Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Какие документы выдают при увольнении

  • 25 декабря 2018
  • 5796

Узнайте, какие документы выдаются работнику при увольнении в обязательном порядке или по письменному заявлению. Общие и частные правила, советы экспертов, типовые бланки и готовые примеры оформления выписок вы найдете в статье.


Скачайте полезный документ:


Когда выдать документы при увольнении сотрудников 

Окончательный расчет производится в последний рабочий день. Точная дата определяется приказом о прекращении трудового договора, с которым увольняемого сотрудника следует ознакомить под подпись. Работодатель обязан выплатить зарплату со всеми причитающимися надбавками, компенсацию за неиспользованный отпуск (расскажем, как правильно ее рассчитать), выходное пособие, если такая выплата предусматривается коллективным договором, отраслевым соглашением или иным нормативным документом. А еще — выдать дополнительные (по запросу работника) и обязательные документы при увольнении. 

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Если сотрудник не появился на работе в последний рабочий день, сделайте на приказе запись о невозможности ознакомления и отправьте письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на пересылку документов по почте. Узнайте, что делать, если увольняемый работник не выходит на связь 

Подписка


5 обязательных документов, которые нужно выдать при увольнении

Точный список документов при увольнении формируется с учетом обстоятельств. Некоторые документы, связанные с работой, выдаются только по письменному заявлению сотрудника, другие — выдаются в обязательном порядке.

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику:

  • трудовую книжку;
  • расчетный листок (оформляет бухгалтерия);
  • справку о сумме заработка и специальных периодах;
  • выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам. 

Трудовая книжка

Главный документ, собственность работника. Заполненную трудовую книжку выдайте на руки владельцу и попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Задержка трудовой книжки или ошибки при оформлении, например, неверно указанное основание увольнения, считается серьезным правонарушением и дает работнику право обратиться в суд с иском о возмещении дохода, не полученного за время задержки документа, или о признании записи недействительной. 

Справка о сумме заработка

Составляется по форме №182н. Типовой бланк справки утвержден приказом Минтруда №182н от 30.04.2013 (приложение №1). Заполненную форму заверьте не только подписями руководителя и главного бухгалтера, но и печатью организации. Печать ставится таким образом, чтобы не закрывать подписи. 

Выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам раньше при увольнении не оформлялись. Но в 2017 году в законодательстве появилась новая норма, обязывающая работодателя выдавать такие выписки каждому увольняемому работнику. Причем именно выписки, а не копии. Формы отчетов содержат персональные данные других сотрудников, поэтому выдача полной копии расценивается как разглашение информации и приводит к крупным штрафам. Чтобы понять, какие документы выдаются при увольнении отделом кадров, а какие — бухгалтерией, и правильно распределить обязанности между отделами, прочитайте статью по теме в журнале «Кадровое дело». 

Выписка из формы СЗВ-М

Укажите реквизиты работодателя, отчетный период — текущий год, а также данные о конкретном работнике, в том числе СНИЛС и ИНН, не копируя данные отчета по остальным сотрудникам.

Какие документы выдают при увольнении



Выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам раньше при увольнении не оформлялись. Но в 2017 году в законодательстве появилась новая норма, обязывающая работодателя выдавать такие выписки каждому увольняемому работнику. Причем именно выписки, а не копии. Формы отчетов содержат персональные данные других сотрудников, поэтому выдача полной копии расценивается как разглашение информации и приводит к крупным штрафам. Чтобы понять, какие документы выдаются при увольнении отделом кадров, а какие — бухгалтерией, и правильно распределить обязанности между отделами, прочитайте полезную статью по теме в электронном журнале «Кадровое дело». 

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Выдается под подпись. Используйте типовую форму, утвержденную постановлением ПФР №3п от 11.01.2017. Заведите отдельный учетный журнал или оформляйте выписку в двух экземплярах: один выдайте на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставьте у себя. Так работодатель защитит себя от претензий и докажет, что оформил документ правильно и выдал его в срок.



Выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, объединившего функции двух форм — 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. Теперь это один бланк, в котором указываются паспортные данные работника, сведения о его зарплате и начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России № ММВ-7-11-551@ от 10.10.2016). Выдается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и физлицам, с которыми компания подписала договоры гражданско-правового характера. Чтобы без ошибок заполнить выписку, воспользуйтесь готовым примером в «Системе Кадры» 

Дополнительные документы, выдаваемые только по письменному запросу:

  • копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
  • копии приказов о приеме на работу, увольнении, награждении, переводах, отпусках;
  • справки о доходах (форма 2-НДФЛ), среднем заработке за последние три месяца, периоде работы в компании, для обращения в службу занятости за пособием и т.д. 

Какие документы подписывают при увольнении 

Увольняясь, сотрудник должен подписать ряд документов. В общих случаях подпись ставится под приказом о прекращении трудовых отношений, в ведомости на зарплату и учетных журналах — как подтверждение факта получения на руки всех обязательных документов. Все записи, сделанные за время работы сотрудника в трудовой книжке (в том числе запись об увольнении), тоже заверяются двумя подписями: должностного лица, заполнявшего трудовую, и ее владельца. Но иногда список расширяется: какие документы нужны при увольнении, в каждом конкретном случае приходится решать по обстоятельствам. 

Например, в некоторых организациях практикуется оформление обходного листа. Если из компании уходит материально ответственное лицо, работодатель вправе провести инвентаризацию и составить акт приема-передачи материальных ценностей. При увольнении в порядке перевода наряду с другими бумагами необходимо оформить документ, подтверждающий согласие сотрудника на переход в другую организацию и готовность работодателя его принять. Документ составляется в произвольной форме. Узнайте о других немаловажных нюансах процедуры перевода: 

Вопрос-ответ от эксперта «Системы Кадры»

Чем принципиально отличается увольнение в порядке перевода от увольнения по собственному желанию и приема в новую организацию?

Рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Прием в организацию в порядке перевода, по сути, отличается от увольнения по собственному и типового приема только тем, что при увольнении в порядке перевода работник получает дополнительную гарантию и ему нельзя отказать в приеме на работу в течение месяца с момента увольнения (ст. 64 ТК РФ). Вместе с тем, этот момент может быть решен оформлением трудового договора с новой организацией до...

Читать дальше

Все акты, соглашения и прочие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию, соглашению сторон или любой другой причине заверяются подписями сторон — работника и представителя работодателя. Если подпись сотрудника отсутствует, доказать, что он получил на руки все полагающиеся выплаты и документы, будет сложно. 

Вывод

Трудовая книжка, справка о сумме заработка, выписки из отчетов — все это нужно выдать сотруднику в последний день работы. Проследите, чтобы он расписался в учетных журналах и книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказывается ставить подпись, составьте соответствующий акт, если и вовсе отсутствует на работе — отправьте письменное уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на отправку по почте.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок