Срок действия справки 2-НДФЛ

589
Наглядно показываем, как заполнить справку 2-НДФЛ, чтобы у налоговой инспекции или сотрудников банка не возникло никаких вопросов.

Выдача и оформление всевозможных справок — важная составляющая кадровой работы. При заполнении некоторых видов документов следует проявить особую скрупулезность. Речь идет о документах налоговой отчетности. К ним относятся и справки о доходах физических лиц, ежегодно составляемые для ИФНС и довольно часто запрашиваемые работниками в личных целях. Каждая мелочь имеет значение — от выбранного формата даты до места, в котором поставлена печать. Чтобы не допускать ошибок при заполнении, нужно разбираться в используемой системе кодов. А еще очень важно соблюсти установленные законом сроки подачи справок 2-НДФЛ в налоговую.

Когда может понадобиться справка 2-НДФЛ

Справка

Форма 2-НДФЛ представляет собой документ, отражающий сведения об источнике дохода и размере заработной платы сотрудника, а также об удержанных налогах. Аббревиатура НДФЛ в названии расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Такая справка запрашивается сплошь и рядом, в частности:

  1. при оформлении ипотеки или крупного банковского кредита (например, на покупку автомобиля);
     
  2. при трудоустройстве (новый работодатель может запросить справку 2-НДФЛ с прежнего места работы);
     
  3. для расчета пенсии, отпускных, пособия по временной нетрудоспособности;
     
  4. для расчета суммы различных выплат, в том числе — по алиментам;
     
  5. при усыновлении ребенка;
     
  6. в процессе решения трудового спора в суде;
     
  7. для оформления налоговых вычетов, предоставляемых отдельным категориям граждан при оплате учебы, покупке дорогостоящих лекарств, покупке недвижимости.

Справки 2-НДФЛ оформляются и для налоговой инспекции. Например, если налоговый агент (работодатель) выплатил работнику сумму, с которой удерживается и перечисляется в бюджет подоходный налог (п.2 ст.230 НК РФ). Или если с дохода, полученного работником, нет возможности удержать налог — об этом также необходимо известить налоговиков (п.5 ст.226 НК РФ).

Скачайте документы по теме:

Поскольку именно работодатель в данной ситуации становится основным источником информации для налоговой службы и других инстанций, на его возлагаются обязанности по оформлению справки. По требованию налоговой или по просьбе, а точнее — на основании письменного заявления сотрудника, заполняется типовой бланк 2-НДФЛ за определенный период — как правило, за год, реже за полгода или квартал. Обычно этим занимается бухгалтерия или кадровая служба предприятия.

Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ

Заявление составляется в произвольной форме и передается работодателю лично или отправляется по почте заказным письмом. Как правило, помимо просьбы о выдаче справки документ содержит следующие реквизиты:

данные о заявителе (ФИО, должность);
количество требуемых экземпляров справки;
период, за который требуется справка;
подпись заявителя и дату составления.

Заявление о выдаче справки 2-НДФЛ

Справку полагается оформить и выдать в течение трех рабочих дней с момента регистрации заявления (ст.62 Трудового кодекса РФ).

Важно: работник не обязан сообщать, для каких целей ему понадобилась справка, а работодатель в любом случае не имеет права ему отказывать. Такой отказ расценивается как правонарушение и влечет за собой административные санкции по ст.5.27 КоАП РФ.

Особенности оформления справки 2-НДФЛ

На сегодняшний день применяется унифицированная форма справки, утвержденная приказом ФНС России №ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015г. («Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме»). Бланк, использовавшийся до 2015 года, утратил актуальность в связи с многочисленными изменениями, внесенными в Налоговый кодекс РФ.

Форма № 2-НДФЛ. Справка о доходах физического лица

Впрочем, во многом новый бланк дублирует прежнюю, хорошо знакомую кадровикам форму. Как и раньше, он состоит из пяти разделов:

раздел 1, данные о налоговом агенте;
раздел 2, данные о физическом лице-получателе дохода;
раздел 3, доходы, облагаемые по ставке ___%;
раздел 4, стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты;
раздел 5, общие суммы дохода и налога.

Сначала заполняется шапка документа. Вписывается дата заполнения, год, за который выдается справка, признак, номер корректировки и код в ИФНС. Если справка первичная, в поле «Номер корректировки» ставим «00», если корректировочная — код, на единицу больше кода предыдущей версии документа. Аннулирующая справка обозначается кодом «99».

Если налог удерживался в обычном порядке, в поле «Признак» пишем 1, если удержать подоходный налог нет возможности — 2. Второй вариант возможен при выплате зарплаты в натуральной форме, выдаче подарков, обеспечении бывшим сотрудникам, вышедшим на пенсию, льготы в виде бесплатного проезда на железнодорожном транспорте и так далее.

Справка

Затем заполняем все поля в разделах 1 и 2. Первый раздел содержит сведения о налоговом агенте, в данном случае — компании-работодателе, второй — о получателе дохода (работнике). Налоговыми агентами признаются:

  1. российские организации (юридические лица) и обособленные подразделения иностранных организаций на территории РФ;
     
  2. индивидуальные предприниматели;
     
  3. нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой.

Важно: физические лица, не получившие статус индивидуальных предпринимателей, но пользующиеся услугами наемных работников, не удерживают налог с выплат персоналу. Расчетом и выплатой налога с полученных доходов занимаются сами работники (подп.1 п.1 с.228 НК РФ).

Работодатели в статусе индивидуальных предпринимателей указывают свой индивидуальный налоговый номер (ИНН), организации — ИНН и код причины постановки на налоговый учет (КПП). Заполняя справку для сотрудника, не имеющего российского гражданства, необходимо указывать сведения о его индивидуальном налоговом номере в стране, гражданином которой он является. Для гражданина России указывается ИНН в Российской Федерации.

Важно: не забывайте, что зарплата иностранца, не относящегося к категории налоговых резидентов России, облагается налогом по ставке 30% (п.3 ст.224 НК РФ). Исключение из общего правила составляют высококвалифицированные специалисты, беженцы, граждане стран ЕАЭС, участники государственной программы добровольного переселения в РФ и иностранцы, работающие на основании патента — их доходы облагаются по ставке 13% независимо от налогового статуса.

Справка

В поле «Статус налогоплательщика» ставится:

  1. «1» - если сотрудник имеет российское гражданство;
     
  2. «2» - если сотрудник не имеет российского гражданства;
     
  3. «3» - если сотрудник — высококвалифицированный иностранный специалист, получивший статус налогового резидента с первого дня действия трудового договора;
     
  4. «4» - если сотрудник — участник государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
     
  5. «5» - если сотрудник-иностранец имеет статус беженца или получил временное убежище в России;
     
  6. «6» - если сотрудник-иностранец работает на основании патента.

При заполнении поля «Гражданство» используются кодовые обозначения: для граждан России — код «643», Беларуси — «112», Армении — «051» и т.д. Обязательно указывается адрес постоянной регистрации работника, подтвержденный паспортом или иным официальным документом. Для иностранцев дополнительно указывается место жительства или пребывания на территории РФ.

Система кодов применяется и при заполнении раздела 3 («Облагаемые доходы»). Каждому виду дохода соответствует свой код (зарплата — 2000, отпускные — 2012 и т.д.), а доходы, для которых отдельный код не предусмотрен, обозначаются как «4800». В графе «Код вычета» указываются только профессиональные и предусмотренные ст.217 НК РФ виды вычетов. Для отражения стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетов отводится раздел 4. Так выглядит пример заполненного бланка с признаком «1»:

Пример заполнения справки по форме 2-НДФЛ за 2016 год

А так — пример заполненной формы с признаком «2», когда нет возможности удержать налог:

Пример заполнения 2-НДФЛ за 2016 год, когда нет возможности удержать налог

Важно: исправления в бланке 2-НДФЛ недопустимы — если указаны неверные реквизиты или случайно внесен неправильный код, справка о доходах физического лица переоформляется на новом бланке.

Срок действия справки 2-НДФЛ

Как и многие другие справки налоговой отчетности, заполненная форма 2-НДФЛ имеет ограниченный срок действия. Продолжительность срока, в течение которого можно использовать документ, напрямую зависит от требований инстанции, в которую он подается. Так, если справка 2-НДФЛ оформлялась с целью получения имущественного, социального или стандартного вычета в соответствии со ст.218, 219 и 220 НК РФ, срок ее действия составит не более трех лет.

При получении кредита или ипотеки правила устанавливает непосредственно банк. Причем срок действия справки 2-НДФЛ в этом случае варьируется: некоторые банки ограничивают его несколькими месяцами, другие — парой недель. Поэтому стоит заранее запросить у сотрудника банка точную информацию.

Если документ оформляется для передачи в налоговую, четкого периода действия как такового не существует. Ключевое значение приобретает дата, до которой работодатель обязан заполнить и сдать форму. А еще — категория, к которой относится справка 2-НДФЛ: срок действия для налоговой документа с признаком «2» заканчивается после 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а с признаком «1» - после 1 апреля того же года.

Значит, нужно успеть сдать справки за 2017 год с признаком «2» и «1» до 1 марта и 1 апреля 2018 года соответственно. Организация, не сдавшая их вовремя, не застрахована от неприятных последствий — штрафа в размере 200 рублей за каждую справку (п.1 ст.126 НК РФ). Должностному лицу, по вине которого сроки не были соблюдены, грозит административный штраф от 300 до 500 рублей (ч.1 ст.15.6 КоАП РФ).

Важно: Если компания подвергается реорганизации или ликвидации в середине года, необходимо подготовить и сдать в ИФНС формы 2-НДФЛ за период, начало которого совпадает с началом налогового года, а конец — с датой ликвидации или реорганизации (п.3 ст.55 НК РФ, разъяснительное письмо ФНС России №ЕД-4-3/17827 от 26.10.2011г.). 

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль