Черная пятница | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Должностная инструкция офис-менеджера

  • 23 октября 2017
  • 1628

Чем офис-менеджер отличается от секретаря и какими управленческими функциями он обладает, отражено в должностной инструкции. О чем часто забывают при ее составлении, расскажем в статье.

Нужно ли разрабатывать должностную инструкцию офис-менеджера

Поскольку должностные инструкции не относятся к числу документов, обязательное наличие которых устанавливается законом, не все работодатели считают необходимым их разработку. Они объясняют это и тем, что трудовая функция работника может быть подробно оговорена и трудовым договором.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

Но, как показывает практика, именно должностная инструкция, оформленная и утвержденная в соответствии требованиями законодательства, является нормативным документом, с помощью которого можно:

  • установить работникам, занимающим ту или иную должность, конкретный перечень обязанностей;
  • определить права по каждой из должностей и ответственность за невыполнение установленных трудовых обязанностей;
  • распределить равномерно нагрузку на работников и исключить дублирование функционалов;
  • установить критерии и требования, по которым можно оценить трудовую деятельность каждого работника;
  • определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и, если он не справляется с обязанностями, перевести на другую должность или уволить за несоответствие.

В случае, когда функционал работника описан в трудовом договоре, любые его изменения потребуют согласования работника и заключения дополнительного соглашения. Подписывать с сотрудником дополнительное соглашение потребуется и в том случае, когда должностная инструкция будет оформлена как приложение к трудовому договору.

Обратите внимание! В интересах работодателя, чтобы должностная инструкция офис-менеджера была оформлена как самостоятельный регламент, в который можно вносить актуальные изменения, не требующие согласования с работником.

Благодаря должностной инструкции, которую необходимо составить с учетом специфики не только должности, но и конкретного рабочего места, работник будет четко понимать:

  • какими знаниями и навыками он должен обладать, чтобы соответствовать занимаемой должности;
  • что именно входит в его должностные обязанности;
  • какими законами и иными нормативными актами он должен руководствоваться в своей деятельности;
  • какими правами по своей должности он обладает и каким образом он может ими пользоваться;
  • какую ответственность он несет за неисполнение требований должностной инструкции.

Какие разделы содержит должностная инструкция офис-менеджера

Для лучшего восприятия, текст любой должностной инструкции необходимо структурировать. Как правило, это документ состоит из следующих разделов:

  1. Общие положения;
  2. Квалификационные требования;
  3. Обязанности по должности;
  4. Права работника;
  5. Ответственность.

При этом перечень квалификационных требований к должности может быть одним из пунктов раздела «Общие положения», а может быть выделен и в отдельный раздел, это не принципиально.

В разделе «Общие положения» целесообразно перечислить те нормативные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность офис-менеджера, определить порядок его назначения.

Устанавливая квалификационные требования, можно использовать в качестве основы единый квалификационный справочник и профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Кроме общих требований к опыту и квалификации, офис-менеджеру, в частности, потребуется:

  • знание основ делопроизводства, юриспруденции, психологии;
  • умение работать с конфиденциальной информацией и хранить ее;
  • лидерские качества;
  • навыки ведения переговоров;
  • умение работать в условиях многозадачности;
  • стрессоустойчивость и умение разрешать конфликтные ситуации;
  • организаторские способности, умение делегировать полномочия.

Но, конечно, основная часть должностной инструкции офис-менеджера — это описание его должностных обязанностей.

Обязанности офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера могут отличаться в зависимости от потребностей конкретной организации. Офис-менеджер в маленькой фирме, скорее всего, будет выполнять как собственные задачи по управлению текущей работой офиса, так и обязанности секретаря и делопроизводителя. В крупной компании офис-менеджер может заниматься только административным сопровождением работы офиса, тогда как секретарскую работу будут выполнять отдельные сотрудники.

Поэтому при разработке должностной инструкции следует в первую очередь определиться, какие задачи актуальны для возложения на офис-менеджера именно в вашей компании.

Справка

Традиционно офис-менеджер выполняет следующие функции:

  • обеспечивает открытие и закрытие офиса в установленные часы,
  • распределяет телефонные звонки,
  • организует прием посетителей в офисе,
  • обеспечивает подготовку офисных мероприятий (совещаний, заседаний, конференций),
  • координирует работу офиса и его сотрудников,
  • осуществляет оперативное руководство административным персоналом,
  • контролирует текущее делопроизводство,
  • по поручению руководителя готовит письма, приказы, протоколирует совещания,
  • следит за материальным обеспечением работы офиса: контролирует наличие канцелярских товаров и расходных материалов, рабочее состояние техники, заказывает воду и т. п.

Несмотря на отсутствие должности офис-менеджера в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» при желании конкретные трудовые функции и действия могут быть заимствованы из него.

Напомним, что для рассматриваемой должности применение профстандарта и приведение наименований должностей в соответствие с ним не является обязательным. Поэтому в обязанности офис-менеджера при необходимости могут быть включены различные обязанности вплоть до отнесенных к функциям личного помощника руководителя.

Скачайте документы по теме

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера состоит из обычно включаемых в такой документ разделов:

  • общие положения, в которых отражаются:
  • порядок назначения на должность,
  • подчинение офис-менеджера;
  • квалификационные требования (уровень образования, опыт работы),
  • перечень документов, знание которых необходимо для замещения должности;
  • должностные обязанности, которые включают:
  • сам перечень должностных обязанностей сотрудника,
  • знания, умения и навыки, необходимые для их выполнения;
  • права офис-менеджера;
  • ответственность работника.

Если это принято в организации, в должностную инструкцию можно включить и иные разделы: связи по должности, взаимодействие со структурными подразделениями, порядок пересмотра должностной инструкции и другие.

Подписка


Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Если должность офис-менеджера вводится в небольшой организации, то нагрузка на работника не будет большой, поэтому целесообразно возложить на него функции секретаря. Для этого в должностную инструкцию офис-менеджера включаются соответствующие секретарские обязанности. С примерами таких обязанностей можно ознакомиться в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», а также в должностных инструкциях, размещенных на сайте, например:

Если дополнительные обязанности возлагаются на уже работающего сотрудника, то это может оформляться двумя путями:

изменением трудового договора по соглашению сторон, так как меняется  трудовая функция работника (ст. 72 ТК РФ),
поручением работнику дополнительной работы либо возложения на него функций секретаря в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Обращаем внимание, что при выборе второго варианта работнику необходимо будет установить доплату. Ее размер определяется по соглашению с работником (ст. 151 ТК РФ).

Однако плюсом этого варианта является возможность в любой момент отказаться от данного поручения, для чего необходимо лишь предупредить работника за 3 рабочих дня. Это может быть более удобным для развивающейся компании, так как впоследствии может быть принято решение о приеме на должность секретаря отдельного работника.

Также возможно оформление внутреннего совместительства. Для этого заключается отдельный трудовой договор на работу по совместительству.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться

 

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок