Табельный номер сотрудника: как присваивается

690
Изменится ли табельный номер сотрудника при переводе в другой отдел или на другую должность? Стоит учитывать ряд особенностей при его присвоении сотруднику. Подробнее — в материале статьи.

Табельный номер — реквизит, широко используемый в кадровом учете. С его помощью сотрудника — конкретного человека, а не штатную единицу предприятия — обозначают во внутренних документах. Табельные номера в 2017 году фигурируют наряду с паспортными данными персонала в личных делах и карточках, табелях учета рабочего времени, зарплатных ведомостях.

Важно: если организация использует для внутреннего учета кадров и рабочего времени унифицированные формы Госкомстата, табельный номер сотрудника становится обязательным реквизитом, без которого невозможно корректное заполнение бланков.

Что такое табельный номер работника

Табельный номер представляет собой цифровой код, присваиваемый работнику. Код должен быть простым и уникальным в масштабе организации, чтобы не возникало путаницы при заполнении учетных бланков. Если структурное подразделение имеет собственную кадровую службу и бухгалтерию, его сотрудникам присваиваются коды в рамках отдела. Такое можно встретить на крупных предприятиях.

Стандартный, практикуемый большинством работодателей образец порядка (в организации) присвоения табельного номера не меняется уже несколько десятков лет. Сначала составляется общий перечень номеров, начиная с единицы. Обычно первым пунктом перечня указывается руководитель компании, вторым — заместитель и так по порядку, пока не будут пронумерованы все без исключения сотрудники.

В дальнейшем каждому новичку, принимаемому в штат, присваивается свой код — по возрастающей, в хронологическом порядке. Единожды полученный код не меняется при переводе на другую должность или в случае изменения паспортных данных сотрудника.

Табельные номера предназначены для внутреннего применения. Поэтому они практически никогда не фигурируют в исходящей документации работодателя, зато используются для учета отработанного времени и автоматизации расчета зарплаты, при оформлении приказов и распоряжений по личному составу и так далее.

Справка

Наряду с наименованием должности и личными данными сотрудника, табельные номера-2017 указываются:

    • в приказах о приеме на работу, восстановлении в должности и прекращении трудового договора;
       
    • в приказах о переводе, предоставлении отпуска и направлении в командировку;
       
    • в табеле учета рабочего времени;
       
    • в штатной расстановке и графиках сменности;
       
    • в командировочных удостоверениях;
       
    • в регистрационных журналах и книгах.

    Штатная расстановка

    Важно: после увольнения сотрудника освободившийся табельный номер, как правило, все равно остается за ним и никому больше не присваивается, хотя в некоторых организациях сложилась иная практика.

    Как присваивается табельный номер работнику в 2017 году?

    Не существует единого, общего для всех работодателей порядка, в котором следует присваивать табельные номера работников. Законодательство 2017 года не содержит на этот счет никаких конкретных указаний. Поэтому каждая компания вправе разработать собственный алгоритм и закрепить его локальным нормативным актом. Это может быть инструкция или положение, подробно описывающее правила присвоения, учета и контроля использования индивидуальных кодов в условиях конкретного предприятия.

    Если работодатель применяет автоматизированные средства кадрового и бухгалтерского учета, коды присваиваются автоматически — в момент регистрации нового сотрудника в системе. Но можно обойтись и без программного обеспечения. Тысячи компаний до сих пор ведут учет «вручную», путем отражения номеров в регистрационных журналах. Заполняет и хранит журнал сотрудник отдела кадров, бухгалтер или делопроизводитель организации.

    Табельный номер сотрудника: как присваивается

    Важно: при переходе на другой вид программного обеспечения коды сотрудников предприятия остаются прежними и в неизменном виде переносятся в новую систему.

    Как присвоить табельный номер работнику: инструкция для кадровика

    Начинающие кадровики не всегда знают, как присваивается табельный номер сотрудника в 2017 году. Основным ориентиром в этом вопросе служат внутренние правила организации, но в то же время существуют и некие общепринятые стандарты.

    Новый сотрудник получает свой код в момент составления приказа о приеме на работу — автоматически или «вручную», с учетом хронологии и без пропусков. Иными словами, если в актуальной редакции штатной расстановки содержатся записи о 2016 работниках, новичку присваивается табельный номер 2017.

    Допустимое исключение из общего правила — прием на работу бывшего сотрудника организации, за которым в свое время уже закреплялся табельный номер. В этом случае разрешено воспользоваться прежним кодом, полученным при первом трудоустройстве. Такой подход практикуется нечасто, поскольку каждый повторный прием на работу осуществляется на основании нового трудового договора — а значит, речь идет о новых трудовых отношениях.

    Стандартный формат табельного номера — арабские цифры без посторонних символов. Тире, дефисы, римские цифры, индексы, буквенные коды обычно не используются, хотя категорического запрета на их применение нет. Поэтому табельный номер чаще выглядит как код «45», чем как «45ЛРС» или просто «ЛРС» (с использованием инициалов и прочих буквенных обозначений). Второй и третий варианты — менее распространенные. Так может выглядеть фрагмент заполненного приказа о приеме на работу (форма Т-1):

    Образец заполнения приказа о приеме на работу

    Получить свой уникальный код должен каждый сотрудник, даже если речь идет о внешнем совместителе, работающем на половину или четверть ставки.

    Справка

    Табельный номер сотрудника: как присваивается код внутреннему совместителю

    Внутреннее совместительство — распространенное явление, суть которого сводится к выполнению работ по нескольким должностям в рамках одной организации. Внутренний совместитель выполняет дополнительные поручения работодателя только в свободное от работ по основной должности время, на основании отдельного трудового договора.

    Поскольку при оформлении внутреннего совместительства стороны заключают не один, а несколько трудовых договоров — по количеству занимаемых сотрудником должностей —  целесообразно присваивать табельный номер по каждой из них. Специалист, который трудится на двух должностях, получает два разных табельных номера, на трех — три и так далее. Таким образом упрощается процедура учета отработанного совместителем времени. Часы, отработанные по основной должности, учитываются отдельно от времени, отработанного по совместительству.

    Соответственно, коды в приказах о приеме на основную работу и на должность по совместительству будут разными. Так выглядит фрагмент приказа о приеме на работу внутреннего совместителя с указанием реквизитов сотрудника и условий трудоустройства:

    Образец приказа о приеме по совместительству

    В 2017 году табельные номера присваиваются всем работникам, с которыми работодатель устанавливает трудовые отношения. В том числе — надомникам, сезонным работникам и специалистам, занятым на условиях неполного рабочего дня или недели. Не присваиваются табельные номера-2017 только лицам, сотрудничество с которыми осуществляется на основании гражданско-правового договора (подряда, оказания услуг).

    Читайте также:

    Анонсы будущих номеров
      Подробнее о журнале


      Ваша персональная подборка

        Подписка на статьи

        Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

        Рекомендации по теме

        Школа

        Самое выгодное предложение

        Проверь свои знания и приобрети новые

        Записаться

        Самое выгодное предложение

        Самое выгодное предложение

        Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

        Живое общение с редакцией

        А еще...

        САМОЕ ВАЖНОЕ











        © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

        Журнал «Кадровое дело» –
        практический журнал по кадровой работе

        Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

        Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
        информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
        Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

        
        • Мы в соцсетях
        ×
        Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

        Для этого:
        — Введите Ваш E-mail в поле ниже
        — Нажмите кнопку «Подписаться»

        Вам на почту придет ссылка для скачивания.
        Подписаться
        Статья только для зарегистрированных пользователей

        Чтобы прочитать полностью этот и другие закрытые материалы сайта, зарегистрируйтесь.



        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        Займет минуту.
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль