Оформляем титульный лист трудовой книжки: как избежать ошибок

6701
При заполнении документов устраивающихся на работу сотрудников часто допускается много ошибок. Любые неточности в трудовой книжке могут вызвать массу неприятностей. О том, как правильно оформлять титульный лист трудовой книжки, расскажем в материале статьи.

Как правильно оформить титульный лист трудовой книжки

Если человек впервые трудоустраивается, заполнять трудовую книжку следует в его присутствии в течение семи дней, отчет которых начинается с первого рабочего дня. В этом случае заполнение титульного листа трудовой книжки начинается с внесения фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности. Есть некоторые особенности в заполнении этих граф.  

Справка. Все записи в трудовые книжки вносятся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением Правительством РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Фамилия, имя, отчество всегда вносят полностью без каких-либо сокращений или замены инициалами. Делать это нужно на основании документа, удостоверяющего личность, – паспорта. Оформляем титульный лист трудовой книжки, при этом проверяем, чтобы сведения с точностью до буквы соответствовали тем, что представлены в документах. Следует обратить на близкие по звучанию и написанию слова: «Наталия» и «Наталья», «Семикова» и «Сёмикова».

Дата рождения также указывается на основании паспорта. Образец предусматривает, что дата записывается полностью: число, месяц, год рождения.  Нередко кадровики делают вывод о необходимости указания месяца прописью. На самом деле это в корне неверно. Формат во всех разделах ТД определен пунктом 1.1 Инструкции: даты вносятся арабскими цифрами. При этом число и месяц нужно писать двузначными цифрами, а год – четырехзначными.

Сведения об образовании, профессии вносятся на основании аттестата или диплома.

Запись предполагает указание уровня образования: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное. Если же работник имеет общее образование, графа «Профессия, специальность» остается незаполненной.

Скачайте документы по теме:

После внесения вышеперечисленных данных оформляем титульный лист трудовой книжки дальше. Указываем дату заполнения трудовой книжки. После этого работник заверяет правильность сведений своей подписью, только затем титульный лист заверяется подписью уполномоченного лица, печатью организации или кадровой службы.

Внимание! Записи должны производиться аккуратно световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером (в том числе шариковой) без сокращений. Нельзя использовать чернила, которые быстро выцветают, при этом следует воздержаться от применения светлых паст.

В связи с появлением программ магистратуры и бакалавриата стал возникать вопрос о том, нужно ли это отражать в ТД. По мнению экспертов, такой необходимости нет, так как эти квалификации отнесены законом к одному уровню образования – высшему профессиональному. При оформлении титульного листа трудовой книжки можно провести аналогию с послевузовским образованием, после которого присваивается ученая степень: кандидат наук, доктор наук. Но нужно помнить, что в Инструкции не содержится требований об указании квалификации работника.

Справка

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

  1. кадровики не заполняют графу «Образование» и «Профессия, специальность», несмотря на наличии подтверждающих документов;
  2. не указывают дату заполнения документа;
  3. не просят сотрудника поставить свою роспись;
  4. не дают трудовую книжку на подпись уполномоченному лицу;
  5. не ставят печать;
  6. используют неподходящие ручки, которые выцветают;
  7. делают ошибки в датах, именах, фамилиях, отчествах.

Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения – 2017 года

Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения – 2017 года

Образец правильно заполненной трудовой книжки можно скачать здесь.

Если придерживаться инструкции по поводу того, как оформляем титульный лист трудовой книжки, то удастся избежать ошибок. Когда отмечаются неточности по вине кадровой службы, требуется вносить изменения, придерживаясь действующих правил.

Исправление ошибок и внесение изменений при заполнении титульного листа трудовой книжки

Смена имени или фамилии

На практике бывает множество ситуаций, когда нужно внести коррективы в ТД. Если сотрудница вышла замуж или изменила фамилию в связи с разводом, запись корректируется на основании соответствующих документов, в роли которых могут выступать: свидетельства об изменении фамилии или заключении брака, паспорт, прочие документы. Прежняя информация зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается актуальная.

Ссылки на документы, обосновывающие произошедшие изменения, с указанием номера и даты делаются на внутренней части обложки трудовой книжки. Коррективы всегда заверяют подписью работодателя  и печатью организации. Так как мы оформляем титульный лист трудовой книжки правильно, при последующих изменениях в фамилии, имени нужно выполнить аналогичную процедуру. Как правило, редко возникает необходимость по многу раз переписывать имя или фамилию, но все же такие ситуации имеют место на практике.

Справка

Распространенные ошибки при внесении изменений:

  1. отсутствует ссылка на документ;
  2. нет подписи ответственного лица;
  3. не проставлена печать.

Образец титульного листа дубликата трудовой книжки – 2017

Изменение уровня образования

В некоторых случаях работники продолжают обучение и в период работы, поэтому у них может смениться уровень образования. Например, если у сотрудника было среднее специальное, а он окончил высшее, необходимо дополнить записи. Оформляем титульный лист трудовой книжки без зачеркивания записей, при этом ссылки на документы не нужны.

Если сотрудник получил второе высшее того же уровня, никакие отметки ставить не нужно. Когда специалист сменил профессию, запись в трудовой нужно лишь дополнить.

Скачать образец можно здесь.

Исправление обнаруженных ошибок

Инспекторы отдела кадров нередко допускают ошибки, неправильно заполняя личную информацию работника.

Если ошибка замечается сразу, бланк подлежит уничтожению. Необходимо составить акт, а трудовую начать на новом бланке. Так как форма акта законодательно не утверждена, его можно составлять на усмотрении кадровика. Именно так оформляем титульный лист трудовой книжки с исправлением ошибок, а не иначе.

Справка

Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения – 2017 по закону

Рассматривая различные ситуации, можно заметить, что кадровики часто путают термины «квалификация» и «специальность», поэтому вместо записи о специальности вносят информацию о квалификации. Согласно подпункту 4 пункта 2.1 Инструкции необходимо указывать профессию и/или специальность работника. С учетом этого оформляем титульный лист трудовой книжки.

Если ошибка уже допущена, можно не вносить исправления, так как при оформлении пенсии не должно возникнуть проблем. Но чтобы избежать проблем при проверках, корректировку лучше произвести, ведь трудовая инспекция особенно внимательно относится к правильности заполнения всех документов. Кроме того нежелательно вносить должность работника, на которую он принят, если профессия не соответствует этому.

Опираясь на 4 и 5 часть статьи 10 Федерального закона № 273-ФЗ, работник должен подтверждать образование следующими документами:

Образование

Документ

Запись в трудовой

Основное общее (9 классов школы)

Аттестат

Основное общее

Среднее общее (11 классов школы)

Аттестат

Среднее общее

Среднее профессиональное

Диплом

Среднее профессиональное

Бакалавриат (высшее образование)

Диплом

Высшее

Магистр, специалист (высшее)

Диплом

Высшее

Подготовка кадров высшей квалификации (высшее)

Диплом

Высшее

Как оформляем титульный лист трудовой книжки разобрались, но непонятным остается тот вопрос, кто должен покупать трудовые книжки или вкладыши к ним. На фоне этого нередко возникают разногласия. Работодатель может приобретать бланки ТД только по договору с распространителями (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Принимать бланк, приобретенный работником, запрещено. Это не относится к ранее заполненным книжкам, которые сотрудник забрал с предыдущего места работы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ








      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      ×
      Скачивание доступно после регистрации


      Зарегистрируйтесь бесплатно
      и скачивайте любые документы.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль