Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Срок хранения приказов на отпуск

29 апреля 2019
11555
Средний балл: 0 из 5

Приказы по личному составу хранят в особых условиях четко определенный срок. Все особенности подготовки и архивирования рассмотрим в статье.

Скачайте документы по теме:

Сколько хранят приказы на отпуск

Срок хранения приказов на отпуск регулируют два документа:

  • ст. 19 и 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558;
  • ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Из этих нормативно-правовых актов можно узнать, сколько лет хранить приказы на отпуска. С учетом того, что такие распоряжения относятся к документам по личному составу, установлены нормативные сроки их хранения. Необходимо учитывать, приказы, оформленные для разных типов отпусков, хранят различные промежутки времени.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Срок хранения приказов на отпуск


Смотреть таблицу от эксперта-кадровика

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск

Распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков хранят 5 лет, если они не помещены в личные дела сотрудников. Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558. При помещении приказов в личные дела сотрудников хранить их нужно:

  • в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
  • в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

При этом личные дела руководителей, в которые помещены распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ.

Приказ о ежегодном отпуске

Срок хранения приказов на отпуск

 Смотреть образец

Сколько хранят приказы на отпуска без сохранения заработной платы

Распоряжения о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы хранят в течение такого же периода времени, как и приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска. Срок хранения установлен перечнем № 558 и составляет 5 лет, если они не помещены в личные дела сотрудников. Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года под №558.

При помещении указанных распоряжений в личные дела сотрудников хранить их нужно в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в днях  

Срок хранения приказов на отпуск

Смотреть образец

Приказы на отпуска без сохранения заработной платы: срок хранения для руководителей

Личные дела руководителей, в которые помещены приказы о неоплачиваемых отпусках, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ. Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Срок хранения приказа на учебный отпуск

Распоряжения на учебный отпуск, которые не помещены в личные дела сотрудников, хранят в течение 5 лет. Если приказы находятся в составе личных дел, период хранения увеличивается до 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ об учебном отпуске с сохранением среднего заработка

Срок хранения приказов на отпуск

Смотреть образец

Сколько лет хранятся приказы по отпускам особых видов

Срок хранения приказов на отпуск особого вида, включая периоды по уходу за маленькими детьми, дополнительные дни, предоставляемые для сотрудников, работающих в опасных, вредных условиях, регламентируется в специальном порядке перечнем № 558. В течение последних лет в нормативную базу внесены определенные изменения:

  • для распоряжений, изданных до 2003 года включительно, нормативный срок хранения составляет 75 лет;
  • для приказов, изданных после 2003 года, срок хранения составляет не менее 50 лет.

Перечнем № 558 не определен конкретный срок хранения распоряжений в отношении отпусков по беременности и родам. В некоторых организациях кадровики рассматривают такие распоряжения в качестве документов краткосрочного хранения. Необходимо учитывать, что при проведении проверок у инспекторов могут возникнуть вопросы, а у должностных лиц определенные сложности при такой интерпретации данного вопроса.

Так, для приказов, изданных на отпуск по уходу за маленьким ребенком, срок хранения установлен от 50 до 75 лет. В связи с этим распоряжения на отпуск по беременности и родам следует хранить в течение соответствующего периода.

Какой порядок архивирования приказов на отпуск соблюдать

Хранить приказы на отпуск нужно в местах, которые обеспечивают не только их сохранность, но и предотвращают попадание пыли, света. Документы необходимо распределить по отдельным папкам в соответствии с установленным сроком хранения для этих приказов.

Сортировку распоряжений внутри папок целесообразно проводить по одному из наиболее удобных критериев:

  • году издания;
  • году начала хранения;
  • начальной букве фамилий работников, направленных в отпуск.

Документы большого объема, в которые включено 250 или более страниц формата А4, рационально разделять на несколько отдельных томов, рассортировать их по алфавиту и затем разместить в нескольких отдельных папках. На обложку внести соответствующую информацию, позволяющую максимально быстро найти необходимый документ среди таких папок. Например, указать буквы алфавита, которыми промаркировали документы, помещенные в конкретную папку, дату издания как первого, так и последнего приказа внутри этой папки, а также внести первый и последний регистрационный номер документов.

Необходимо учитывать, что те бумаги, которые непосредственно используют в качестве документального основания для проведения выдачи приказа, размещать следует в отдельном месте.

Разработанная система проведения регистрации должна быть закреплена внутренним нормативным актом организации. Оригиналы таких документов, которые относятся к категории длительного хранения, необходимо подшить в дела, после этого они считаются готовыми для передачи в архив. После истечения определенного срока хранения отсортированные документы уничтожают в установленном законом порядке.

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Особенности архивирования приказов на отпуск

Документ, подлежащий хранению, размещают в соответствующую папку. Место хранения приказов на отпуск в составе личных дел сотрудников или в отдельных папках должно быть защищено от несанкционированного использования документации, соответствовать всем параметрам, обеспечивающим длительную сохранность. Если в организации скопилось большое количество документации, необходимо рассмотреть вопрос о возможности передачи подготовленных документов в архив.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения. В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Вывод

Приказы, оформленные для разных типов отпусков, хранят различные промежутки времени. При определении сроков хранения необходимо руководствоваться двумя нормативно-правовыми документами.

Приказы на отпуск подготавливают в соответствии с установленным порядком и помещают в места хранения, которые соответствуют всем установленным параметрам, способствующим их длительной сохранности.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок