Изменение штатного расписания: учитываем все нюансы

3942
Изменение штатного расписания важно оформить правильно. Когда надо корректировать документ и как без ошибок отразить в нем произошедшие в компании перемены.

Штатное расписание – это документ, который представляет собой удобный инструмент для работодателя. Опираясь на этот документ, работодатели осуществляют прием на работу и переводы сотрудников, корректируют оклады и названия должностей, оптимизируют штат и численность персонала. При этом у кадровиков возникают вопросы, с какой регулярностью нужно вносить изменения в штатное расписание и как оформить эти правки.

Обратите внимание! Вопрос о правовой природе штатного расписания спорный. Сторонники первой позиции считают, что это локальный акт. Приверженцы второго подхода исходят из того, что это организационно-распорядительный документ.

Скачайте документы по теме:

Внесение изменений в штатное расписание

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основания для внесения изменений в штатное расписание – это кадровые перемены, которые происходят в организации (таблица ниже). Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, составе и численности ее сотрудников, поменяются оклады по должностям и так далее. Эти события влияют на штатное расписание организации.

Таблица

Кадровые преобразования, которые нужно отразить в штатном расписании

Вид изменений

Письменное уведомление работников

Вводятся новые должности в штатном расписании, отделы, управления

Не требуется

Изменяются оклады, система оплаты труда

Необходимо

Переименовываются должности

Необходимо

Переименовываются структурные подразделения

Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре

Работника переводят в другой отдел

Работника переводят на другую должность

Необходимо

Производится сокращение штата

Необходимо

Исключаются вакантные должности

Не требуется

Способы внесения изменений в штатные расписания

Справка

Есть два способа, которые можно применить, чтобы внести изменения в штатное расписание:

  1. издать приказ о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;
     
  2. утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ, но изменения отражают не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание.

Приказ о внесении изменений издают в свободной форме. Унифицированный бланк отсутствует. В приказе указывают:

каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировок,
с какого числа изменения вводятся в действие (дата вступления их в силу может не совпадать с датой издания приказа).

Штатное расписание с часовыми тарифными ставками

Пример заполнения штатного расписания

Пример

Генеральный директор ООО «Аркан» Валерий П. по причине увеличения объема оказываемых услуг и оптимизации штатного расписания принял решение:
– ввести в штатное расписание должность «водитель-экспедитор»;
– переименовать «отдел по проведению правовой экспертизы документов» в «отдел контроля за соблюдением законодательства», а должность «начальника отдела по проведению правовой экспертизы документов» в «начальника отдела контроля за соблюдением законодательства». После чего 11 сентября 2017 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 1 октября 2017 года.

Обратите внимание! Чтобы ввести новые должности в штатном расписании или новые структурные подразделения, необходимо разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации. При сокращении должностей учитывайте, что по закону работников надлежит предупредить об этом, по общему правилу, за два месяца (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа.

Подробнее о том, как внести изменения в штатное расписание, читайте здесь.

Если утверждаете новое штатное расписание, представьте его проект на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру. Если вместо них право подписи документа имеют другие лица на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что задним числом ввести в действие штатное расписание нельзя.

О том, как составить штатное расписание, читайте в статье.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон не устанавливает какую-либо обязательную периодичность для изменения штатного расписания. Такие поправки  работодатель вправе вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет по своему усмотрению. Таким образом, утверждать новое штатное расписание каждый год, если отсутствует необходимость отразить в нем какие-либо изменения, не нужно.

Кроме внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и тому подобного, в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее.

Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор.

Справка

Изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен

Если в предполагаемый день увольнения по сокращению сотрудник находится на больничном, исключать его должность из штатного расписания нельзя. Увольнять по инициативе работодателя во время нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если сотрудника увольняют позднее, чем изначально планировалось, то изменения в штатное расписание касательно  численности и должностей таких сотрудников прописывайте строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждает судебная практика (определения Московского городского суда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г/3-3606/10).

Ознакомьтесь с примером решения подобной ситуации здесь.

Исключение из штатного расписания «вилок» окладов.

Сотрудники имеют право на оплату труда без дискриминации. Поэтому не желательно оставлять в штатном расписании «вилки» окладов.

Суть «вилки» окладов в том, что по одной должности оклады не одинаковы. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000.

Разница в окладах может иметь место, если у сотрудников разный стаж работы по профессии, в отрасли, различается квалификация, трудовые обязанности и так далее (ч. первая ст. 132 ТК РФ). При этом положение об оплате труда должно отражать понятные критерии, почему компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям («младший», «старший», «ведущий» и так далее).

Подробнее об этом читайте в статье.

Таким образом, мы выяснили, когда у работодателя возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами – изложить поправки в приказе или утвердить новое штатное расписание.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль