Расчет неиспользованных дней отпуска

3645
Сколько дней отпуска у меня осталось? Самый популярный вопрос, с которым сотрудники обращаются в отдел кадров. Удобный алгоритм расчета — в материале статьи.

Правила расчета количества дней отпуска

Каждый сотрудник компании имеет право на отдых. Минимальное количество дней, которые положены сотруднику по закону, составляет 28 календарных дней. Но компания по своему желанию может увеличить количество дней отпусков своим сотрудникам и закрепить это в локальных нормативных актах. Как правило, это прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. При увольнении работнику должна быть выплачена компенсация по всем дням отпусков, которые он не отгулял.

Обратите внимание! Компенсация выплачивается не только при увольнении. Работающий сотрудник также может получить компенсацию. Но только той части отдыха, который превышает 28 дней за каждый рабочий год. Например, денежной компенсацией можно заменить дополнительный отдых за ненормированный рабочий день.

Скачайте документы по теме:

Чтобы рассчитать количество дней отпусков, которые накопились у работника (в том числе на дату увольнения), необходимо учесть:

рабочий период сотрудника – это рабочий год, который отсчитывается с даты приема на работу;
стаж работы, который дает право на отдых (в таблице 1 указаны периоды, которые входят или не входят в отпускной стаж);
фактически отработанное сотрудником время.

Таблица 1. Что входит и не входит в отпускной стаж

Входит в стаж

Не входит в стаж

Фактически отработанное время

Отсутствие без уважительных причин или отстранение от работы по вине работника

Время отсутствия на работе, но на которое за сотрудником сохранено место работы

Периоды отпусков по уходу за ребенком

Вынужденный прогул при неправомерном увольнении или отстранении от работы, если сотрудник был восстановлен

Время отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней за рабочий год

Отстранение в связи с непрохождением медосмотра не по своей вине

Количество отпуска без сохранения заработной платы до 14 дней за рабочий год

Справка

Вопрос из практики.

Часто у кадровых специалистов возникают проблемы с сотрудниками в части предоставления отпусков. Работники требуют предоставить им отдых в рабочих днях. Например, работник в отпуске с понедельника по понедельник (8 календарных дней) и, чтобы не терять отпускных дней, он требует разделить отдых и отдельно провести документы по отпуску с понедельника по пятницу, и отдельно – на понедельник. Таким образом, он хочет сэкономить 2 дня. Объясняйте сотруднику, что неиспользованный трудовой отпуск предоставляется в календарных днях и если он переходит с одной недели на другую, то выходные также включаются в количество дней отпускных, разделению такой отдых не подлежит.

Количество отпускных дней работника увеличивается за каждый отработанный месяц. В соответствии с законодательством работник имеет право на первый свой отдых после шести месяцев работы. Например, на седьмой месяц работы сотрудник может пойти на 28 дней отпуска, несмотря на то, что за шесть месяцев у него накопилось только 14 дней отпуска. Но в таком случае может возникнуть ситуация, что работник сразу после отпуска решит уволиться и компенсацию за неиспользованные дни отпуска надо будет заменить на удержание денег с его зарплаты за количество дней отпусков, которые он не заработал. То есть компенсация будет от работника, а не от компании. Трудовой кодекс РФ позволяет это сделать, но для этого необходимо соблюсти процедуру и оформить ряд документов, поэтому многие работодатели опасаются авансовых отпусков и договариваются с работником о разделении дней отпусков – то есть, сколько отпускных дней накопилось, столько работник и отдыхает. Если это обоюдное соглашение, то рисков не возникает.

Обратите внимание! Частью 3 ст. 122 ТК РФ установлен список работников, у которых начало отпусков не зависит от даты приема, то есть им отдых предоставляется по заявлению до истечения шести месяцев работы.

Таким образом, при оформлении и расчете дней оплачиваемого отпуска работающего сотрудника необходимо руководствоваться одним из правил:

Сотруднику, который отработал в компании 6 месяцев, отдых предоставляется любой продолжительности независимости от накопленного количества, главное, чтобы годовой отдых не превышал установленный лимит.

Справка

Пример из практики:

Федоров С.Г. принят в ООО «Столпус» с 20.03.2017 г. со стандартной продолжительностью отдыха. По согласованию с руководством компании, Федоров С.Г. с 01.09.2017 ушел отдыхать на 21 день. Далее отдыхал Федоров С.Г. в соответствии с отпускным графиком.

По согласованию между работником и работодателем отдых работника составляется таким образом, что работник отдыхает столько , сколько накопил.

Справка

Пример из практики:

Севостьянова О.И. принята в ООО «Кисть» 16.05.2016 г. со стандартной продолжительностью отдыха. В первый раз Севостьянова О.И. ушла отдыхать через 6 месяцев работы на 14 календарных дней отпуска. При составлении отпускного графика на 2017 год отдых Севостьяной О.И. был разбит на части и распределен в зависимости от накопленных отпусков: 15.08.2017 на 21 день, остальные 7 - на 18.12.2017. Итого на конец 2017 г. у Севостьяновой О.И. по отпуску остается еще 2,31 дня.

Важно! Одной из частых ошибок работодателей является – несвоевременная выплата отпускных. Необходимо соблюдать правила оплаты отпусков – за 3 календарных дня до его начала. Например, если работник уходит отдыхать с понедельника, то отпускной расчет надо произвести не позже пятницу, то есть в пятницу работник должен получить выплату. В противном случае, компанию могут привлечь к ответственности. Причем ответственность с работодателя не снимается, даже если работник написал заявление за один день до начала отдыха.

Расчет неиспользованных отпусков: формула подсчета

Давайте рассмотрим, как рассчитать продолжительность дней неиспользованного отпуска. Как уже было отмечено, за каждый отработанный месяц работнику полагается определенное количество дней. Расчет дней отпусков производится по формуле:

О= Ообщий12* Мфакт-Офакт , где

  • О – общая продолжительность неиспользованных отпусков работника, сюда входят все виды отдыха: основной + дополнительный;
  • Ообщий – суммарная продолжительность отпусков за год, которые положены работнику;
  • Офакт – продолжительность дней, которые фактически отгуляны работником за период;
  • Мфакт – количество полных месяцев, которые фактически отработаны сотрудником за период

Количество полных месяцев, которые фактически отработаны сотрудником, определяются отработанными днями за этот месяц:

если работник отработал 15 и более дней, то тогда месяц принимается за полный;
если отработанными днями являются 14 и менее, то этот месяц не входит в количество.

По этой формуле производится подсчет отпуска при увольнении и остаток по неиспользованному отдыху для работающего сотрудника.

Как посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

При увольнении компенсация рассчитывается по общим правилам – как с днями неотгулянного отдыха по приведенной выше формуле. При увольнении компенсация выплачивается по всем накопленным дням. Выплатить деньги сотруднику необходимо в день увольнения. Подсчет компенсации отражается в записке-расчете увольняющего сотрудника (рисунок 1).

Рисунок 1.

Пример заполнения записки-расчета (форма № Т-61) при выплате сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением

Важно! Если к дате увольнения сотрудник отработал от 11 до 12 месяцев, то компенсацию при увольнении ему рассчитывают исходя из 12 месяцев.

Разберем на примере как рассчитать отпуск при увольнении.

Исходные данные:

Дата приема

Виды отдыха и их продолжительность, которые установлены в трудовом договоре

Отгуляно за период

Дата увольнения или иная дата, на которую надо рассчитать компенсацию

Продолжительность дней отпуска без сохранения заработной платы

01.02.2016

Основной - 28 дней;

Дополнительный за ненормированный рабочий день - 3 дн.

19 дн.

10.08.2017

В 2016 г. сотрудник 20 дн. брал без содержания

Формула расчета по неиспользованному остатку:

Период подсчета с 01.02.2016 по 10.08.2017;
Так как работник 20 дн. брал без содержания, то у него рабочий период сдвигается на 6 дн. с 01.02.2016 на 07.02.2016;
За период отработано 18 мес. 3 дн. – округляем до 18 мес.
За 18 мес. работнику полагается 46,5 дн.:
  • за период 07.02.2016-06.02.2017 – 31 дн. (28 осн. + 3 доп.);
  • за период 07.02.2016 – 10.08.2017 – 15,5 дн.((28 осн. + 3 доп.)/12*6);
Итого, остаток 27,5 дн. (46,5 – 19 отгулянных дн.).

В данной статье мы рассмотрели порядок и формулу подсчета остатка неотгулянного отдыха и компенсации за неиспользованный отпуск. Несмотря на то, что все это можно сделать в кадровых системах, и мало кто сейчас считает остатки вручную, каждый кадровый специалист должен знать, как это делается, так как в системе часто возникают сбои, и это обернется тем, что после увольнения работник подаст жалобу о недоплате и неправильном подсчете остатков отпусков.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Статья только для зарегистрированных пользователей

      Чтобы прочитать полностью этот и другие закрытые материалы сайта, зарегистрируйтесь.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Займет минуту.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль