Принимаем на работу: самые важные вопросы

1480
При приеме нового сотрудника на работу работодатель должен получить и издать большое количество документов. Узнайте, как не пропустить важнейшие этапы оформления.

Подготовка к приему на работу

Собственно процедура приема на работу представляет собой заключительный этап переговоров между работником и работодателем, в ходе которых стороны обсудили условия сотрудничества, включая размер зарплаты и иные принципиальные моменты, и пришли к соглашению по всем этим вопросам. Теперь наиболее важным является правильная реализация регламента приема на работу сотрудника, а также оформление всех необходимых документов.

Кроме того, в случае, если сотрудник принимается на одну из специфических должностей, предполагающих определенных ограничения по состоянию здоровья и иным факторам, необходимо удостовериться в том, что организация вправе принять такого работника на эту позицию. Некоторые из этих условий указаны в ст. 351.1 ТК РФ и других разделах трудового законодательства. О том, каким моментам необходимо уделить внимание в этой ситуации, рассказываем в нашем материале.

Скачайте документы по теме:

Подготовка документов

Для того, чтобы поступить на работу в организацию, сотрудник должен предъявить в отдел кадров все необходимые документы, перечень которых приведен в ст. 65 ТК РФ. В частности, он включает в себя:

документ, служащий для удостоверения личности сотрудника. Как правило, в этом качестве используется паспорт гражданина Российской Федерации;
трудовую книжку работника, свидетельствующую о наличии у него опыта работы по данной специальности или профессии;
свидетельство, подтверждающее факт постановки работника на учет в системе обязательного пенсионного страхования.

Приведенный перечень документов является общим для всех случаев приема на работу прием сотрудников. При этом в зависимости от специфики конкретной должностной позиции, на которую принимается работник, от него могут потребовать и другие документы, включая:

  • документы воинского учета — для лиц, являющихся военнообязанными или находящихся в призывном возрасте;
  • диплом об образовании соответствующего уровня или направления — для работников, поступающих на должности, требующие специальных навыков и знаний;
  • справки об отсутствии определенных характеристик или обстоятельств — для соответствующих должностных позиций. Например, педагогическим работникам может потребоваться справка об отсутствии судимости за ряд опасных преступлений.

Вместе с тем, на практике работодатели нередко сталкиваются с тем, что походящий кандидат при приеме работника на работу не имеет тех или иных необходимых документов. Мы расскажем, как поступить в такой ситуации.

Как правило, требования относительно списка документов, предъявляемых сотрудником при приеме на работу, прописываются также в локальном нормативном акте организации. Необходимо обратить особое внимание на то, чтобы положения этого документа находились в строгом соответствии с указаниями действующего законодательства, поскольку ст. 65 ТК РФ запрещает требовать от работника документов, не перечисленных в этом или других правовых актах.

Заявление о приеме на работу

Запрет требования дополнительных документов не распространяется на заявление о приеме на работу. В некоторых компаниях действует инструкция на прием работника на работу, которая предписывает последнему в целях поступления на должность написать на имя работодателя соответствующее заявление,  в котором указывается конкретная позиция, на которую он принимается, и дата выхода на работу. При этом, однако, в ряде организаций обязательный характер написания такого заявления может быть предусмотрен законодательно. Прочитайте нашу статью, чтобы узнать, на какие компании распространяется это требование.

Справка

Обработка документов

При приеме на работника на работу он должен предоставить все документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, в оригиналах. При этом специалист кадровой службы для целей учета и хранения информации о сотрудниках обычно делает их копии, которые подшиваются к личному делу специалиста. Эта процедура, несмотря на всю свою кажущуюся простоту, требует от кадрового работника знаний действующей нормативной базы с тем, чтобы не нарушить прав работника в области защиты его личной информации.

Дело в том, что хранение, а также передача, обобщение и другие операции с личными данными сотрудника контролируются положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Поэтому для того, чтобы иметь законное право снимать и хранить копии его документов, работодателю потребуется получить от него письменное согласие на такие действия по установленной форме. Образец ее заполнения, а также условия применения такого документа подробно описаны в нашем материале

Ознакомление сотрудника с локальной нормативной базой

В подавляющем большинстве организаций порядок приема на работу, взаимодействия между сотрудниками и иные аспекты функционирования компании регламентируются локальными нормативными документами. Актуальный Трудовой кодекс предписывает работодателю еще до приема сотрудника на работу ознакомить его с их содержанием. Это делается для того, чтобы избежать возможных конфликтных ситуаций, связанных с несогласием сотрудника с действующими правилами компании.

Процедура такого ознакомления предполагает получение личной подписи сотрудника, подтверждающей факт его ознакомления с текстом каждого из таких документов. Для крупных компаний, в штате которых находятся десятки специалистов, для этих целей удобно иметь специальный журнал, в котором фиксируются подписи работников. При этом необходимо обеспечить, чтобы из содержания этого документа было ясно, с какими именно нормативными документами ознакомился сотрудник. Мы расскажем, как сделать это наиболее эффективно.

Оформление сотрудника на работу

Непосредственно перед выходом на работу принятого специалиста работодателю необходимо произвести еще одну важную операцию — заключить с работником трудовой договор. Согласно закону, все сотрудники, работающие в организации, должны подписать такой документ, поскольку процедура заключения трудового договора является ключевым звеном пошаговой инструкции приема на работу. Это связано с тем, что в соответствии с действующим законодательством трудовой договор является основным документом, регулирующим порядок взаимоотношений между работником и работодателем, а также разрешения конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть между сторонами.

Трудовой договор

Конкретная форма трудового договора определяется организацией самостоятельно, поскольку в актуальном Трудовом кодексе и иных нормативных документах отсутствует строго установленный бланк такого документа. Вместе с тем, статья 57 ТК РФ определяет перечень разделов, которые в обязательном порядке должны присутствовать в трудовом договоре с работником.

Кроме того, ст. 67 ТК РФ устанавливает, что этот документ во всех случаях должен заключаться в письменной форме. Узнайте о том, какие еще требования к процедуре оформления трудового договора предъявляет действующее законодательство, из нашего материала.

Кстати, следует иметь в виду еще один важный момент. Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления:

  • Правил трудового распорядка;
  • Положения об оплате труда;
  • Положения о премировании;
  • графиков сменности;
  • других локальных нормативных актов по труду.

При отказе от этих документов все условия и гарантии включите в трудовой договор. При этом если микропредприятие утратит свой статус, то в течение четырех месяцев работодателю придется привести трудовые отношения к общему порядку. О том, как на практике заключить договор по типовой форме, мы рассказываем в нашей статье.  Трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую правовую силу. Такое требование связано с необходимостью предоставить по экземпляру этого документа каждой из сторон, подписавших договор, то есть работнику и работодателю. Работодателю, в свою очередь, следует позаботиться о том, чтобы удостоверить факт передачи этого документа работнику. Для этого можно сделать соответствующую отметку на экземпляре, остающемся в организации, и заверить ее личной подписью сотрудника. О том, какие еще условия необходимо соблюсти при подписании договора, узнайте из нашего материала.

Справка

Договор о материальной ответственности

В случае, если трудовая деятельность работника на конкретной должностной позиции предусматривает наличие материальной ответственности за ценности и имущество, вверенные ему в целях решения рабочих задач, с таким сотрудником в дополнение к трудовому договору необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Работодателю, который привлекает сотрудников к осуществлению такой трудовой деятельности, необходимо иметь в виду, что заключение такого договора разрешается только с сотрудниками, которые уже достигли 18-летнего возраста.

Кроме того, важно помнить, что организация не вправе по своему усмотрению устанавливать материальную ответственность для работников. Для того, чтобы заключенный договор о полной материальной ответственности был правомерным, необходимо, чтобы должность конкретного работника была указана в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. В противном случае даже документ, подписанный обеими сторонами, может быть признан недействительным. В нашей статье мы рассказываем, какие еще ошибки при заключении такого договора часто допускают работодатели. 

Выход на работу без трудового договора

Вместе с тем, в ряде случаев прием работника на работу согласно пошаговой инструкции этого процесса может быть осуществлен без заключения трудового договора. Это допускается в тех случаях, когда такое решение вызвано острой производственной необходимостью. Однако это не означает, что работник в данном случае лишается прав и гарантий, предоставляемых ему в соответствии с действующим законодательством, в том числе права документального оформления трудовых отношений с работодателем.

Так, сотрудник может быть допущен к выполнению работы по прямому указанию самого работодателя или сотрудника организации, который был уполномочен работодателем на формирование такого поручения. При этом порядок осуществления новым работником трудовой деятельности и иные аспекты его работы регламентируются действующими в компании локальными нормативными документами. Что касается собственно подписания трудового договора, то оно должно быть осуществлено в срок, не превышающий трех рабочих дней с того момента, когда специалист фактически приступил к работе. Мы расскажем, как правильно оформить эту ситуацию, чтобы избежать санкций со стороны контролирующих органов.

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу по пошаговой инструкции предполагает, что следующим этапом его трудоустройства должно стать издание официального приказа о поступлении специалиста на работу в данную организацию. При этом необходимо проследить за тем, чтобы положения этого документа находились в соответствии с содержанием уже заключенного с работником трудового договора и других локальных нормативных документов, регламентирующих порядок трудоустройства и осуществления трудовой деятельности в компании.

Обратите внимание! Для работников, которые трудятся по гражданско-правовому договору, приказ о приеме на работу не оформляется.

Организация вправе использовать для издания этого приказа удобную форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вместе с тем, если по каким-то причинам этот бланк не слишком удобен для конкретной компании, она может самостоятельно разработать форму такого приказа. В обоих случаях с его содержанием работника необходимо ознакомить под роспись, которую он может проставить прямо на этом документе.

Внесение записи о трудоустройстве в трудовую книжку

Одним из заключительных этапов приема на работу пошаговая инструкция называет внесение записи в трудовую книжку специалиста. Оно осуществляется в соответствии с инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69: подробнее о том, как применить ее на практике, читайте в нашем материале.

Сведения о новом месте работы вносятся в трудовую, предъявленную сотрудником при поступлении на работу. Если же для данного специалиста эта организация является первым местом трудоустройства, трудовую ему обязан завести и оформить сам работодатель.

Обратите внимание! В этой ситуации одновременно с трудовой оформляется также свидетельство государственного пенсионного страхования.

Получив от работника трудовую и внеся в нее необходимые сведения, компания также должна зарегистрировать ее в специальной книге по учету бланков трудовых и вкладышей в них. Кроме того, сведения об этом документе подлежат внесению в книгу учета трудовых книжек и вкладышей. Порядок ведения этой документации подробно описан в нашей статье.

Оформление личной карточки

При приеме на работу работника пошаговая инструкция такого процесса предусматривает также оформление личной карточки сотрудника. Она может быть создана по форме № Т-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме.

В соответствии с п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», работник должен быть ознакомлен со всеми изменениями и новыми записями, вносимыми в его трудовую книжку и личную карточку, в которой дублируются эти изменения и записи.

Регистрация личных карточек производится в специальном журнале учета. О том, как хранить эти документы, мы рассказываем в нашем материале.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. В разделе укажите следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». О некоторых нюансах при заполнении личной карточки в нестандартных ситуациях, когда мы принимаем на работу специалистов особых категорий, рассказывается в нашем материале

Образец заполнения приказа о приеме на работу

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного