Инструкция по заполнению трудовой книжки-2017

3610
Обязательно ли сегодня применять инструкцию Минтруда по заполнению трудовой книжки? Да, ведь трудовая книжка – фактически документ строгой отчетности. Все действия с этим документом нужно делать, следуя инструкции по заполнению трудовой книжки. Нюансы ведения трудовых книжек в 2017 году разберем в материале статьи.

Законодательство о заполнении трудовых книжек 2017

На сегодняшний день основным документом, в котором последовательно отражаются сведения о трудовой деятельности гражданина РФ, является трудовая книжка. Этот статус документа был установлен Постановлением Совета министров СССР в 1973 году. В трудовую книжку работодатели вносят информацию о приеме, переводе или увольнении с работы, а также сведения о награждении работника.

Скачайте документы по теме:

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность

Сегодня при оформлении работнику выдается трудовая книжка, образец которой был утвержден в 2003 году. Он оформлен с учетом произошедших политических изменений — герб СССР на ней заменен гербом России. Новый бланк имеет повышенную степень степень защиты от фальсификаций:

  • листы, в количестве 44, скреплены специальным швом;
  • для изготовления используется специальная бумага с водяными знаками;
  • в ультрафиолетовом свете на листах проявляется надпись «Трудовая книжка».

Первую свою трудовую книжку гражданин получает при приеме на работу впервые. Работодатель в этом случае обязан заполнить унифицированный бланк этого документа, приобретаемый только у сертифицированных поставщиков. В соответствии с положениями ст. 66 ТК РФ, оформить новичку трудовую книжку на предприятии должны после того, как он отработает не более пяти дней. При первичном заполнении вносятся записи в титульный лист документа и в разделе «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу на данное предприятие.

Обратите внимание! Сегодня на руках у работников находятся трудовые книжки образца 1938, 1973 и 2003 годов. Каждый из вариантов действителен и не требует замены.

Предполагается, что трудовая книжка выдается работнику единожды и дополняется вкладышами по мере заполнения. Но, если документ испорчен или утерян, гражданин может получить его дубликат.

Трудовая книжка входит в перечень документов, который закон предписывает предъявлять при поступлении на основную работу. При этом все остальные документы, которые работник должен предъявить, затем возвращаются владельцу, а трудовая книжка остается на ответственном хранении у работодателя. В нее вносятся сведения о перемещениях по должности, внутренних переводах, полученных поощрениях. На руки документ выдается владельцу только в день увольнения.

Постепенно трудовая книжка теряет свое значение. Это объясняется тем, что при расчете пособий по больничным листам и для назначения пенсии уже используется страховой стаж. Сведения об этом стаже содержатся в базах данных Фонда социального страхования и Пенсионного фонда РФ. Стаж трудовой деятельности, кроме того, может быть подтвержден копиями приказов работодателей о приеме на работу и увольнении.

С переходом на цифровую экономику и электронный документооборот трудовые книжки на бумажных носителях, скорее всего, будут отменены. Но в любом случае, даже когда решение об этом будет принято на уровне закона, этот документ будет иметь хождение в бумажном виде в течение какого-то переходного периода. Поэтому заполнять их необходимо с теми правилами, которые были установлены ранее.

Правила ведения и хранения трудовых книжек отражены в ст. 66 ТК РФ и постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.Подробное описание порядка заполнения бланков изложено в Инструкции по заполнению трудовых книжек Минтруда и социального развития РФ, утвержденной постановлением от 10.10.2003 № 69.

Правила оформления бланков трудовых книжек 2017

Все работодатели, за исключением физических лиц, не имеющих статуса ИП, обязаны вести на всех работников по основному месту работы трудовые книжки.

Постановление «О трудовых книжках», а также Инструкция по заполнению трудовых книжек регламентируют порядок учета, оформления бланков трудовых книжек, внесения записей и изменений.

Справка

Основные правила оформления, изложенные в Инструкции по заполнению трудовой книжки:

  1. Все записи в трудовую книжку вносятся перьевыми, гелиевыми или роликовыми авторучками, заправленными чернилами черного, синего или фиолетового цветов;
  2. При заполнении используются только арабские цифры;
  3. Даты пишутся в формате: ДД.ММ.ГГГГ, например: 27.10.2017;
  4. Записи вносятся на русском языке, который в РФ является государственным;
  5. Сокращения не используются, все слова пишутся полностью, в том числе, наименование должностей и званий;
  6. Записи вносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих приказов и распоряжений с использованием тех же самых формулировок;
  7. Запись в трудовую книжку вносится не позднее семи дней с того дня, когда произошло событие, за исключением записи о приеме, которая вносится не позже, чем через пять дней, и записи об увольнении которая вносится в день увольнения;
  8. Нумерация записей в разделах сквозная, с использованием арабских цифр. Порядковый номер не проставляется в случае, когда:

         - вносится запись о переименовании работодателя;

         - вносится запись об общем трудовом стаже работника при заполнении дубликата трудовой книжки;

         - вносится заголовок в раздел «Сведения о работе».

При приеме на работу трудовая книжка нового сотрудника обязательно проверяется на подлинность, а также сверяются данные, указанные на титульном листе, с теми, которые указаны в паспорте. На титульном листе обязательно должна быть проставлена печать той организации, которая оформляла трудовую книжку работнику. Отсутствие печати автоматически делает документ недействительным. В случае, когда трудовой книжки у работника нет или в предъявленном документе выявлены нарушения, работодатель вправе завести новую трудовую книжку.

Обратите внимание! Если в трудовой книжке работника отсутствует отметка об увольнении с предыдущего места работы, трудоустройство гражданина невозможно, поскольку нет подтверждения того, что трудовые отношения с прежним работодателем завершены.

Записи о наложенных на работника административных или дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Но при этом следует вносить те записи, которыми устанавливается трудовой стаж или не включаются в него определенные временные промежутки, как, например, период прогула по вине работника.

Как было отмечено выше, трудовая книжка – важный кадровый документ. Работодатель обязан назначить сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (п.45 постановления «О трудовых книжках»). Для этого:

следует предусмотреть в должностной инструкции или трудовом договоре назначаемого работника пункт о возложении таких обязанностей;

руководитель организации должен издать приказ, в котором назначить ответственного за ведение хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Как в должностной инструкции, так и в приказе можно предусмотреть обязанность выполнять все действия с трудовыми книжками согласно действующей инструкцией по заполнению трудовых книжек 2017:

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Оформление бланка трудовой книжки

Если принятый работник не имеет стажа и ранее нигде не работал, первичное заполнение трудовой книжки обязан сделать работодатель в течение недели после приема такого сотрудника на работу (п.8 постановления «О трудовых книжках»). Иными словами, именно первый работодатель оформляет работнику трудовую книжку. В этом случае сотруднику кадровой службы необходимо заполнить титульный лист нового бланка трудовой, внеся в него на основании представленных работником документов:

фамилию, имя и отчество – указываются полностью, без сокращений;
дату рождения – в формате число, месяц, год;
уровень образования (только по оригиналу документа об образовании (аттестат, диплом);
специальность или профессию.

Работник, в отношении которого оформляется бланк, своей подписью на титульном листе подтверждает правильность внесенных сведений. Ниже расписывается ответственный за ведение трудовых книжек и заверяет титульный лист печатью организации.

Справка

Внесение изменений в титульный лист трудовой книжки

В процессе трудовой деятельности сведения о работнике, внесенные в момент первичного оформления трудовой книжки на титульный лист могут измениться, например, уровень образования или фамилия. Внести соответствующие изменения – обязанность работодателя. Как это сделать согласно инструкции по заполнению трудовых книжек 2017?

В случае изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения, сотрудник кадровой службы должен зачеркнуть одной чертой старый вариант, рядом или сверху от руки написать верный. На внутренней стороне обложки (слева от титульного листа) нужно указать реквизиты документа, на основании которого вносится изменение, поставить дату внесения исправления, свою подпись и печать организации.

При изменении уровня образования или специальности работника новые данные вносятся в эту же строку или рядом, через запятую. Старые сведения при этом не зачеркивают.

Следует отметить, то при внесении записей об образовании, следует строго придерживаться тех рекомендаций, которые изложены в Инструкции. Но, согласно ей, основанием, для внесения таких записей, являются заверенные в установленном порядке документы об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства и пр. Поэтому в трудовой книжке должны использоваться именно те формулировки, которые содержат документы об образовании.

Эти формулировки, используемые в подтверждающих уровень образования документах, будут различаться, поскольку выдавались эти документы в разные периоды времени в которые, соответственно, применялись разные законодательные нормы. Так, например, дипломы о высшем образовании, полученные выпускниками вузов до сентября 2013 года, уровни образования не прописывались, указывалось только, какая степень (бакалавра или магистра) или квалификация присуждена, ее наименование и направление (специальность) по которой прошел обучение человек. В тех дипломах, которые выдаются после 2013 года уровни образования четко указаны, поэтому проблем с переносом формулировки, указанной в дипломе, в трудовую книжку уже не возникнет.

Заполнение по инструкции сведений о работе 

Действующая инструкция по ведению трудовой книжки также четко регламентирует порядок заполнения сведений о работе, включая прием, перевод и увольнение работника.

Порядок внесения записи о приеме на работу

Все сведения о работе, то есть приеме, переводе, увольнении, вносят в соответствующий раздел бланка трудовой книжки.

Раздел представляет собой таблицу с четырьмя графами:

  1. Порядковый номер записи;
  2. Дата внесения записи;
  3. Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации;
  4. Наименование и реквизиты документа, но основании которого внесена запись.

При приеме на работу сначала вносят данные об организации: в третьей графе указывают полное наименование. Затем, строкой ниже, проставляют порядковый номер записи, в соседней колонке – дату приема на работу, в 3й графе указывают сведения о том, в какое структурное подразделение и на какую должность принят работник (согласно приказу). Реквизиты приказа о приеме вносят в графу 4.

По желанию работника, по основному месту работы может быть внесена запись о работе по совместительству. Сведения об этом вносятся следующей записью после записи о приеме на работу, с указанием даты начала работы совместителем, конкретной должности и реквизитов документа, на основании которого производится запись в трудовую:

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу внешнего совместителя

Также в раздел «Сведения о работе» необходимо вносить сведения о присвоенных работнику разрядах, профессии или квалификации.

Что делать, если происходит переименование организации? В этом случае инструкция Минтруда по заполнению трудовой книжки предписывает в 3й графе внести запись, что «с чч.мм.гггг организация «Имя» переименована в «Имя2», а в графе 4 указать реквизиты приказа о переименовании.

Справка

Внесение записи о переводе

Любое кадровое перемещение работника должно быть отражено в трудовой книжке согласно инструкции по ведению. Дата перевода, наименование структурного подразделения и новая должность, а также реквизиты приказа о переводе вносятся в соответствующие графы раздела сведений о работе за необходимым порядковым номером.

Внесение записи об увольнении

Инструкция по заполнению трудовой книжки предписывает особый порядок внесения записи об увольнении:

  1. В 1-й графе проставляется порядковый номер записи.
  2. Во 2-й – указывается дата увольнения (последний день работы).
  3. В 3-й – вносится основание расторжения трудового договора с указанием соответствующего пункта ТК РФ, при этом формулировка должна также соответствовать статье и пункту Кодекса.
  4. В 4-й графе указываются данные приказа или распоряжения об увольнении (дата, номер).
  5. Строкой ниже записи об увольнении вносится наименование должности лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кто внес запись), проставляется его подпись и расшифровка.
  6. Каждая запись об увольнении должна быть заверена печатью организации.
  7. Работник обязан поставить свою подпись под записью об увольнении.

Образец записи об увольнении сотрудника по собственному желанию:

Увольнение по собственному желанию: статья 77 пункт 3 часть 1

Заполнение по инструкции сведений о награждениях

Действующей инструкцией по ведению трудовой книжки также четко регламентирует порядок заполнения сведений о полученных работником награждениях.

Порядок внесения записей награждениях в трудовую книжку

Все сведения о награждениях вносят в соответствующий раздел бланка трудовой книжки.

Раздел также представляет собой таблицу с четырьмя графами:

  1. Порядковый номер записи;
  2. Дата внесения записи;
  3. Тип награды, когда, кем и за что именно награжден работник;
  4. Наименование и реквизиты документа, но основании которого внесена запись.

Справка

В соответствии с Инструкцией, в трудовую книжку вносится информация о следующих видах поощрений:

  • государственных наградах и присвоенных почетных званиях государственного уровня;

  • награды, полученные от работодателя, в том числе: почетные грамоты, нагрудные знаки и значки, дипломы;

  • других видах поощрений, предусмотренных законами РФ и локальными нормативными актами работодателя.

Обратите внимание! Премии и иные стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, действующей на предприятии, в разделе «Сведения о награждениях» не отражаются.

Когда речь идет о наградах, полученных от работодателя, документом, на основании которого вносится запись в трудовую книжку, является соответствующий приказ. В том случае, когда награждение работника производит сторонняя или вышестоящая организация, документом-основанием является приказ (распоряжение, указ), изданный в награждающей организации. В некоторых случаях документы о награждении могут поступить без такого приказа, поэтому сотруднику кадровой службы, ответственному за ведение трудовых книжек, нужно будет послать соответствующий запрос в награждающую организацию.

Обратите внимание! Если уже уволившийся работник выразит желание внести в свою трудовую книжку записи о награждении, он самостоятельно должен будет делать запросы в в те организации, от имени которых он был награжден.

Практика, когда информация о примененных к работнику мерах поощрения (объявление благодарности, награждение почетной грамотой и пр.) не вносится в трудовую книжку, довольно распространенное явление. Это считается нарушением не только установленных правил ведения этого документа, но и нарушением законодательства. Работник имеет право потребовать, чтобы сведения о награждениях и поощрениях, полученных им в период трудовой деятельности на данном предприятии, были внесены в соответствующий раздел трудовой книжки в полном объеме.

Другой распространенной ошибкой является внесение в раздел «Сведения о награждении» информации о работе. Обычно такая ошибка объясняется просто невнимательностью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не заметившего, что предыдущий раздел «Сведения о работе» уже полностью заполнен.

Правила исправлений записей в трудовой книжке

Как быть кадровику, если по случайности или в результате не знания правил и инструкции по заполнению трудовых книжек 2017 при внесении записей была допущена ошибка?

Довольно часто возникает необходимость внесения исправлений в записи, сделанные на титульном листе. Например, это нужно будет сделать при смене фамилии работницы, которая вышла замуж или, наоборот, расторгла брак и вернула себе девичью фамилию.

Этот случай также предусмотрен Инструкцией по заполнению трудовой книжки. Согласно этому документу, устаревшие данные необходимо аккуратно перечеркнуть одной ровной горизонтальной чертой и над ними сделать новую запись. Конечно, все правки на титульном листе должны вносится только на основании соответствующих документов. К таким документам относятся:

  • паспорт;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Когда изменения вносятся в титульный лист, на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается наименование и реквизиты документа-основания. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

В некоторых случаях ошибку, допущенную при заполнении титульного листа трудовой книжки, может заметить уже новый работодатель. Так, если неправильно указаны имя или дата рождения владельца документа, Инструкцией предписывается направить гражданина к прежнему работодателю с тем, чтобы именно он внес необходимые исправления и устранил допущенные неточности.

Порядок внесения исправлений в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» также регламентирован Инструкцией по заполнению трудовой книжки. Недопустимо какое-либо зачеркивание неверных записей. Исправление вносится следующим образом:

После последней записи ставится новый порядковый номер, дата внесения исправления.

В 3й графе производится запись о том, что запись №… недействительна.

Строкой ниже (но под этим же порядковым номером) вносится правильная запись со ссылкой на необходимый документ.

Если неточность или ошибка были допущены предыдущим работодателем, внести исправление можно и по месту последней работы на основании справок, копий приказов и других документов.

Справка

 Порядок оформления вкладыша и дубликата трудовой книжки

В бланке трудовой книжке предусмотрено 10 разворотов для внесения сведений о работе. Когда места для новой записи не остается, работодатель, согласно инструкции по заполнению, обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. Заполняется он также, как и основной бланк. При этом на самой трудовой книжке при заполнении вкладыша следует проставить штамп «выдан вкладыш», указать его серию и номер.

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем в случае утери или порчи оригинала. Все записи вносятся также как и в основной бланк. При этом перед первой записью в разделе «Сведения о работе», работодатель обязан на основании представленных справок и других документов указать общий и непрерывный трудовой стаж – в полных месяцах и годах. Далее, известные и подтвержденные периоды работы записываются в хронологическом порядке с заполнением всех граф:

Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного