Как оформляется прием на работу

473
Найти хорошего специалиста на вакантную должность — только половина дела. Предстоит еще работа с документами. Расскажем, как оформляется прием на работу в 2017 году, и подробно рассмотрим все этапы процедуры.

С юридической точки зрения отношения «работник-работодатель» начинаются с момента заключения трудового договора. Но процедура приема на работу состоит из нескольких этапов, и оформление договора — лишь один из них. Правила приема на работу в России весьма подробно прописаны в Трудовом кодексе РФ и других федеральных законах. Каждый кадровик должен знать, как проходит в 2017 году прием на работу, какие документы оформляются, как составляется приказ и заполняется трудовая книжка.

Прием на работу: порядок оформления

Согласно общему стандарту, в 2017 году прием на работу оформляется исключительно в письменном виде, причем не одним, а несколькими документами — трудовым договором, приказом, записями в трудовой книжке и личной карточке нового сотрудника. Но сначала (иногда — еще на этапе собеседования) работодатель запрашивает у соискателя документы, перечень которых закреплен ст.65 ТК РФ. К ним относятся:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • трудовая книжка;
  • документы воинского учета (для призывников и военнообязанных);
  • дипломы, аттестаты и другие документы, подтверждающие наличие образования, квалификационного уровня или специальных знаний, необходимых для замещения должности.

Скачайте документы по теме:

В отдельных случаях список может расширяться за счет документов, подтверждающих право  и способность заниматься определенными видами деятельности. Это могут быть различные справки (об отсутствии судимости, об отсутствии факта уголовного преследования, о состоянии здоровья, об отсутствии административных наказаний за употребление психотропных или наркотических средств и т.д.), лицензии, сертификаты. Не забывайте, что обрабатываемые документы содержат информацию личного характера. Как собрать все необходимые сведения и не выйти при этом за рамки закона, расскажет наш эксперт в статье «Обрабатываем персональные данные, принимая на работу».

Важно: запрашивать сведения, не предусмотренные ст.65 ТК РФ и другими нормативными актами, категорически запрещено. Работодатели, без достаточных на то оснований настаивающие на ознакомлении со справками о составе семьи, ИНН и другими   документами, в которых содержится персональная информация о работнике, грубо нарушают закон.

Разумеется, если работник официально трудоустраивается впервые в жизни, у него не будет на руках ни трудовой книжки, ни страхового свидетельства. Оформить их придется работодателю, как того требует ч.4 ст.65 ТК РФ. Как поступить, если трудоустройство не первое, но трудовая книжка отсутствует? В этом случае нужно выяснить причину ее отсутствия (украдена, потеряна, испорчена); возможно, работник захочет получить новую трудовую или оформить дубликат. Для выдачи дубликата понадобится заявление работника и документы, подтверждающие его стаж. Рекомендуем ознакомиться с заметкой «Как оформить дубликат трудовой книжки».

Следующий этап — подача заявления о приеме на работу. Следует отметить, что многие работодатели сегодня предпочитают обходиться без него, да и в Трудовом кодексе РФ нет нормы, которая предусматривала бы необходимость такого заявления. Поэтому в обязательном порядке его составляют только претенденты на должности в органах государственного или муниципального подчинения (в соответствии со ст.26 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г. и ст.16 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.).

Заявление сотрудника о приеме на работу

Заявление сотрудника о приеме на работу

Коммерческие организации вправе игнорировать этот пункт и сразу переходить к ознакомлению работника с ЛНА (локальными нормативными актами). Вопреки распространенной практике (надо сказать, противозаконной), ознакомить новичка с внутренней нормативной документацией, имеющей к нему непосредственное отношение, следует до, но никак не после заключения трудового договора. Комплект ЛНА у каждой организации свой, но чаще всего речь в комплект «на ознакомление» входят:

  • коллективный договор;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции;
  • инструкции по охране труда;
  • положения об оплате труда, премировании и т.д.

Важно: знакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами нужно под роспись, поле для которой может находиться в самом документе, в приложении к нему или в отдельных ознакомительных листах, книгах, журналах.

Основные кадровые документы при приеме на работу

В 2017 году при приеме на работу оформляются следующие документы:

  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка или личное дело;
  • при необходимости — договор о полной материальной ответственности (коллективной или индивидуальной).

Трудовой договор: структура и содержание

Прием работника на работу оформляется в 2017 году трудовым договором, составляемым исключительно в письменном виде, в двух экземплярах. Любой договор, как бессрочный, так и заключаемый на ограниченный срок, должен содержать обязательные условия и сведения, предусмотренные ст.57 ТК РФ:

  • наименование и ИНН организации-работодателя;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника (и работодателя, если в его роли выступает физическое лицо);
  • место и дату заключения договора;
  • место работы и трудовую функцию с указанием конкретной должности согласно штатному расписанию;
  • дату начала работы (и дату окончания трудовых отношений, если договор срочный);
  • порядок и размер оплаты труда с указанием точной суммы в рублях (прописывается не только тарифная ставка или должностной оклад, но и все полагающиеся работнику виды премий, надбавок, поощрительных выплат);
  • режим рабочего времени и времени отдыха (если для конкретного работника он отличается от общего распорядка, принятого в организации);
  • условия труда на рабочем месте, в ряде случаев — характер работы (разъездной, в пути, подвижной);
  • гарантии и компенсации, если речь идет о работе во вредных или опасных условиях;
  • условие об обязательном социальном страховании работника.

Содержание трудового договора можно дополнять и расширять. Многие работодатели включают, помимо обязательных условий, пункты об испытании при трудоустройстве, обязательном обучении или повышении квалификации работника, неразглашении служебной или коммерческой тайны, негосударственном пенсионном обеспечении и т.д. Главное, чтобы добавляемые условия не нарушали права работника и не ухудшали его положение по сравнению с законодательно обеспечиваемым набором гарантий. Договор заверяется подписями сторон и регистрируется в установленном работодателем порядке. Работник получает свой экземпляр документа под роспись.

Важно: с совершеннолетними работниками, обслуживающими или использующими материальные ценности, в предусмотренных ст.243 случаях можно вдобавок заключить договор о полной материальной ответственности. Перечень таких категорий работников и видов деятельности утвержден постановлением Минтруда России №85 от 31.12.2002г.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Приказ о приеме на работу

Следующая процедура, которой обязательно сопровождается прием на работу — оформление соответствующего приказа (распоряжения). Обычно для этих целей используется унифицированная форма №Т-1 или разработанный работодателем бланк аналогичного назначения. Для одновременного оформления трудоустройства нескольких работников применяется форма №Т-1а.

Важно: основанием для издания приказа о приеме на работу считается трудовой договор, поэтому формулировки, используемые в этих документах, должны полностью совпадать.

В распорядительной части приказа отражаются основные сведения о работнике, о должности, на которую он принимается, а также условия трудоустройства (наличие испытательного срока, характер работы, вид трудового договора и т.д.). Документ заверяется печатью и подписью руководителя компании. С содержанием приказа работника нужно ознакомить под роспись, причем в ограниченный срок — в течение трех дней с момента фактического начала трудовой деятельности (ст.68 ТК РФ).

Образец заполнения приказа о приеме на работу

Но на этом оформление документов при приеме на работу не завершается. По мере готовности приказа в трудовую книжку вносится запись о трудоустройстве. Избавлены от необходимости заполнять трудовую только работодатели-физические лица, не имеющие статуса ИП. Заполняя раздел «Сведения о работе», убедитесь, что название должности, дата трудоустройства и реквизиты документа-основания (приказа, но никак не трудового договора) указаны корректно.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу

В ходе заполнения строго придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г. Трудовая книжка — очень важный документ. Даже малейшая неточность, допущенная кадровиком, требует исправления. В помощь кадровику — полезные статьи «Как правильно исправить пять популярных ошибок в трудовой книжке» и «Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции».

Важно: в завершение процедуры на нового сотрудника заводится личная карточка (форма №Т-2) или личное дело. Сведения о нем вносятся в штатное расписание, табель учета рабочего времени и другие внутренние документы организации.

Оформление приема на работу внешнего совместителя

Как было сказано выше, в общих случаях прием на работу работника оформляется записью в его трудовой книжке. Но как быть, если речь идет о внешнем совместительстве? Трудовая книжка совместителя, занятого одновременно у нескольких работодателей, ведется и хранится только по основному месту работы. Законодатель не видит в этом особой проблемы и не обязывает работодателей вносить в трудовые книжки записи о дополнительной занятости на условиях совместительства. Обычно такую запись делают, когда на этом настаивает сам сотрудник. Чтобы трудовые отношения с совместителями шли гладко, ознакомьтесь с материалами нашей спецподборки «Секреты безошибочной работы с совместителями».

Важно: работодатель не имеет права требовать у работника, принимаемого в штат по совместительству, трудовую книжку или выписку из нее, военный билет и другие документы, предъявляемые по основному месту работы (ст.283 ТК РФ).

Несовершеннолетние работники: порядок приема на работу по ТК РФ

Подростков часто нанимают для выполнения простых работ, не требующих серьезных трудозатрат или высокой квалификации, в режиме сокращенного рабочего дня или недели. Планируете принять в штат сотрудника, которому еще не исполнилось 18 лет? Не забывайте о «подводных камнях», ведь для несовершеннолетних сотрудников предусмотрены дополнительные льготы и гарантии. И работодатель обязан их предоставить.

Для начала ознакомьтесь с паспортом соискателя. Если ему уже исполнилось 16 лет, он вправе самостоятельно заключить трудовой договор (ч.3 ст.20 ТК РФ). От подростков 14-15 лет, которым предстоит прием на работу, ТК РФ требует наличия письменного согласия на заключение договора, подписанного одним из родителей (опекуном, попечителем).

Трудовой договор с несовершеннолетним

Важно: несовершеннолетние лица, получающие общее образование, принимаются только для выполнения работ, позволяющих трудиться исключительно в свободное от учебы время без ущерба для освоения учебной программы (ч.2 ст.63 ТК РФ).

Каждый несовершеннолетний сотрудник, независимо от характера должностных обязанностей, должен перед трудоустройством пройти обязательный медицинский осмотр. Оплачивается осмотр за счет работодателя (ст.69 и 266 ТК РФ). Кроме того, подросткам нельзя устанавливать испытание при приеме на работу, а еще с ними ни при каких обстоятельствах не заключаются договоры о полной материальной ответственности. Подробности — в статье «Как принять на работу несовершеннолетнего»: вы узнаете, как заключаются трудовые договоры с подростками, какие виды работ им строго противопоказаны, и на какое количество часов нужно сократить рабочую неделю с учетом возраста работника.

Прием на работу работников-иностранцев

Трудоустройство иностранца, подлежащего миграционному учету, автоматически увеличивает количество документов, которыми сопровождается прием на работу: порядок оформления процедуры несколько усложняется, а у работодателя появляются дополнительные обязанности.

Во-первых, нужно убедиться, что предлагаемая иностранцу должность не относится к запрещенным для нерезидентов РФ видам деятельности. Во-вторых, придется уведомить о прибытии иностранца территориальный орган ФМС России. Все нюансы и этапы данной процедуры подробно описаны в статье «Иностранные работники: как правильно уведомлять госорганы».

В-третьих, возможно, понадобятся разрешительные документы: если речь идет о визовом иностранце, временно пребывающем на территории РФ, работодатель сначала должен получить в территориальном отделении МВД разрешение на его трудоустройство. В целом же в 2017 году порядок оформления приема на работу иностранцев зависит от их статуса:

лица, имеющие вид на жительство и постоянно проживающие в России, не ограничиваются в трудовых правах и могут устраиваться на работу в том же порядке, что и российские граждане;
лица, получившие право временного проживания, могут работать без патента, но только в регионе, выдавшем им разрешение (за исключением случаев, предусмотренных приказом Минздравсоцразвития России №564н от 28.07.2010г.);
временно пребывающие в России визовые иностранцы должны сначала получить патент, а работодатель — разрешение на трудоустройство таких работников (с учетом актуальных квот и других ограничений).

Граждане стран ЕАЭС (Евразийского экономического союза, в состав которого, помимо России, входят Армения, Беларусь, Молдова, Киргизстан, Казахстан) могут трудоустраиваться без постановки на миграционный учет и свободно проживать на территории РФ в течение всего срока действия трудового договора. Разбор сложных случаев и нестандартных ситуаций — в статье «Как принять на работу кандидата без прописки, во время отпуска и в других случаях». Выявить возможные нарушения или убедиться, что вы все оформляете правильно, поможет тест «Сколько ошибок вы делаете при приеме на работу?»: каждому кадровику время от времени полезна такая проверка.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного