Исполняющий обязанности: как оформить такого работника

Узнайте, кто такой исполняющий обязанности, как оформить такого работника документально и установить доплату за временное исполнение обязанностей.

Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника

Как оформить такого работника, который будет временно исполнять обязанности отсутствующего сотрудника? Необходимо учитывать, что порядок оформления зависит от того, кого привлекут:

• специалиста, не являющегося сотрудником организации (основанием является ст. 59 ТК РФ);
• другого сотрудника, состоящего в штате предприятия (основанием является ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если исполняющий обязанности временно отсутствующего сотрудника будет гражданин, не состоящий в штате компании, то с ним необходимо заключить срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 года под № 4413-6).

Скачайте документы по теме:

Если же исполнение обязанностей будет возложено на другого штатного специалиста, то привлечь его можно посредством оформления:

• совмещения профессий (или должностей);
• временного замещения.

Отличие совмещения и временного замещения заключается в том, что при совмещении профессий (или должностей) штатная единица на предприятии по каким-то причинам вакантна, то есть, не заполнена. Временное замещение оформляют по причине отсутствия сотрудника, который числится в организации, но в силу разных причин не имеет возможностей выполнять трудовые обязанности. Такое может произойти в связи с тем, что специалист находится в отпуске, болеет, выполняет задания в командировке, проходит повышением квалификации.

Узнайте, как вести учет рабочего времени

К тому же, при совмещении профессий или должностей дополнительная работа выполняется только по другой профессии или должности. А при временном замещении на специалиста могут быть возложены дополнительные обязанности по одноименным должностям (или профессиям) или по разным (основанием является статья 60.2 Трудового кодекса РФ).

Как документально оформить такого работника, который будет исполнять обязанности временно отсутствующего специалиста

При режиме временного замещения продолжительность рабочего времени нормальная. Дополнительная работа сотрудником будет выполняться наряду с исполнением основных обязанностей в течение установленного ему рабочего времени (или продолжительности своей смены).

Узнайте, как заключить договор о полной материальной ответственности

Чтобы оформить исполнение обязанностей по временному замещению профессий (или должностей), необходимо предварительно получить письменное согласие специалиста. Для этого рационально провести заключение с сотрудником дополнительного соглашения к основному трудовому договору и в нем указать:

• работу по замещению, ее содержание, объемы;
• размер соответствующей доплаты за осуществление временного замещения профессий (или должностей);
• сроки, в течение которых будет выполняться дополнительная работа.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника (временное замещение)

На основании оформленного дополнительного соглашения издают приказ о временном исполнении обязанностей (или временном замещении). Типовая форма такого документа не предусмотрена. Поэтому документ составляют в произвольной форме.

Заявление сотрудника о прекращении работы в режиме временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (временном замещении)

Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора

Временное исполнение обязанностей руководителя в организации требуется по причине его временного отсутствия. Например, если он болеет, находится в служебной командировке, в отпуске и тому подобное. Оформление производится в том случае, если в уставе компании не прописано, что соответствующие функции руководителя исполняют несколько человек (основанием является п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

Приказ о временном исполнении обязанностей генерального директора

Временно исполняющим обязанности директора может стать его заместитель. Если же у генерального директора предприятия нет заместителя, в должностные обязанности которого входит временное исполнение функций руководителя, то эти обязанности возлагают на другого сотрудника.

Узнайте, как заключить и оформить срочный трудовой договор

При таком варианте генеральный директор обязан издать приказ о временном возложении должностных обязанностей руководителя организации на выбранного сотрудника (основанием является п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 года Госкомтруда СССР под № 30 и Секретариата ВЦСПС под № 39).

Порядок временного исполнения обязанностей начальника или замещения руководителя организации можно прописать в уставе (основанием является п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 года под № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 года под № 208-ФЗ). В уставе компании можно предусмотреть соответствующий порядок избрания (или назначения) не только исполняющего обязанности генерального директора, но и нового руководителя на время отсутствия (К примеру, в случае его ареста).

Вопрос из практики: 

На основании чего действует исполняющий обязанности директора? Нужно ли выпускать ли отдельный приказ, если в должностной инструкции специалиста присутствует пункт о замещении руководителя в период его отсутствия?

Да, приказ потребуется.

Пункт в должностной инструкции об исполнении обязанностей директора не может заменить приказа о его замещении. Поэтому решение о таком заместительстве принимают в каждом конкретном случае временного отсутствия руководителя.

При этом стоит определить:

• потребуется ли на время отсутствия вводить и. о. директора и заместительство (к примеру, если отсутствие руководителя краткосрочное);
• зафиксировать сам факт отсутствия директора и возложить обязанности на другого специалиста;
• определить основные полномочия должностного лица и установить срок заместительства;
• решить вопрос об оплате за время замещения.

Приказ о временном исполнении обязанностей

На основании чего действует исполняющий обязанности генерального директора

Как правильно оформить доверенность на исполнение обязанностей генерального директора? Если в уставе организации не предусмотрено разделение полномочий руководителя компании на несколько сотрудников и передача полномочий в период его отсутствия, то необходимо обеспечить оформление доверенности. С помощью такого документа можно регулировать все внешние отношения предприятия. Например, отношения с контрагентами. В доверенности следует указать все переданные полномочия другому лицу.

Узнайте, как оформить временный перевод сотрудника на другую работу

Доверенность от имени компании подписывает ее руководитель. Право на подпись имеет и другое лицо, если оно уполномочено на совершение данных действий в соответствии с законом, а так же учредительными документами организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). На документе (доверенности), выданном от имени компании, не обязательно проставлять печати, в том числе и при выдаче доверенности временно заменяющему руководителя сотруднику.

Узнайте, как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2  

Доверенность на осуществление полномочий генерального директора в его отсутствие

Как установить доплату исполняющему обязанности руководителю

Привлечение сотрудника к выполнению работы за временно отсутствующего специалиста проводится с помощью оформления:

Порядок установления соответствующих доплат за совмещение профессий (или должностей) стоит прописать в коллективном договоре или в другом локальном документе компании (основанием является ст. 149 и 8 ТК РФ).

Конкретные размеры таких доплат фиксируют в дополнительном соглашении к основному трудовому договору с учетом действующих общих положений, которые предусмотрены в локальных актах предприятия, а также общего содержания, объема дополнительных работ.

Узнайте, как составить штатное расписание

Такой же порядок действует в отношении доплат за временное исполнение обязанностей или за замещение, если на этот период сотрудника не освобождали от его основной работы (основанием является статья 151 Трудового кодекса РФ).