Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

257
Что включить в должностную инструкцию секретаря, чтобы она учитывала и специфику компании, и требования профстандарта секретаря.

Как применять профстандарт для должностной инструкции секретаря

Для секретарей профстандарт утвержден приказом Минтруда от 6 мая 2015 г. № 276н. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Сейчас закон не обязывает компании применять требования профстандарта (ст. 195.3 ТК РФ). Но профстандарт может существенно облегчить разработку должностной инструкции секретаря.

С помощью профстандарта вы определите требования к квалификации секретаря с учетом особенностей трудовой функции. Берите выборочно любые разделы. Например, возьмите для должностной инструкции секретаря только описание трудовой функции или необходимых знаний и умений.

Берите из профстандарта наименование должности — секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя и т. п. Используйте их при составлении должностной инструкции секретаря. О том, как составить должностную инструкцию делопроизводителя, читайте в статье «Должностная инструкция делопроизводителя».

Скачайте документы по теме

Подробнее о применении профстандартов читайте в статье «Год с профстандартами. В чем заблуждались кадровики и эксперты».

С чего начать должностные инструкции секретаря

В законе нет порядка, как составить должностную инструкцию секретаря, что в ней должно быть, как ее утвердить и ввести в действие. Компания вправе определить такой порядок самостоятельно. И закрепить в локальном нормативном акте.

Начните оформление инструкции с наименования компании. Отведите поле для грифа «Утверждаю». Ниже проставьте наименование вида документа — должностная инструкция секретаря. Присвойте ей номер. Укажите место составления инструкции и дату.

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Инструкцию оформите как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

Например, ваша компания утвердила должностную инструкцию секретаря приказом директора как отдельный документ. Тогда надо ознакомить работника с инструкцией под роспись.

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Что включить в «Общий раздел» должностной инструкции секретаря

Справка

В разделе «Общие положения» напишите название должности по штатному расписанию (п. 1.1 на образце ниже). Далее:

  1. укажите порядок, в котором секретарь назначается или освобождается от должности (п. 1.2 должностной инструкции секретаря);
  2. включите требования к образованию и квалификации сотрудника. Возьмите  их из профстандарта (п. 1.3 на образце ниже);
  3. перечислите, какими документами должен руководствоваться секретарь. Что должен знать (п. 1. 3 и 1.4);
  4. укажите, кому подчиняется секретарь (п. 1.6);
  5. кто его замещает на время отсутствия (п. 1.7 должностная инструкция секретаря образец ниже).

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Какие должностные обязанности перечислить в должностной инструкции секретаря

Перечислите конкретные задачи, которые возлагаются на секретаря. Укажите форму его участия: принимает, организовывает, обеспечивает, выполняет и т. д. При подготовке этого раздела должностной инструкции секретаря используйте профстандарт. В нем есть подробное  описание трудовой функции.

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Что написать в разделе «Права» должностной инструкции секретаря

В разделе «Права» перечислите, что вправе делать секретарь при исполнении своих должностных обязанностей. Например, знакомиться, сообщать, требовать, запрашивать и т. д. Укажите это в должностной инструкции секретаря (образец ниже).

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Какую ответственность прописать в должностной инструкции секретаря

В разделе «Ответственность» перечислите конкретные виды ответственности, которые грозят секретарю при исполнении должностных обязанностей. Например, ответственность за их ненадлежащее исполнение или неисполнение, за материальный ущерб и др. Впишите это в должностную инструкцию секретаря (образец ниже).

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

В каком порядке пересматривать должностные инструкции секретаря

В разделе «Порядок пересмотра» укажите, как часто и в каких случаях надо пересматривать должностную инструкцию секретаря. Законом такой порядок не урегулирован. Кроме этого впишите в этот раздел, как ознакомить сотрудника с внесенными изменениями.

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Если инструкция  самостоятельный документ, а изменения затрагивают обязательные условия трудового договора, получите согласие сотрудника. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. И только после этого внесите изменения в должностную инструкцию секретаря.

Подробнее о том, какие обязательные разделы должны быть в инструкции, читайте в статье «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам».

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль