Приказы по отпускам срок хранения

7687
Важно знать! Для приказов по разным видам отпусков в 2017 году предусмотрены различные сроки хранения. Подробности — в материале статьи.

Срок хранения приказов по отпускам в организации в 2017 году

Трудовой кодекс выделяет различные виды отпусков:

ежегодные оплачиваемые отпуска,
отпуска без сохранения зарплаты,
учебные отпуска,
отпуска по беременности и родам.

Скачайте документы по теме:

 Приказы на отпуск относятся к важным распорядительным документам, которые подтверждают, что работник использует тот или иной вид отпуска. Приказы по отпускам в компании входят в число документов по личному составу наряду с приказами о приеме, увольнении и так далее. Сроки хранения приказов по отпускам в организации в 2017 году, как и иных документов по личному составу, урегулированы следующими документами:

статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
статьи 19, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень № 558).

Форма № Т-6. Приказ о предоставлении отпуска работнику

Срок хранения приказов по отпускам в организации исчисляют с 1 января года, который следует за тем годом, когда их выпустили, то есть за годом, в котором было окончено их делопроизводство (п. 1.4 Перечня № 558). Приказы об отпуске без сохранения зарплаты, об отпусках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, об отпусках по уходу за ребенком нужно хранить:

не меньше 75 лет, если их создали до 2003 года;
не меньше 50 лет, если их создали после 2003 года.

Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых (как основных, так и дополнительных), а также учебных отпусков достаточно хранить в компании только пять лет.

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам в Перечне № 558 не указан. Поэтому их иногда хранят пять лет, как кадровые документы краткосрочного действия. Однако безопаснее хранить такие приказы 50 (75) лет. Ведь для некоторых документов по личному составу специально установлен срок хранения пять лет, но приказов по беременности и родам в этом перечне нет. К тому же для приказов на отпуск по уходу за ребенком, который схож по своей цели с отпуском по беременности и родам, составляет 50 (75) лет.

Приказ на учебный отпуск срок хранения

Для приказа на учебный отпуск срок хранения составляет пять лет. Приказы на учебные отпуска следует хранить отдельно от приказов на отпуска без сохранения заработной платы. Ведь для последних сроки хранения составляют 50 (75) лет. Поэтому в одном деле такие приказы находиться не должны.

Предусмотрите дела для приказов с различными сроками хранения в номенклатуре дел.

Номенклатура дел кадровой службы

Приказ о предоставлении дополнительного отпуска с сохранением среднего заработка (учебного отпуска)

Как изменились сроки хранения приказов по отпускам в организации в 2016 году

Как отмечено выше, со 2 марта 2016 года в Законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» появилась новая статья 22.1. Она регламентирует, сколько хранятся приказы на отпуск, и закрепляет, что документы по личному составу нужно хранить:

75 лет, если они изданы до 2003 года;
50 лет, если они изданы с 2003 года.

Соответственно изменились сроки хранения приказов по отпускам. В зависимости от того, когда создан документ, его надо хранить 75 или 50 лет.

Нужно отметить, что изменения относительно сроков хранения документов по личному составу, отраженные в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, затрагивают исключительно документацию, срок хранения которой раньше составлял 75 лет. Для документов краткосрочного хранения сроки не меняются. Внося поправки в закон, разработчики совершили недоработку, поэтому формально были увеличены сроки хранения для всех групп документов по личному составу. Но эта техническая оплошность будет устранена, для чего разрабатывается соответствующий законопроект.

Как хранить приказы на отпуск

Приказы на отпуск хранятся в папках согласно срокам хранения. Приказы на отпуск сортируют по году или по фамилиям работников. Папки прошиваются нитками, документы размещают в сухом месте, аккуратно упакованными в картонные коробки. Если организация является бюджетной, то может заключаться специальный договор с городским архивом, служащие которого будут отслеживать соблюдение правил хранения документации.

Если дело включает более 250 страниц формата А4, то папку разделяют на несколько томов и сортируют по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок проставляют порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа. Нужно помнить, что документы, которые являются основанием, чтобы выдать приказ, к приказам на отпуска не прикрепляются. Их хранят в другом месте.

Важно: когда истечет период хранения, документы можно уничтожить, составив специальный акт.

Таким образом, мы выяснили, что в 2017 году для различных видов приказов на отпуск действуют разные сроки хранения. Приказы об отпусках без содержания, об отпусках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, об отпусках по уходу за ребенком нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года и не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года. Приказы об ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках относятся к документам краткосрочного хранения. Они должны сохраняться в компании не менее пяти лет.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль