text
Наслаждайтесь в августе! Скидка 30% на подписку | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Присвоение табельного номера сотруднику

  • 29 сентября 2017
  • 4058

Изменится ли табельный номер сотрудника при переводе в другой отдел или на другую должность? Подробнее — в материале статьи.

Табельный номер — реквизит, широко используемый в кадровом учете. С его помощью сотрудника — конкретного человека, а не штатную единицу предприятия — обозначают во внутренних документах. Табельные номера в 2017 году фигурируют наряду с паспортными данными персонала в личных делах и карточках, табелях учета рабочего времени, зарплатных ведомостях.

Важно: если организация использует для внутреннего учета кадров и рабочего времени унифицированные формы Госкомстата, табельный номер сотрудника становится обязательным реквизитом, без которого невозможно корректное заполнение бланков.

Скачайте документы по теме:

Что такое табельный номер работника

Табельный номер представляет собой уникальный в рамках данного предприятия цифровой код, присваиваемый работнику. Код должен быть достаточно простым и позволять однозначно идентифицировать каждого работника, чтобы не возникало путаницы при заполнении учетных бланков. Если структурное подразделение имеет собственную кадровую службу и бухгалтерию, его сотрудникам присваиваются коды в рамках отдела. Такое можно встретить на крупных предприятиях.

Табельный номер, присвоенный сотруднику единожды при приеме на работу, остается неизменным в течение всего периода, пока продолжаются трудовые взаимоотношения работника и работодателя. Как правило, после увольнения работника, его табельный номер остается незанятым и, если бывший сотрудник надумает вернуться обратно, ему будет присвоен прежний идентификатор.

В дальнейшем каждому новичку, принимаемому в штат, присваивается свой код — по возрастающей, в хронологическом порядке. Единожды полученный код не меняется при переводе на другую должность или в случае изменения паспортных данных сотрудника.

Эти идентифицирующие сотрудников номера присваиваются:

  • работающим по бессрочным трудовым договорам;
  • трудоустроенным по срочным трудовым договорам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Табельные номера предназначены для внутреннего применения. Поэтому они практически никогда не фигурируют в исходящей документации работодателя, зато используются для учета отработанного времени и автоматизации расчета зарплаты, при оформлении приказов и распоряжений по личному составу и так далее.

Использование таких идентификаторов позволяет:

  • упростить и облегчить обработку данных по сотрудникам;
  • отслеживать их перемещение между подразделениями в процессе переводов;
  • при присвоении табельного номера вносить в него особые отметки, облегчающие бухгалтерский учет и устанавливающие, например, особый порядок начисления дополнительных выплат;
  • оперативно формировать запросы по каждому сотруднику и получать в полном объеме сведения о начисленной и выплаченной зарплате, больничных листах, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и пр.

Но все-же основная причина, делающая особенно целесообразным присвоение табельных номеров работникам, это учет рабочего времени - отработанных каждым из них рабочих часов. Эти уникальные номера используются для учета, в том числе автоматизированного, и фиксации времени прихода на работу и ухода с нее, обеденных перерывов, отлучек по личным делам. Благодаря их применению у работодателя есть возможность получать достоверную информацию о том, насколько полноценно использует сотрудник свое рабочее время, контролировать это и учитывать в системе оплаты труда, например, при начислении премий.

Справка

Наряду с наименованием должности и личными данными сотрудника, табельные номера-2017 указываются:

    • в приказах о приеме на работу, восстановлении в должности и прекращении трудового договора;
       
    • в приказах о переводе, предоставлении отпуска и направлении в командировку;
       
    • в табеле учета рабочего времени;
       
    • в штатной расстановке и графиках сменности;
       
    • в командировочных удостоверениях;
       
    • в регистрационных журналах и книгах.

    Штатная расстановка

    Подписка


    Как присваивается табельный номер работнику в 2017 году?

    Не существует единого, общего для всех работодателей порядка, в котором следует присваивать табельные номера работников. Законодательство 2017 года не содержит на этот счет никаких конкретных указаний. Поэтому каждая компания вправе разработать собственный алгоритм и закрепить его локальным нормативным актом. Это может быть инструкция или положение, подробно описывающее правила присвоения, учета и контроля использования индивидуальных кодов в условиях конкретного предприятия.

    Если работодатель применяет автоматизированные средства кадрового и бухгалтерского учета, коды присваиваются автоматически — в момент регистрации нового сотрудника в системе. Но можно обойтись и без программного обеспечения. Тысячи компаний до сих пор ведут учет «вручную», путем отражения номеров в регистрационных журналах. Заполняет и хранит журнал сотрудник отдела кадров, бухгалтер или делопроизводитель организации.

    Обязанности по присвоению табельных номеров вновь принятым на работу сотрудникам возлагаются на специалиста приказом. На крупных предприятиях такая функция, как правило, входит в должностные обязанности табельщиков. Ответственный работник не только присваивает идентификаторы, но и ведет их реестр, контролирует правильность их присвоения и использования.

    Табельный номер сотрудника: как присваивается

    Важно: при переходе на другой вид программного обеспечения коды сотрудников предприятия остаются прежними и в неизменном виде переносятся в новую систему.

    Как присвоить табельный номер работнику: инструкция для кадровика

    Начинающие кадровики не всегда знают, как присваивается табельный номер сотрудника в 2017 году. Основным ориентиром в этом вопросе служат общепринятые регламенты кадрового делопроизводства, внутренние правила организации, но в то же время существуют и некие общепринятые стандарты.

    Стандартный, практикуемый большинством работодателей образец порядка (в организации) присвоения табельного номера не меняется уже несколько десятков лет. Сначала составляется общий перечень номеров, начиная с единицы. Обычно первым пунктом перечня указывается директор компании, вторым — заместитель и так по порядку, пока не будут пронумерованы все без исключения сотрудники.

    Новый сотрудник получает свой код в момент составления приказа о приеме на работу — автоматически или «вручную», с учетом хронологии и без пропусков. Иными словами, если в актуальной редакции штатной расстановки содержатся записи о 154 работниках, новичку присваивается табельный номер 155.

    Допустимое исключение из общего правила — прием на работу бывшего сотрудника организации, за которым в свое время уже закреплялся табельный номер. В этом случае разрешено воспользоваться прежним кодом, полученным при первом трудоустройстве. Такой подход практикуется нечасто, поскольку каждый повторный прием на работу осуществляется на основании нового трудового договора — а значит, речь идет о новых трудовых отношениях.

    Стандартный формат табельного номера — арабские цифры без посторонних символов. Тире, дефисы, римские цифры, индексы, буквенные коды обычно не используются, хотя категорического запрета на их применение нет. Поэтому табельный номер чаще выглядит как код «45», чем как «45ЛРС» или просто «ЛРС» (с использованием инициалов и прочих буквенных обозначений). Второй и третий варианты — менее распространенные. Так может выглядеть фрагмент заполненного приказа о приеме на работу (форма Т-1):

    Образец заполнения приказа о приеме на работу

    Получить свой уникальный код должен каждый сотрудник, даже если речь идет о внешнем совместителе, работающем на половину или четверть ставки.

    Справка

    Табельный номер сотрудника: как присваивается код внутреннему совместителю

    Внутреннее совместительство — распространенное явление, суть которого сводится к выполнению работ по нескольким должностям в рамках одной организации. Внутренний совместитель выполняет дополнительные поручения работодателя только в свободное от работ по основной должности время, на основании отдельного трудового договора.

    Поскольку при оформлении внутреннего совместительства стороны заключают не один, а несколько трудовых договоров — по количеству занимаемых сотрудником должностей —  целесообразно присваивать табельный номер по каждой из них. Специалист, который трудится на двух должностях, получает два разных табельных номера, на трех — три и так далее. Таким образом упрощается процедура учета отработанного совместителем времени. Часы, отработанные по основной должности, учитываются отдельно от времени, отработанного по совместительству.

    Соответственно, коды в приказах о приеме на основную работу и на должность по совместительству будут разными. Так выглядит фрагмент приказа о приеме на работу внутреннего совместителя с указанием реквизитов сотрудника и условий трудоустройства:

    Образец приказа о приеме по совместительству

    В 2017 году табельные номера присваиваются всем работникам, с которыми работодатель устанавливает трудовые отношения. В том числе — надомникам, сезонным работникам и специалистам, занятым на условиях неполного рабочего дня или недели. Не присваиваются табельные номера-2017 только лицам, сотрудничество с которыми осуществляется на основании гражданско-правового договора (подряда, оказания услуг).

    Читайте также:

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Самое выгодное предложение

    Повышение квалификации для кадровиков

    Получи официальный диплом о переподготовке

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Мы в соцсетях
    А еще:
    ×
    Пожалуйста, войдите на сайт

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    Зарегистрироваться и скачать файлы
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Пожалуйста, войдите на сайт

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    Зарегистрироваться и скачать файлы
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

    Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
    Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    чтобы завершить тест и забрать подарок
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

    Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

    • читайте закрытые материалы
    • первыми узнавайте горячие кадровые новости
    • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить преимущества!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    Зарегистрироваться и скачать файлы

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Заказать звонок