Должностная инструкция офис-менеджера

176
Чем офис-менеджер отличается от секретаря и какими управленческими функциями он обладает, отражено в должностной инструкции. О чем часто забывают при ее составлении, расскажем в статье.

Обязанности офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера могут отличаться в зависимости от потребностей конкретной организации. Офис-менеджер в маленькой фирме, скорее всего, будет выполнять как собственные задачи по управлению текущей работой офиса, так и обязанности секретаря и делопроизводителя. В крупной компании офис-менеджер может заниматься только административным сопровождением работы офиса, тогда как секретарскую работу будут выполнять отдельные сотрудники.

Поэтому при разработке должностной инструкции следует в первую очередь определиться, какие задачи актуальны для возложения на офис-менеджера именно в вашей компании.

Справка

Традиционно офис-менеджер выполняет следующие функции:

  • обеспечивает открытие и закрытие офиса в установленные часы,
  • распределяет телефонные звонки,
  • организует прием посетителей в офисе,
  • обеспечивает подготовку офисных мероприятий (совещаний, заседаний, конференций),
  • координирует работу офиса и его сотрудников,
  • осуществляет оперативное руководство административным персоналом,
  • контролирует текущее делопроизводство,
  • по поручению руководителя готовит письма, приказы, протоколирует совещания,
  • следит за материальным обеспечением работы офиса: контролирует наличие канцелярских товаров и расходных материалов, рабочее состояние техники, заказывает воду и т. п.

Несмотря на отсутствие должности офис-менеджера в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» при желании конкретные трудовые функции и действия могут быть заимствованы из него. Напомним, что для рассматриваемой должности применение профстандарта и приведение наименований должностей в соответствие с ним не является обязательным. Поэтому в обязанности офис-менеджера при необходимости могут быть включены различные обязанности вплоть до отнесенных к функциям личного помощника руководителя.

Скачайте документы по теме

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера состоит из обычно включаемых в такой документ разделов:

  • общие положения, в которых отражаются:
  • порядок назначения на должность,
  • подчинение офис-менеджера;
  • квалификационные требования (уровень образования, опыт работы),
  • перечень документов, знание которых необходимо для замещения должности;
  • должностные обязанности, которые включают:
  • сам перечень должностных обязанностей сотрудника,
  • знания, умения и навыки, необходимые для их выполнения;
  • права офис-менеджера;
  • ответственность работника.

Если это принято в организации, в должностную инструкцию можно включить и иные разделы: связи по должности, взаимодействие со структурными подразделениями, порядок пересмотра должностной инструкции и другие.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Если должность офис-менеджера вводится в небольшой организации, то нагрузка на работника не будет большой, поэтому целесообразно возложить на него функции секретаря. Для этого в должностную инструкцию офис-менеджера включаются соответствующие секретарские обязанности. С примерами таких обязанностей можно ознакомиться в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», а также в должностных инструкциях, размещенных на сайте, например:

Если дополнительные обязанности возлагаются на уже работающего сотрудника, то это может оформляться двумя путями:

изменением трудового договора по соглашению сторон, так как меняется  трудовая функция работника (ст. 72 ТК РФ),
поручением работнику дополнительной работы либо возложения на него функций секретаря в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Обращаем внимание, что при выборе второго варианта работнику необходимо будет установить доплату. Ее размер определяется по соглашению с работником (ст. 151 ТК РФ)..

Однако плюсом этого варианта является возможность в любой момент отказаться от данного поручения, для чего необходимо лишь предупредить работника за 3 рабочих дня. Это может быть более удобным для развивающейся компании, так как впоследствии может быть принято решение о приеме на должность секретаря отдельного работника.

Также возможно оформление внутреннего совместительства. Для этого заключается отдельный трудовой договор на работу по совместительству.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Статья только для зарегистрированных пользователей

      Чтобы прочитать полностью этот и другие закрытые материалы сайта, зарегистрируйтесь.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Займет минуту.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль