Как работнику выдать документы при увольнении без штрафа

432
Документы при увольнении делятся на обязательные и те, которые надо выдать работнику по заявлению. Если их не выдать, то получить штраф от ГИТ.

Какие документы выдаются при увольнении

По закону в день увольнения работнику надо выдать трудовую книжку и окончательно с ним рассчитаться. А если работник обратился с заявлением, выдать ему еще копии документов, которые связаны с его работой (ч. 1 ст. 62 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Но это не полный список обязательных документов при увольнении.

К обязательным закон относит еще ряд документов, выдаваемых при увольнении. Это справка о сумме заработка за два года  (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 26 января 2006 г. № 255-ФЗ). Ее заполняют по форме из приказа Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н (образец ниже).

Пример заполнения справки о сумме заработка

Обязательными документами при увольнении также являются выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и копии сведений персонифицированного учета. По сведениям до 2017 года выдавайте копии разделов 6 формы РСВ-1. С 2017 года РСВ-1 заменили расчетом по взносам, поэтому выдавайте копии раздела 3 расчета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Скачайте документы по теме:

Справки, выписки и копии документов, связанных с работой

обязательные

по заявлению работника

Справка о сумме заработка за два года для расчета пособий

Справки 2-НДФЛ о доходах сотрудника
за каждый год работы

Выписки из формы СЗВ-М

 (форма введена с 2016 года)

Справка о заработке в службу занятости для пособия по безработице

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

(форма введена с 2017 года)

Копии приказов о приеме, переводе, увольнении и т. п.

Копии разделов 6 формы РСВ-1
по страховым взносам

(форма применялась до 2017 года)

Копии приказов о премиях, копия Положения о премировании и др.

Копии разделов 3 из расчетов
по страховым взносам
(расчет введен с 2017 года)

Копия личной карточки работника и др.

Реестры застрахованных лиц, если компания платила за работника допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя

Копии регистров бухгалтерского и налогового учета, подтверждающих удержание и уплату НДФЛ в бюджет

Справки 2-НДФЛ закон не относит к обязательным документам при увольнении. Но если работник написал заявление о выдаче справки, обязательно выдайте ему  такую справку (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 84.1 ТК РФ).

Форма № 2-НДФЛ. Справка о доходах физического лица

Как работнику написать заявление на документы при увольнении

Законом не установлена форма заявления работника о выдаче документов, которые связаны с его работой. Заявление он может написать в произвольной форме (ст. 62 и ч. 3 ст. 89 ТК РФ). В заявлении на имя директора ему надо указать, какие документы нужны при увольнении. Например, нужна справка 2-НДФЛ за 2015 и 2016 годы (образец ниже).

Заявление о выдаче справки 2-НДФЛ

Сотрудник вправе запросить любой документ, который связан с его работой. В статье 62 ТК РФ есть примерный перечень, какие документы должны выдать при увольнении. Он открытый. Поэтому выдайте все запрашиваемые сотрудником документы, если они связаны с его работой (письмо Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1).

Какие документы отдают при увольнении заверенными

Все документы при увольнении: справки, копии, выписки будут иметь юридическую силу, если вы их оформили по закону и по установленной форме. На каких бланках оформлять справки, выписки и копии, смотрите в таблице ниже.

Наименование

Каким документом установлена форма

Справка о сумме заработка за два года для расчета пособий

Приказ Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н

Справка 2-НДФЛ о доходах сотрудника
за каждый год работы

Приказ ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@

Выписка из формы СЗВ-М

Постановление Правления ПФР
от 1 февраля 2016 г. № 83п

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Копия раздела 6 отчета по форме РСВ-1

Постановление Правления ПФ РФ
от 16 января 2014 г. № 2п

Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам

Приказ ФНС России от 10 октября 2016 г. № ММВ-7-11/551@

Реестры застрахованных лиц, если компания платила за работника допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя

Постановление Правления ПФ РФ
от 09.06.2016 № 482п

Справка о заработке для службы занятости для назначения пособия по безработице

Письмо Минтруда России
от 15 августа 2016 г. № 16-5/В-421

Такие документы при увольнении как копии и выписки, надо обязательно заверить. Укажите дату выдачи и напишите, что подлинник хранится у работодателя (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Отказать работнику в выдаче документов вы не вправе (ст. 62 ТК РФ).

Узнайте подробнее, как правильно заполнить справки, выписки и копии документов.

Что изменилось: документы при увольнении с 2017 года

С 2017 года к обязательным документам при увольнении добавились два новых — форма СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Увольняемому сотруднику выдавайте выписку из СЗВ-СТАЖ и копию раздела 3 расчета по этому работнику.

Справка

СЗВ-СТАЖ.

Компании еще не сдавали форму СЗВ-СТАЖ. Первый раз сдадут за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года. Поэтому при увольнении работника до сдачи формы придется заполнить СЗВ-СТАЖ на увольняемого работника. Поскольку это обязательный документ, выдаваемый при увольнении, указывать его в заявлении на документы работнику не надо.

При увольнении работника после 1 марта 2018 года, делайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ. Включайте в выписку только сведения по увольняемому работнику (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Как заполнить выписку, смотрите на образце ниже. Если работница, например, была в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 лет, в графе 11 «Дополнительные сведения» укажите код «ДЕТИ».

Входит ли отпуск по уходу за ребенком в стаж работы 2017

Раздел 3 расчета по взносам. Вместе с другими документами при увольнении выдайте работнику копию раздела 3 расчета по взносам. Это сведения о сумме выплат в пользу сотрудника и начисленных взносах. ПФР их включил в индивидуальный лицевой счет сотрудника.

При выдаче документов при увольнении возьмите с сотрудника письменное подтверждение. Например, вы выдали работнику выписку из отчетов по форме СЗВ-М и копии расчетов РСВ-1. 

Какие документы выдают при увольнении по собственному желанию

Если сотрудник увольняется по своей инициативе, выдайте ему те же документы, что и при увольнении по другим основаниям. Отличие будет только в одном документе при увольнении по собственному желанию — в  трудовой книжке. В качестве основания увольнения вы укажите инициативу работника и сошлетесь на норму Трудового кодекса.

Увольнение по собственному желанию: статья 77 пункт 3 часть 1

Узнайте подробнее, как оформить документы при увольнении по собственному желанию. С 2016 года порядок не изменился.

Во сколько компании обойдется ваш отказ выдать работнику документы при увольнении

Трудовой кодекс обязывает выдавать сотрудникам документы при увольнении, которые связаны с их работой (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Если документы не выдать, штраф грозит не только компании, но и ее директору. Компанию оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., директора — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому не игнорируйте заявления работников.

Выдавайте выписки и копии документов в установленный срок. У вас есть три рабочих дня на подготовку и выдачу документов при увольнении по заявлению работника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного