Инструкция по заполнению трудовой книжки

841
Обязательно ли сегодня применять инструкцию Минтруда по заполнению трудовой книжки? Да, ведь трудовая книжка – фактически документ строгой отчетности. Все действия с этим документом нужно делать, следуя инструкции по заполнению трудовой книжки. Нюансы ведения трудовых книжек в 2017 году разберем в материале статьи.

Законодательство о заполнении трудовых книжек 2017

На сегодняшний день основным документом, в котором последовательно отражаются сведения о трудовой деятельности гражданина РФ, является трудовая книжка. В этот документ работодатели вносят информацию о приеме, переводе или увольнении с работы, а также сведения о награждении работника. Бланк трудовой книжки унифицирован, имеет необходимые степени защиты.

Скачайте документы по теме:

Правила ведения и хранения трудовых книжек отражены в ст. 66 ТК РФ и постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.Подробное описание порядка заполнения бланков изложено в Инструкции по заполнению трудовых книжек Минтруда и социального развития РФ, утвержденной постановлением от 10.10.2003 № 69.

Правила оформления бланков трудовых книжек 2017

Все работодатели, за исключением физических лиц, не имеющих статуса ИП, обязаны вести на всех работников по основному месту работы трудовые книжки.

Постановление «О трудовых книжках», а также Инструкция по заполнению трудовых книжек регламентируют порядок учета, оформления трудовых бланков, внесения записей и изменений.

Как было отмечено выше, трудовая книжка – важный кадровый документ. Работодатель обязан назначить сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (п.45 постановления «О трудовых книжках»). Для этого:

следует предусмотреть в должностной инструкции или трудовом договоре назначаемого работника пункт о возложении таких обязанностей;
руководитель организации должен издать приказ, в котором назначить ответственного за ведение хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Как в должностной инструкции, так и в приказе можно предусмотреть обязанность выполнять все действия с трудовыми книжками согласно действующей инструкцией по заполнению трудовых книжек 2017:

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Оформление бланка трудовой книжки

Если принятый работник не имеет стажа и ранее нигде не работал, первичное заполнение трудовой книжки обязан сделать работодатель в течение недели после приема такого сотрудника на работу (п.8 постановления «О трудовых книжках»). Иными словами, именно первый работодатель оформляет работнику трудовую книжку. В этом случае сотруднику кадровой службы необходимо заполнить титульный лист нового бланка трудовой, внеся в него на основании представленных работником документов:

фамилию, имя и отчество – указываются полностью, без сокращений;
дату рождения – в формате число, месяц, год;
уровень образования (только по оригиналу документа об образовании (аттестат, диплом);
специальность или профессию.

Работник, в отношении которого оформляется бланк, своей подписью на титульном листе подтверждает правильность внесенных сведений. Ниже расписывается ответственный за ведение трудовых книжек и заверяет титульный лист печатью организации.

Справка

Внесение изменений в титульный лист трудовой книжки

В процессе трудовой деятельности сведения о работнике, внесенные в момент первичного оформления трудовой книжки на титульный лист могут измениться, например, уровень образования или фамилия. Внести соответствующие изменения – обязанность работодателя. Как это сделать согласно инструкции по заполнению трудовых книжек 2017?

В случае изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения, сотрудник кадровой службы должен зачеркнуть одной чертой старый вариант, рядом или сверху от руки написать верный. На внутренней стороне обложки (слева от титульного листа) указать реквизиты документа, на основании которого вносится изменение, поставить дату внесения исправления, свою подпись и печать организации.

При изменении уровня образования или специальности работника новые данные вносятся в эту же строку или рядом, через запятую. Старые сведения при этом не зачеркивают.

Заполнение по инструкции сведений о работе 

Действующая инструкция по ведению трудовой книжки также четко регламентирует порядок заполнения сведений о работе, включая прием, перевод и увольнение работника

Порядок внесения записи о приеме на работу

Все сведения о работе, то есть приеме, переводе, увольнении, вносят в соответствующий раздел бланка трудовой книжки.

При приеме на работу сначала вносят данные об организации: в третьей графе указывают полное наименование. Затем, строкой ниже, проставляют порядковый номер записи, в соседней колонке – дату приема на работу, в 3й графе указывают сведения о том, в какое структурное подразделение и на какую должность принят работник (согласно приказу). Реквизиты приказа о приеме вносят в графу 4.

По желанию работника, по основному месту работы может быть внесена запись о работе по совместительству. Сведения об этом вносятся следующей записью после записи о приеме на работу, с указанием даты начала работы совместителем, конкретной должности и реквизитов документа, на основании которого производится запись в трудовую:

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя

Также в раздел «Сведения о работе» необходимо вносить сведения о присвоенных работнику разрядах, профессии или квалификации.

Что делать, если происходит переименование организации? В этом случае инструкция Минтруда по заполнению трудовой книжки предписывает в 3й графе внести запись, что «с чч.мм.гггг организация «Имя» переименована в «Имя2», а в графе 4 указать реквизиты приказа о переименовании.

Справка

Внесение записи о переводе

Любое кадровое перемещение работника должно быть отражено в трудовой книжке согласно инструкции по ведению. Дата перевода, наименование структурного подразделения и новая должность, а также реквизиты приказа о переводе вносятся в соответствующие графы раздела сведений о работе за необходимым порядковым номером.

Внесение записи об увольнении

Инструкция по заполнению трудовой книжки предписывает особый порядок внесения записи об увольнении:

  1. В 1-й графе проставляется порядковый номер записи.
  2. Во 2-й – указывается дата увольнения (последний день работы).
  3. В 3-й – вносится основание расторжения трудового договора с указанием соответствующего пункта ТК РФ, при этом формулировка должна также соответствовать статье и пункту Кодекса.
  4. В 4-й графе указываются данные приказа или распоряжения об увольнении (дата, номер).
  5. Строкой ниже записи об увольнении вносится наименование должности лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кто внес запись), проставляется его подпись и расшифровка.
  6. Каждая запись об увольнении должна быть заверена печатью организации.
  7. Работник обязан поставить свою подпись под записью об увольнении.

Образец записи об увольнении сотрудника по собственному желанию:

Увольнение по собственному желанию: статья 77 пункт 3 часть 1

Правила исправлений записей в трудовой книжке

Как быть кадровику, если по случайности или в результате не знания правил и инструкции по заполнению трудовых книжек 2017 при внесении сведений о работе была допущена ошибка?

Порядок внесения исправлений в этот раздел трудовой книжки также регламентирован. Недопустимо какое-либо зачеркивание неверных записей. Исправление вносится следующим образом:

После последней записи ставится новый порядковый номер, дата внесения исправления.
В 3й графе производится запись о том, что запись №… недействительна.
Строкой ниже (но под этим же порядковым номером) вносится правильная запись со ссылкой на необходимый документ.

Если неточность или ошибка были допущены предыдущим работодателем, внести исправление можно и по месту последней работы на основании справок, копий приказов и других документов.

Справка

 Порядок оформления вкладыша и дубликата трудовой книжки

В бланке трудовой книжке предусмотрено 10 разворотов для внесения сведений о работе. Когда места для новой записи не остается, работодатель, согласно инструкции по заполнению, обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. Заполняется он также, как и основной бланк. При этом на самой трудовой книжке при заполнении вкладыша следует проставить штамп «выдан вкладыш», указать его серию и номер.

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем в случае утери или порчи оригинала. Все записи вносятся также как и в основной бланк. При этом перед первой записью в разделе «Сведения о работе», работодатель обязан на основании представленных справок и других документов указать общий и непрерывный трудовой стаж – в полных месяцах и годах. Далее, известные и подтвержденные периоды работы записываются в хронологическом порядке с заполнением всех граф:

Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ








      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      ×
      Скачивание доступно после регистрации


      Зарегистрируйтесь бесплатно
      и скачивайте любые документы.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль