Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Выдача трудовой книжки при увольнении: ТК РФ

20 марта 2019
1463
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, как оформить процедуру в пошаговой инструкции или скачайте все нужные документы сразу.

Скачайте полезные документы:

Заявление о выдаче трудовой книжкиИспользуйте готовый документ
Расписка в получении книжкиИспользуйте готовый документ

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Выдайте сотруднику трудовую книжку в последний день работы. Такое правило закреплено ст. 84.1. ТК РФ и п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Кадровик не может отдать документ позже этого срока: на день раньше или день позже дня прекращения трудовых отношений. Даже если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением — отдайте ему необходимые документы в последний день его работы (ч. 4. ст. 84.1 ТК РФ, Определение КС РФ от 25.01.2007 №131-О-О).

Когда выдается трудовая книжка по почте, подготовьте специальное уведомление о необходимости явиться за ней или дать свое согласие на отправку. Образец такого документа вы можете скачать выше. 

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

По общему правилу все бумаги при увольнении нужно отдать в последний день работы сотрудника.

Однако работник может попросить выдать их и после ухода из компании. В таком случае, срок выдачи трудовой книжки не должен превышать три рабочих дня с момента такого обращения (ч. 6. ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, если вы уже отправили уведомление с просьбой явиться за документами, то направьте письмо сразу после получения письменного согласия сотрудника. Чем быстрее вы направите телеграмму, тем меньше вероятность конфликтов с коллегами. 

Подписка


Увольнение день в день: как выдается трудовая книжка 

Шаг 1. Издайте приказ об увольнении

В приказе укажите основание, дату и причину увольнения. Ознакомьте с приказом под подпись. 

Скачать приказ >> 

Шаг 2. Внесите в трудовую запись об увольнении

В отдельной графе укажите дату, причину и номер приказа об увольнении (п. 5.1. Инструкции по заполнении трудовых книжек). Образец заполнения смотрите здесь. 

Шаг 3. Заверьте соответствующую запись подписью работодателя и печатью организации 

Шаг 4. Внесите сведения об увольнении в личную карточку Т-2

Запись об увольнении в личной карточке Т-2 удостоверяется подписями кадровика и уволенного работника организации. 

Шаг 5. Заполните журнал учета трудовых книжек

В журнале учета зафиксируйте факт выдачи документа, даже если отправили его по почте (п. 41 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225).

Для этого укажите в 13 графе способ отправки документа — почтовой связью. Внесите дату и номер почтовой квитанции.

Например, «Трудовая книжка отправлена по почте 17.03.2019 г.». 

Подробнее о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если сотрудник уходит из компании, читайте в статье

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как выплатить сотруднику окончательный расчет, выдать трудовую книжку и справки в день увольнения

Выдача трудовой книжки при увольнении: 3 способа 

Способ №1. Выдача документа на руки

Если сотрудник не увольняется, выдать трудовую книжку на руки можно только при оформлении пенсии. В остальных случаях отдайте заверенную копию . 

Способ №2. Отправка по почте

Когда работнику не отдают трудовую книжку при увольнении, ему направляют специальное уведомление. В нем просят либо забрать трудовую книжку, либо дать согласие отправить ее почтой. 

Составьте уведомление в произвольной форме и укажите в нем:

  1. Наименование организации — отправителя;
  2. Личные данные и адрес работника;
  3. Причину и цель направления документа;
  4. Телефон отдела кадров для связи.

Подпишите бумагу у генерального директора и поставьте печать организации, если компания использует ее в работе. 

Выдача трудовой книжки при увольнении: ТК РФ

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Отправьте уведомление любым способом: телеграммой, заказным письмом с описью вложения или воспользуйтесь курьерской доставкой.

Направьте письмо по адресу, который указан в трудовом договоре или заявлении сотрудника. Не забудьте про срок отправки — документ нужно доставить до 23:59 последнего рабочего дня.

Если вы направляете уведомление заказным письмом, составьте опись вложения и заполните бланк уведомления о получении. С его помощью вы докажете, что сотрудник получил письмо. Даже если тот не забирал его на почте. 

Внимание! Получите согласие работника, перед тем как направлять трудовую книжку (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Чтобы избежать возможных конфликтов, попросите написать заявление в свободной форме с указанием адреса отправки документов. При необходимости укажите в нем личные данные представителя. Он понадобится, если бывший коллега не может забрать письмо или лично получить бумаги.

После получения согласия, отправьте трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его получения (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Составьте опись вложения документов и уведомление о вручении.

Не стоит отправлять трудовую книжку, если работник дал свое согласие устно или прислал по электронной почте. В таком случае, попросите продублировать просьбу по обычной почте. Тогда вас не обвинят в утрате или задержки трудовой книжки. 

Способ № 3. Выдача по доверенности

Чтобы получить книжку за уволенного работника, оформите нотариальную доверенность на представителя (ст. 185 ГК РФ). Забрать бумаги может и родственник — главное, чтобы он обладал на это необходимыми полномочиями. 

Заявление на возврат трудовой книжки при увольнении

Подобное заявление составлять необязательно. Написать его нужно только в трех случаях:

  1. Работнику не отдали документы в день увольнения лично в руки.
  2. Кадровик не направил трудовую по почте.
  3. Сотруднику нужно оформить пенсию. 

Укажите дату, причину выдачи книжки и поставьте свою подпись. В качестве основания используйте следующую формулировку: «Прошу выдать мне трудовую книжку для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонде РФ при оформлении пенсии».

При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись. Работник также может указать желаемую дату получения документа. 

Скачать заявление вы можете в начале статьи. 

Выдача трудовой книжки: компенсация за нарушение сроков

Если работодатель несвоевременно выдаст трудовую книжку, ему грозит либо материальная ответственность, либо штраф. 

Материальная ответственность (ст. 234, 236 ТК). Поскольку без трудовой сотрудник не может устроиться на работу, он может потребовать возместить ему материальный ущерб за весь срок задержки выдачи документа (ст. 234 ТК РФ). 

Административная ответственность в виде штрафа для:

  • организации — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • должностных лиц, например руководителя, — от 1000 до 5000 руб.;
  • предпринимателей — от 1000 до 5000 руб (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП). 

Если сотрудник не передал материальные ценности, не подписал обходной лист или нарушил иные договоренности с работодателем, последний не может задержать ему выдачу документов. 

Читайте в «Системе Кадры»:

Выдача трудовой книжки при увольнении: ТК РФ

Когда работодатель освобождается от ответственности

  1. Если работник отказался от получения или не явился за трудовой книжкой. В таком случае храните ее до востребования.
  2. Если последний рабочий день не совпал с днем оформления трудовых отношений.

Например, при увольнении за прогул, осуждении работника к наказанию или прекращении срочного договора с женщиной, срок которого был продлен до окончания беременности или отпуска по беременности и родам (пп. «а» п.6 ч.1. ст. 81 ТК РФ, п.4. ч.1. ст. 83 ТК РФ, ч.2. ст. 261 ТК РФ). 

Вывод

Если сотрудник не получил трудовую книжку на руки — отправьте ее по почте или используйте другие способы отправки. Перед оформлением передачи, получите от работника письменное согласие на получение. Не забудьте про срок: направляйте письмо не позднее последнего рабочего дня сотрудника.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок