Организация хранения документов в организации

433
После прочтения уничтожить? Как и сколько хранить различную документацию.

Порядок хранения документов регулирует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Он обязывает компании хранить архивные документы, в том числе по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Закон дает следующие определения этим понятиям (п. 2  и 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).

Архивные документы — это материальные носители значимой информации с реквизитами, по которым их можно идентифицировать. Документы по личному составу — это архивные документы, которые регулируют трудовые отношения сотрудника и работодателя. Они могут подтвердить трудовой стаж, образование или право на льготы. Поэтому компании обязаны соблюдать сроки и правила хранения документов.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения документов по личному составу

Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в деятельности компании, приведен в приказе Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Это табели учета рабочего времени, личные дела, трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и так далее. Сроки и порядок хранения документов в организации установлены:

в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ;
в Перечнях из приказов Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 и от 31 июля 2007 г. № 1182.

Сроки хранения документов по кадрам зависят от того, когда они закончены делопроизводством (ч. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Их надо хранить:

75 лет — если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
50 лет — после 1 января 2003 года

Сроки хранения считайте с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Но эти сроки не применяйте к кадровым документам, в отношении которых перечнями из приказов Минкультуры установлены другие сроки (табл. ниже). Это следует из пункта 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Дoкумент

Срок хранeния

Штатное расписание

Постоянно

Приказ об изменении штатного расписания

Коллективный договор

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и прочие

Положение о защите персональных данных

Положение об оплате труда

Трудовая книжка

До востребования

Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, совмещении, увольнении, о введении режима неполного рабочего времени, об отпусках без сохранения зарплаты и другие

50 или 75

Трудовой договор

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Личная карточка

Личное дело

Лицевые счета

Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

Уведомление работника, если хранится в личном деле

Материалы по специальной оценке условий труда на рабочих местах:

45

50 или 75

Табель учета рабочего времени:

  • нормальные условия труда
  • тяжелые, вредные и опасные условия труда

5

50 или 75

Приказы: о предоставлении очередных, дополнительных и учебных отпусков, о направлении в командировку

5

Ведомости по начислению зарплаты

Справка с места работы другого родителя о неполучении пособия

Журнал учета бланков трудовых книжек

Записка-расчет

Авансовый отчет

Журнал учета бланков трудовых книжек

Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Переписка по вопросам трудоустройства (письменное приглашение на работу и другое)

Документы при совмещении профессий (акты, протоколы, справки, докладные записки)

Журналы учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3

График отпусков

1

Правила внутреннего трудового распорядка

1

после замены новыми

Срок хранения документов по кадрам зависит от того, где именно хранит их компания. Например, если заявления сотрудников хранятся:

в личном деле работника — их надо хранить 50 или 75 лет;
с приказом —  их надо хранить столько же, сколько приказ;
отдельно — их надо хранить пять лет.

Организация хранения документов в организации

Организация хранения документов по кадрам предусматривает две стадии — текущее и архивное. Текущее — это хранение кадровых документов, которые находятся в делопроизводстве, а архивное — по окончании делопроизводства. В обоих случаях руководствуйтесь двумя нормативными актами:

правилами из приказа Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила хранения документов);
основными правилами работы архивов организаций, которые одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее — Правила работы архивов).

Организация хранения документов, которые находятся в делопроизводстве

Текущее хранение документов по кадрам осуществляйте в кадровой службе. Бумагам, которые содержат персональные данные работников, обеспечьте защиту от неправомерного использования или утраты (ст. 87 ТК РФ). Если они составлены на бумажных носителях, храните их в запирающихся шкафах или сейфах. Дела располагайте на полках по номенклатуре дел.

Подготовка к хранению документов по окончании делопроизводства

По окончании делопроизводства проведите экспертизу ценности документов. В делопроизводстве она проводится при составлении номенклатуры дел компании и при подготовке дел к передаче в архив. А в архиве — при подготовке дел к передаче на постоянное хранение (п. 4.10 Правил хранения документов).

Справка

Для проведения экспертизы создайте экспертную комиссию. Она проведет экспертизу с учетом законодательства, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых номенклатур дел (п. 4.7–4.8 Правил хранения документов и п. 2.2.1 Правил работы архивов). По результатам экспертизы сделайте описи дел (п. 2.4.1 Правил работы архивов):

  1. постоянного срока хранения (образец ниже);
  2. временного срока хранения свыше 10 лет;
  3. временного срока хранения до 10 лет включительно.

Организация хранения документов в организации

К передаче в архив подготовьте законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Подготовьте их к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Оформите дела и опишите (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 3.6.3 Правил работы архивов).

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (образец ниже) заполните все необходимые реквизиты. Номер дела (тома, части) укажите по годовому разделу сводной описи дел (п. 4.25 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).

Организация хранения документов в организации

Когда будете заполнять на обложке дела реквизит «крайние даты», учтите следующее. Крайними датами личного дела будут даты, когда подписаны приказы о приеме и увольнении работника, на которого заведено это дело. Укажите количество листов в деле и сроки его хранения. На делах постоянного хранения напишите: «Хранить постоянно» (п. 4.29 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).

Документы временных сроков хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу передавайте в архив в определенные сроки. Не раньше чем через год и не позднее чем через три года после того, как они закончены делопроизводством.

Электронные документы постоянного хранения передавайте в архив по описи (образец ниже). Проверьте физическое состояние носителей и качество записи. А также, есть ли на единицах хранения архивные шифры по описи электронных документов (п. 4.19 Правил  хранения документов и п. 2.3.5 Правил работы архивов).

Организация хранения документов в организации

Дела временных сроков хранения до 10 лет в архив не передавайте. Только в исключительных случаях по решению директора, по описям или по номенклатуре дел. Храните документы временных сроков хранения до 10 лет в кадровой службе. А по истечении сроков хранения уничтожьте (п. 2.3, 4.2 Правил  хранения документов и п. 3.3.2 Правил работы архивов).

Справка

Организация хранения документов в архиве организации

Храните документы систематизировано. Группируйте их по одному признаку — структурному (по подразделению), хронологическому (по периодам или датам), тематическому или другим. Составьте описи, так вы быстрее найдете нужный документ (п. 2.9-2.11 Правил  хранения документов).

Обеспечьте сохранность документов. Архив компании должен быть оснащен специальным оборудованием, а также средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В архиве должна поддерживаться определенная температура и влажность, световой режим. Архивные документы надо хранить в темноте (п. 2.14, 2.15 и 2.24 Правил  хранения документов).

Если сроки хранения документов в организации истекли

Ежегодно экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов (п. 4.5, 4.9, 4.11 Правил хранения документов). Комиссия выделяет к уничтожению дела за предыдущие годы, у которых истекли сроки хранения. Составляет «Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению». Форма акта приведена в приложении № 21 к приказу Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 (образец ниже).

Организация хранения документов в организации

Комиссия включает в акт все дела компании, у которых истек срок хранения к 1 января года составления акта (п.  4.8 и 4.11 Правил хранения документов). Например, дела с трехлетним сроком хранения, которые закончены делопроизводством в 2013 году, комиссия включит в акт не раньше 1 января 2017 года. Акты на уничтожение утверждает директор.

Дела на бумажном носителе передают на уничтожение по приемо-сдаточной накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Электронные дела уничтожают физически или программно-техническими средствами (п. 4.11 Правил хранения документов и п. 2.4.7 Правил работы архивов). О чем делают отметку в акте о выделении документов к уничтожению (образец выше).

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

      Читать

      ×
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться