Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

  • 27 мая 2019
  • 15849

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.

Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта:

Для чего нужна нумерация приказов по кадрам

Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах. 

★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет. 

Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть таблицу полностью

Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком. 

Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил

Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей. 

Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно. 

Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: 

Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации. Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись. 

Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна. Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени. Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера. 

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения. Порядок классификации документов на отдельно взятом предприятии не должен противоречить требованиям закона об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004  и приказу Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010. Эти нормативные акты устанавливают общие сроки хранения разных видов распорядительной документации. 

★ Тип приказа определяют содержанием его распорядительной части. Обычно документы группируют с учетом кадрового решения, которое они закрепляют. При таком подходе в отдельные группы выделяют приказы об увольнении, приеме на работу, предоставлении отпуска и т.д. Смотрите подсказки от экспертов журнала «Кадровое дело»: как составлять и отменять кадровые приказы

Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия

Поскольку именно кадровая служба оформляет и регистрирует приказы по личному составу, как нумеровать такие документы, должен знать каждый кадровик. Номера присваиваются всем без исключения распоряжениям, составленным свободной форме или с применением унифицированных бланков. Ориентируйтесь на внутренние правила и нормы, закрепленные работодателем. Если четких предписаний нет, отталкивайтесь от общих принципов.

  • Приказы по личному составу, изданные руководителем малого предприятия с небольшим штатом и отсутствием отдельной службы по работе с персоналом, обычно регистрируют под порядковым номером без дополнительных индексов, кодов и деления на категории. Отсчет ведется с 1 января текущего года.
  • Регистрируя новый документ, придерживайтесь хронологии. Например, если предыдущий приказ в текущем году зарегистрирован под номером «12», следующий получит номер «13», и так далее.
  • Чтобы после передачи документации на хранение, было проще находить отдельные бланки в архиве, можете добавлять к порядковому номеру обозначение текущего года, например, «13-2019». 

★ Также можно присваивать распорядительным документам индекс «5», «50» или «75» — по количеству лет обязательного архивного хранения. Срок хранения отражают и буквенные индексы «Д» (длительное хранение, 75 лет) или «К» (краткий срок хранения, 5 лет). Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить важные документы к передаче в архив

На предприятиях среднего размера применяют более сложную систему нумерации. Приказы по личному составу выделяют в отдельную категорию и маркируются индексами, обозначающими принадлежность к кадровому департаменту, например, «К» или «ЛС». Тогда номер первого в календарном году распоряжения, касающегося сотрудников предприятия, может выглядеть как «1-2019/К» или «1-2019/ЛС». 

На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т.д., предполагающую дополнительную систематизацию по типам, департаментам, в которых числятся упомянутые в документе сотрудники, или их фамилиям в алфавитном порядке. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение. 

Приказ об увольнении с регистрационный номером и буквенным индексом

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец приказа

★ Если приходится регулярно оформлять множество схожих по форме и содержанию распорядительных документов, заведите журнал учета приказов. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры. 

Журнал регистрации приказов по личному составу

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец журнала

Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какие еще рекомендуемые или обязательные журналы учета и регистрации ведет кадровая служба

Вывод

Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера. Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок