Заполнение листков нетрудоспособности: важные детали

395
Работодателю необходимо заполнить только заключительный раздел листка нетрудоспособности, однако именно в этой части чаще всего допускают ошибки.

Листок нетрудоспособности

Больничный листок, который также называют листком нетрудоспособности, представляет собой бланк установленной формы, на котором фиксируются сведения о временной неспособности работника выполнять свои трудовые обязанности в связи с заболеванием, травмой или иной причиной медицинского характера. Данный документ формируется по строго определенному образцу, который зафиксирован в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н. С формой этого документа вы можете ознакомиться в нашем материале.

Больничный листок (фрагмент). Заболел ребенок

Больничный листок

Скачайте документы по теме:

Важность правильного заполнения больничных листков

Столь значительное внимание к выдаче и заполнению больничных листков обусловлено сразу несколькими причинами. Первая из них заключается в том, что работник, заболевший в процессе труда у данного работодателя, имеет право на материальную компенсацию пропущенного на работе времени в виде пособия по временной нетрудоспособности. При этом ответственность за его выплату — правда, в неодинаковых долях — возлагается на двух основных субъектов: работодателя и Фонд социального страхования. Поэтому одной из задач этого бланка является обеспечение эффективного взаимодействия между субъектами данного процесса.

Помимо этого, необходимо принимать во внимание, что именно в целях повышения эффективности взаимодействия в ФСС обработка больничных листков осуществляется, в том числе, с применением автоматического оборудования. Поэтому вся информация в этом документе должна обеспечивать возможность машинного прочтения. Это — еще один фактор, который делает таким важным вопрос, связанный с порядком заполнения листка нетрудоспособности. Какие еще причины влияют на наличие таких строгих требований к внесению информации в больничный, мы рассказываем в этом материале.

Порядок заполнения листка нетрудоспособности в бумажной форме

Действительно, электронный больничный уже приобрел полностью официальный статус и, по мнению специалистов, которые успели поработать с такой формой, является весьма удобным способом предоставить в ФСС сведения о нетрудоспособности работника. Однако по статистике пока большинство компаний все еще предпочитает традиционную форму этого документа. Поэтому правила заполнения листков нетрудоспособности остаются актуальным вопросом для многих кадровиков.

В этой связи важно учитывать, что процесс заполнения листка нетрудоспособности требует участия двух сторон. Одной из них выступает медицинское учреждение, которое выдало этот документ.

Стоит иметь в виду, что далеко не каждый медик имеет право выдавать больничные: этот важный аспект мы уточняем в нашем материале.  

Соответственно, второй стороной этого процесса является работодатель, который вносит в больничный информацию, необходимую для выплаты пособия из ФСС. Но если в части содержания этих разделов каждая из сторон должна руководствоваться специальными правилами, то в плане порядка заполнения листка нетрудоспособности, требования к ним большей частью схожи.

Общие требования к заполнению больничного листка

Общие требования к оформлению листка нетрудоспособности распространяются преимущественно на его бумажную форму, поскольку именно в этом варианте обеспечение возможности машинного прочтения сведений в нем представляет определенную проблему. Таким образом, по большому счету, все описываемые правила в основном направлены на ее устранение, тогда как в электронном больничном она устранена автоматически.

Итак, во-первых, документ необходимо заполнять черной гелевой ручкой: шариковая ручка или ручка другого цвета недопустимы. Кстати, в Приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, который содержит ряд ценных указаний по заполнению листка нетрудоспособности, отмечается, что для этих целей также можно использовать капиллярную или перьевую ручку — тоже черного цвета.

Во-вторых, буквы в соответствующих графах должны быть прописаны разборчиво — с этой целью рекомендуется использовать печатное начертание, а еще лучше — использовать их в заглавном (прописном) виде.

В-третьих, буквы при этом должны находиться строго в пределах ячеек.

Серьезное внимание необходимо уделить компоновке вносимой информации. С одной стороны, необходимо соблюсти требование о том, чтобы заполнение всех граф производилось начиная с первой ячейки. С другой стороны, на бланке потребуется проставить печати нескольких организаций: нужно, чтобы они не перекрывали друг друга и данные, внесенные в бланк, так как это может затруднить их машинное прочтение. Полезные советы о том, как соблюсти все эти требования одновременно, содержатся в нашем материале.

Заполнение больничного медицинским учреждением

Согласно приказу Минздрава № 624 медицинским организациям разрешается оформлять больничный листок одним из двух следующих способов:

  • оформление больничного в дату обращение заболевшего сотрудника;
  • оформление больничного при его закрытии, то есть в последний день лечения.

В последнем случае работник сразу получает на руки медицинский документ, который он должен предоставить своему работодателю в качестве официального объяснения причины отсутствия на рабочем месте. Если же больной получил листок нетрудоспособности непосредственно в день обращения, при закрытии его снова потребуется предъявить сотрудникам медицинского учреждения, чтобы внести в документ недостающую информацию. Кстати, о том, как правильно отразить продление больничного, читайте в нашем материале.

Обратите внимание! В обоих случаях в разделе «Дата выдачи» фиксируется день обращения работника за медицинской помощью.

Использование кодов для внесения информации

Часть информации вносится медицинским учреждением в больничный листок при помощи специальных кодов. В частности, это касается причин нетрудоспособности работника. Для этих целей в приказе Минздрава № 347н зафиксировано 15 кодовых обозначений. На практике наиболее широко среди них используются следующие:

  • 01 — заболевание работника;
  • 02 — травма, исключая повреждения, полученные непосредственно в ходе осуществления трудовой деятельности, поскольку для этого применяется специальный код;
  • 04 — травма, полученная на производстве;
  • 05 — пребывание в отпуске, обусловленном беременностью и последующими родами;
  • 09 — уход за заболевшим родственником;
  • другие коды, перечисленные в приказе № 347н.

Основные коды, применяющиеся для заполнения листка нетрудоспособности, имеют сплошную нумерацию от 01 до 15. Кроме того, упомянутый приказ вводит в действие пять дополнительных кодов с номерами от 17 до 21. Они предназначены для уточнения причин нетрудоспособности по ряду оснований, включая отпуск по беременности и родам, прохождение дополнительного лечения в стационарном или ином медицинском учреждении и получение травмы.

Кстати, простановка специальных кодов 14 и 15 требует особых навыков со стороны работников медицинского учреждения: узнайте, в каких случаях их применение будет неправомерным.

Справка

Специальные разъяснения по заполнению больничного медучреждением

Медицинское учреждение заполняет большую часть листка нетрудоспособности, который представляет собой достаточно сложный бланк, требующий учета множества нюансов при внесении информации. На практике это нередко выливается в то, что сотрудники таких организаций допускают серьезные ошибки при заполнении листка нетрудоспособности, в результате которых работодатели не могут получить возмещение от ФСС. Однако бывают и обратные ситуации: из-за незначительных недочетов, которые ФСС не принимает во внимание, медучреждения переоформляют бланки больничных, тем самым затягивая сроки получения возмещения.

Во избежание этих неприятных ситуаций центральный аппарат ведомства опубликовал специальное Письмо ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, в котором разъяснил некоторые спорные моменты, которые наиболее часто вызывают вопросы при заполнении листков нетрудоспособности. Так, в этом документе уточнены правила внесения информации о наименовании компании, сведений о лечащем враче, простановки печати медицинской организации, а также открытия и закрытия больничного. Узнать, какой позиции придерживается ФСС по всем этим вопросам, вы сможете из нашего материала.

Заполнение больничного листка работодателем

Работодателю отводится своя роль при внесении информации в листок нетрудоспособности. При этом важно, что вносимая им информация фиксируется в больничном уже после того, как нужные сведения были зафиксированы медицинской организацией. Поэтому его функция заключается не только во внесении необходимых сведений, но и в проверке уже внесенных данных. В частности, целесообразно убедиться в том, что медрегистраторы верно написали название и организационно-правовую форму компании — в этом разделе достаточно часто допускают ошибки, а они, в свою очередь, могут повлечь за собой проблемы во взаимодействии с ФСС.

Что касается информации, вносимой непосредственно работодателем, то она большей частью относится к сведениям о доходах работника и используется в целях начисления ему пособия по временной нетрудоспособности. Поэтому ему, в свою очередь, необходимо обеспечить корректность этих данных, проверив их на соответствие реальным показателям. И, разумеется, все эти сведения должны быть внесены в соответствии с общими правилами заполнения больничных. В случае, если у вас возникли вопросы по заполнению той или иной конкретной строки, рекомендуем вам обратиться к нашему материалу: здесь наши эксперты пошагово прокомментировали процедуру заполнения листка нетрудоспособности.

При этом небольшие технические недочеты, допущенные работодателем при заполнении листка нетрудоспособности, не должны становиться причиной отказа от выплаты возмещения. Такая позиция прямо указана в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 №14-03-18/15-12956. Какие именно погрешности при заполнении считаются «техническими», мы рассказываем в этой статье.

Справка

Подразделение, ответственное за заполнение больничных листков

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя (п. 64 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки.

Таким образом, обязанности по заполнению больничного листка могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например, секретаря административного отдела. О том, как выбрать наиболее эффективный вариант в конкретной ситуации, читайте в нашем материале.  

Журнал учета больничных листков

Действующее законодательство не обязывает работодателя вести журнал учета больничных листков. Вместе с тем, такой журнал отнесен к типовым архивным документам, которые образуются в процессе деятельности организаций (ст. 897 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Наличие такого журнала может существенно облегчить труд сотрудников кадровой службы.

Во-первых, журнал позволяет систематизировать информацию о больничных листках, которые поступили от сотрудников, и упростить дальнейшую работу с ними.

Во-вторых, он полезен для аналитической работы. Например, на основе его данных работодатель может принять решение о необходимости проведения прививок или вакцинаций в организации.

При этом если в компании ведется такой журнал, необходимо соблюдать нормативные сроки его хранения.

Электронные больничные листки

Бумажные листки нетрудоспособности являются традиционной формой фиксации факта болезни работника. Однако с 1 июля 2017 года наравне с бумажными, в Российской Федерации действуют электронные больничные. Возможность выдачи таких больничных имеют медицинские учреждения, у которых есть электронная цифровая подпись.

Тем не менее, тот факт, что работник обратился с проблемой в медорганизацию, которая имеет право выдавать электронные листки нетрудоспособности, еще не означает, что он сможет воспользоваться этой удобной формой. Дело в том, чтоб для обеспечения электронного документооборота в связи с болезнью или иной патологией у сотрудника необходимо, чтобы работодатель имел личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. Наконец, третьим обязательным условием является регистрация самого сотрудника на портале госуслуг. О том, как работает эта система, мы подробно рассказываем в нашей статье.

Заполнение электронных больничных листков

Опытные сотрудники кадровых служб подчеркивают, что оформление электронных больничных существенно проще и удобнее. Такая форма снимает проблемы, связанные с выбором чернил для заполнения, расположением букв внутри отведенных для них полей, необходимостью исправления ошибок и проч. Кроме того, электронный больничный невозможно подделать — а это важный вопрос для организаций, чьи работники не вполне добросовестно относятся к выполнению своих служебных обязанностей.

Однако в первый раз правильно оформить электронный больничный может быть непросто. Чтобы облегчить эту задачу, мы подготовили подробную пошаговую инструкцию для такой ситуации, снабдив ее наглядными скриншотами, показывающими последовательность конкретных действий.

Исправление ошибок

Несмотря на наличие большого количества разъяснительных материалов по вопросу заполнения листков нетрудоспособности, на практике ошибки при внесении информации в больничный все же нередки. Наиболее часто это встречается в небольших организациях, в которых кадровые работники не каждый день сталкиваются с такой задачей. Однако и в самих медучреждениях регистраторы, оформляющие десятки больничных в день, могут допустить ошибку просто из-за спешки или перепутав информацию. Мы расскажем, как спасти ситуацию.

Так, если речь идет об ошибке, допущенной медицинским учреждением в процессе заполнения больничного, которая была обнаружена сразу, следует помнить, что исправлять ее не разрешается. Следует оформить пациенту новый бланк, имеющий отметку о том, что он является дубликатом. Если же ошибку обнаружили уже после того, как работник отнес больничный в свою организацию, процедура станет несколько сложнее: ему потребуется отнести неверно оформленный больничный в медучреждение, чтобы там ему выдали дубликат с правильной информацией. Например, это нередко происходит в случае ошибок в написании названия компании.

Обратите внимание! Работодатель не вправе самостоятельно исправлять ошибки, допущенные медучреждением при заполнении своей части больничного.

Для работодателей в этом отношении сделаны некоторые послабления. Если неверную запись внес работник кадровой службы, ему необходимо аккуратно зачеркнуть ее одной чертой. Подробно о внесении исправлений в больничный лист, — читайте в нашем материале.

Подача больничных листков с исправлениями в ФСС

Чтобы заполненный с ошибками больничный листок не остался без оплаты, действуйте следующим образом.

Прежде всего, постарайтесь подкорректировать его до окончания проверки. Если же это не удастся (например, если в ошибке виновато лечебное учреждение, которое находится в другом городе), пытайтесь устранить недочеты, пока проверяющие из ФСС России не вынесли решение о незачете расходов. Ну и наконец, отразите свои возражения в акте по результатам выездной проверки, который составляется по ее итогам.

Для этого перед подписанием акта сделайте оговорку о том, что у вас есть возражения или замечания (п. 20 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Их нужно представить в письменном виде в течение 15 рабочих дней со дня получения акта проверки (п. 23 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Мотивировать возражения можно, например, тем, что:

больничные листки в настоящее время находятся на исправлении (либо уже исправлены), так как обнаруженные в них нарушения носят устранимый характер;
вносить исправления в больничные листки законодательство не запрещает;
сроки внесения исправлений в больничные листки законодательством не установлены.

Исправленные больничные листки можно подать вместе с возражениями либо принести их в день пересмотра результатов проверки. Время и место этого мероприятия назначает сам Фонд. Вынести решение, принимать или не принимать спорные расходы к зачету, руководитель отделения ФСС России должен в течение 10 дней после окончания срока для подачи возражений (п. 24 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).

Если организация не укажет в акте, что у нее есть возражения, будет считаться, что с незачетом расходов она согласна. Можно ли добиться возмещения расходов в этом случае — читайте в нашем материале

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного