Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

27 мая 2019
19901
Средний балл: 4 из 5

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.

Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта:

Для чего нужна нумерация приказов по кадрам

Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах. 

★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет. 

Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть таблицу полностью

Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком. 

Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил

Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей. 

Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно. 

Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: 

Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации. Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись. 

Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна. Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени. Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера. 

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения. Порядок классификации документов на отдельно взятом предприятии не должен противоречить требованиям закона об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004  и приказу Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010. Эти нормативные акты устанавливают общие сроки хранения разных видов распорядительной документации. 

★ Тип приказа определяют содержанием его распорядительной части. Обычно документы группируют с учетом кадрового решения, которое они закрепляют. При таком подходе в отдельные группы выделяют приказы об увольнении, приеме на работу, предоставлении отпуска и т.д. Смотрите подсказки от экспертов журнала «Кадровое дело»: как составлять и отменять кадровые приказы

Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия

Поскольку именно кадровая служба оформляет и регистрирует приказы по личному составу, как нумеровать такие документы, должен знать каждый кадровик. Номера присваиваются всем без исключения распоряжениям, составленным свободной форме или с применением унифицированных бланков. Ориентируйтесь на внутренние правила и нормы, закрепленные работодателем. Если четких предписаний нет, отталкивайтесь от общих принципов.

  • Приказы по личному составу, изданные руководителем малого предприятия с небольшим штатом и отсутствием отдельной службы по работе с персоналом, обычно регистрируют под порядковым номером без дополнительных индексов, кодов и деления на категории. Отсчет ведется с 1 января текущего года.
  • Регистрируя новый документ, придерживайтесь хронологии. Например, если предыдущий приказ в текущем году зарегистрирован под номером «12», следующий получит номер «13», и так далее.
  • Чтобы после передачи документации на хранение, было проще находить отдельные бланки в архиве, можете добавлять к порядковому номеру обозначение текущего года, например, «13-2019». 

★ Также можно присваивать распорядительным документам индекс «5», «50» или «75» — по количеству лет обязательного архивного хранения. Срок хранения отражают и буквенные индексы «Д» (длительное хранение, 75 лет) или «К» (краткий срок хранения, 5 лет). Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить важные документы к передаче в архив

На предприятиях среднего размера применяют более сложную систему нумерации. Приказы по личному составу выделяют в отдельную категорию и маркируются индексами, обозначающими принадлежность к кадровому департаменту, например, «К» или «ЛС». Тогда номер первого в календарном году распоряжения, касающегося сотрудников предприятия, может выглядеть как «1-2019/К» или «1-2019/ЛС». 

На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т.д., предполагающую дополнительную систематизацию по типам, департаментам, в которых числятся упомянутые в документе сотрудники, или их фамилиям в алфавитном порядке. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение. 

Приказ об увольнении с регистрационный номером и буквенным индексом

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

★ Если приходится регулярно оформлять множество схожих по форме и содержанию распорядительных документов, заведите журнал учета приказов. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры. 

Журнал регистрации приказов по личному составу

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Смотреть образец

Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какие еще рекомендуемые или обязательные журналы учета и регистрации ведет кадровая служба

Вывод

Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера. Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок