Приказы по отпускам: срок хранения

1099
Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам?

Право на отпуск

Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст. 114 данного нормативно-правового акта. При этом процедура направления персонала компании в отпуска предусматривает составление графика отпусков, который должен формироваться в конце предыдущего года и включать в себя все планируемые периоды отпусков действующих сотрудников предприятия на будущий год. При необходимости в ранее утвержденный график  отпусков могут быть внесены изменения. О том, как это делается, читайте в нашем материале.

Обратите внимание! График отпусков на 2018 год по организации должен быть утвержден не позже, чем 17 декабря этого года.

Помимо основных очередных оплачиваемых отпусков, в соответствии с актуальным законодательством работникам также могут предоставляться иные виды отпусков, включая:

дополнительный отпуск, предоставляемый в связи с профессиональной принадлежностью, условиями труда или иными обстоятельствами, предусмотренными ТК или другими нормативными актами;
отпуск без сохранения заработной платы;
отпуск для прохождения учебных мероприятий, который также называют учебным отпуском;
отпуск по уходу за ребенком;
другие виды отпусков, предусмотренные действующим законодательством.

Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.  

Скачайте документы по теме:

Оформление отпусков

Чтобы направить сотрудника в отпуск, помимо утвержденного в соответствии с действующим порядком графика отпусков работодателю необходимо:

составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику;
оформить записку-расчет для выплаты ему отпускных.

В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление. Читайте о том, когда это нужно сделать, в нашем материале.

Приказ о предоставлении отпуска

При направлении сотрудника  в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется:

фамилия, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение компании, в котором он трудится;
вид предоставляемого отпуска;
продолжительность отдыха, выраженная в календарных днях;
даты начала и окончания отпуска.

Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Пример заполнения такого документа приведен здесь.

Вместе с тем, на сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно составлять формы таких приказов. Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.

Срок хранения приказов на отпуск

Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.

Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.

В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.

Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска. Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет.

Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников.

Что касается необходимости прикрепления к ним соответствующих заявлений работников о предоставлении отпуска, то конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

Актуальные нормативные документы не содержат требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению. Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне. Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.

Срок хранения приказов на отпуска особых видов

Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке.

В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения:

для изданных до 2003 года приказов на отпуск нормативный срок хранения составляет не менее 75 лет;
для приказов на особые виды отпусков, которые были изданы после 2003 года, срок хранения должен составлять не менее 50 лет.

Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок. Кроме того, следует учитывать, что для приказов на отпуск, предоставляемый в целях осуществления ухода за ребенком, нормативный срок обеспечения сохранности составляет от 50 до 75 лет.

В этой связи ответ на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам, не выглядит однозначным: целесообразно обеспечить хранение приказов на отпуск по беременности и родам в течение соответствующего периода. Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы.

Порядок хранения приказов на отпуск

Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения.

Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск.

Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках. На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов.

Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами.

Условия хранения приказов на отпуск

Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени. В случае, если в организации образуется большое количество документов, подлежащих хранению, можно рассмотреть вопрос о передаче их в специализированный архив. Кроме того, специальный порядок обеспечения хранения должны обеспечивать бюджетные организации: о требованиях, установленных для них в этом вопросе, читайте в нашем материале.  

Приказ о предоставлении отпуска

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного