на другую должность или повышений.

Обратите внимание! Вносить сведения в другой раздел по причине того, что нужный уже заполнен, не допускается.

Общие правила заполнения вкладыша аналогичны порядку, используемому для заполнения основной трудовой книжки. В частности, для этих целей используются указания, содержащиеся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Вкладыш необходимо вшить в имеющуюся трудовую. Каким именно образом это сделать, и где разместить вкладыш, мы рассказываем в нашем материале.

Другие формы трудовых книжек

Актуальное законодательство предусматривает, что трудовая книжка образца 2003 года не является единственным документом, который может правомерно использоваться для фиксации этапов трудовой карьеры работника. Наряду с данным образцом, легитимное хождение по территории РФ имеют следующие типы трудовых:

книжка трудовая образца 1973 года. Они до сих пор еще нередко встречаются в кадровой практике, поэтому хорошо знакомы опытным работникам кадровых служб. Такие книжки имели обложку из темно-зеленого кожзаменителя или голубого картона, которая дополнялась гербом СССР и надписью «Трудовая книжка». Защитными инструментами данного образца можно назвать волнистые линии на страницах, заметные при просмотре на просвет, и отметку типографии «Гознак» на последней странице. Назвать эти меры высокоэффективными достаточно трудно, поэтому такие трудовые нередко подделывались. Для того, чтобы определить подлинность представленной трудовой, можно сопоставить серию и год выпуска документа. Мы подготовили удобную таблицу, позволяющую сделать это буквально за считанные минуты;
 книжка трудовая образца 1938 года. Сегодня такие книжки уже достаточно редко можно встретить в повседневной работе, однако с точки зрения законодательства они по-прежнему считаются легитимным инструментом подтверждения трудового стажа. Такие книжки имели темно-фиолетовую обложку из кожзаменителя, которая дополнялась надписью «Трудовая книжка», выполненной на двух языках — русском и национальном языке республики, где она была оформлена. В левом верхнем углу обложки было небольшое изображение герба СССР.

Помимо этих двух типов книжек, теоретически работник кадровой службы также может столкнуться с предъявлением трудовой книжки колхозника, оформленной по образцу 1975 года. Как поступить в этом случае — узнайте из нашего материала.

Заполнение трудовой книжки

При поступлении на работу нового сотрудника работодатель, как правило, вносит запись о трудоустройстве в раздел «Сведения о работе». Вместе с тем, если трудовая оформляется для сотрудника впервые, потребуется также заполнить титульный лист этого документа. Кроме того, в ходе дальнейшей работы в данной организации в трудовой книжке работника могут появиться следующие виды записей:

  • о переводе на другую работу при условии, что она имеет постоянный характер;
  • о награждении или ином виде поощрения за успехи в работе;
  • об увольнении работника.

Следует обратить особое внимание на то, что информация о дисциплинарных взысканиях, наложенных на сотрудника, не отражается в трудовой. О единственном исключении из этого правила мы рассказываем в нашем материале.

Заполнение титульного листа

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист.

Справка

На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  1. фамилию, имя, отчество;
  2. дату рождения (число, месяц, год);
  3. образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки прописью или цифрами и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за учет трудовых книжек. Также поставьте печать организации или кадровой службы, если организация применяет печати (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н). Как поступить, если организация отказалась от печати, мы рассказываем в этой статье.

Заполнение сведений о работе

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа или другого решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Вносить в трудовую книжку примечание об отсутствии стажа, если сотрудник впервые устраивается на работу, не нужно.

Справка

В записи о приеме на работу также не следует указывать:

  1. на срочный характер отношений, если сотрудник принят по срочному договору;
  2. на то, что сотрудник будет работать в северных районах.

А вот если сотрудника принимают на работу с вахтовым режимом, то об этом нужно сделать отметку в записи о приеме на работу. Как зафиксировать эту информацию, узнайте из нашего материала.

Ведение трудовой книжки

Статья 65 ТК РФ устанавливает, что трудовая, наряду с паспортом и свидетельством о постановке на учет в системе пенсионного страхования,  является одним из обязательных документов, которые соискатель должен предъявить работодателю при трудоустройстве. Кстати, перечень других необходимых документов уже зависит от конкретных условий трудоустройства и характеристик соискателя. Мы расскажем, какие из них нужно истребовать в том или ином случае, в нашем материале. Работодатель, получив трудовую, в свою очередь, обязан внести в нее сведения о новом месте работы в срок, не превышающий пяти рабочих дней с момента трудоустройства. При этом указанное требование распространяется на трудовые книжки работников, для которых трудовая деятельность у данного работодателя является основной. Условие о предъявлении трудовой книжки на этапе трудоустройства является обязательным для подавляющего большинства работников. Однако та же ст. 65 ТК РФ определяет ряд ситуаций, к которым указанное требование не применяется.

Оформление новой трудовой книжки

Требование о предъявлении трудовой книжки в момент трудоустройства не распространяется на сотрудников, которые впервые устраиваются на работу. В этом случае обязанность по приобретению и оформлению трудовой книжки для него возлагается на работодателя. Для внесения необходимых сведений необходимо использовать бланк, приобретенный по официальным каналам, то есть посредством заключения договора с уполномоченными распространителями. Впоследствии работодатель вправе взыскать с работника стоимость приобретенного бланка. Однако для того, чтобы это было правомерным, потребуется уделить внимание некоторым процедурным моментам.

Обратите внимание! Использование бланка трудовой, предоставленного самим работником, не допускается.

Оформить трудовую необходимо в течение недели с момента официального трудоустройства. Процедура оформления этого документа производится с соблюдением Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

В частности, согласно п.8 указанного нормативно-правового документа оформление трудовой для сотрудника, впервые устраивающегося на работу, должно осуществляться в его присутствии.

Также завести трудовую книжку для работника работодатель должен будет в случае, если она была утеряна или испорчена. Это правило распространяется также на ситуации, когда в книжке была сделана недействительная запись. Однако в этом случае оформлять необходимо не новую трудовую, а дубликат ранее действовавшего документа. Для корректного оформления дубликата необходимо соблюдать ряд важных правил.

Действия в случае выявления поддельной трудовой книжки

Представитель работодателя должен проверить предоставленную работником трудовую книжку на предмет подлинности в момент ее приема при трудоустройстве. Сделать это можно, убедившись в наличии и корректности использования специальных защитных инструментов на бланке представленного образца.

Справка

Трудовая является поддельной

В случае, если на этапе такого анализа стало понятно, что трудовая является поддельной, работодатель должен проинформировать сотрудника об этом факте. Для продолжения оформления на работу соискателю следует обратиться к работодателю с заявлением об оформлении новой трудовой: такой порядок предусмотрен ч.5 ст.65 ТК РФ.

При этом для внесения записей о прежних местах работы ему потребуется предъявить подтверждающие документы, поскольку поддельная трудовая не является доказательством его трудоустройства. О том, какая именно документация может использоваться для внесения сведений о прежних местах работы в новую трудовую, вы можете узнать из нашего материала.

Учет трудовых книжек

Для целей учета работы с трудовыми организации необходимо осуществлять ведение специальной документации. Она состоит из двух основных разделов:

приходно-расходная книга, в которой учитываются выданные работникам образцы трудовых книжек и вкладышей в них. В большинстве случаев ведение этой книги поручается бухгалтерскому подразделению компании;
специальная книга учета движения трудовых книжек. Как правило, ее ведением занимается кадровая служба.

Оформление обоих этих документов является обязательным, а их формы предусмотрены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. О том, какие именно требования необходимо соблюдать при их ведении, мы подробно рассказываем в нашей статье.

При этом за отсутствие одной или обеих книг по отношению к организации могут быть применены достаточно серьезные денежные штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.

Справка

Хранение трудовых книжек

Обязанность по хранению трудовых книжек сотрудников на период их работы в организации возлагается на работодателя. Поэтому одной из основных его задач в рамках этого вопроса является обеспечение сохранности трудовых книжек, предоставленных сотрудниками при трудоустройстве. Для этих целей разумно хранить эти документы в несгораемом сейфе или хотя бы специальном отделении в шкафу, к которому организован ограниченный доступ только для уполномоченных сотрудников. Это обеспечит отсутствие возможности несанкционированного использования трудовых и исключит вероятность того, что они затеряются среди других документов.

Кроме того, нельзя забывать о том, что работодатель должен в каждый момент времени иметь в организации достаточный запас чистых бланков трудовых книжек для трудоустройства работников, которые поступают на свое первое место. Отсрочка оформления трудовой книжки для такого сотрудника в связи с отсутствием бланка не допускается. По итогам месяца работник, ответственный за наличие и хранение таких бланков, предоставляет руководителю отчет в установленном порядке.

Выдача трудовых книжек

Как уже упоминалось, на период трудоустройства работника в конкретной организации его трудовая книжка должна храниться у работодателя. При этом для целей предоставления в Пенсионный фонд работнику может потребоваться оригинал трудовой. В этом случае сотрудник должен обратиться к работодателю с соответствующим письменным заявлением.

Последний, в свою очередь, обязан выдать ему оригинал документа не позднее, чем в течение трех рабочих дней с момента подачи такого заявления. Получив трудовую из соответствующего государственного органа, работник также в течение трех дней должен вернуть ее работодателю.

Другой ситуацией, когда работодателю придется вернуть работнику трудовую, является его увольнение с работы. О том, каков порядок выдачи документа в этом случае, вы можете узнать из нашего материала.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного