Как составить график работы

3971
Для многих работников график работы – очень важный нюанс. Важен он и для работодателя. Как не ошибиться при его составлении – в нашем материале.

По сменам работает множество сотрудников. Особенно этот режим актуален на предприятиях с круглосуточной работой или там, где продолжительность рабочего дня значительно длиннее нормальной продолжительности дневной работы одного сотрудника – предприятия транспорта, круглосуточной торговли, непрерывная поддержка клиентов, различные службы – спасение, медицинская помощь и так далее.

Для четкого выполнения функциональных обязанностей, для контроля дисциплины, для учета рабочего времени и для понимания работниками, когда у них рабочие часы – применяют такой документ, как график смен или график работы.

Согласно ст. 103 ТК РФ группы работников, выполняющих функциональные обязанности в течение установленной продолжительности рабочего времени, делает это на основании графиков.

Скачайте документы по теме:

Специальный порядок для утверждения и для ознакомления работников предусмотрен только для графика сменности (ст. 103 ТК РФ). На другие режимы, например, предоставление выходных по скользящему графику, данные требования не распространяются.

Форма графика работы

Скажем сразу – какой-либо утвержденной формы, унифицированной, найти не удастся. Она не утверждена на уровне законодательства. Поэтому, в какой форме, с использованием каких таблиц составить такой график – полностью решает работодатель самостоятельно.

Удобнее составлять его с помощью программы Excel. Данная программа и возможности форматирования графика позволят контролировать процесс. Вести учет рабочего времени сотрудников по каждому месяцу становится удобнее. В течение нескольких минут кадровик имеет возможность сформировать отчет по любому заданному месяцу и году.

Функциональные возможности графика работы в excel позволяют не подсчитывать, с какого дня недели начнется месяц. Все, что нужно – это задать нужный год и месяц. Выходные дни (субботы и воскресенья) выделены цветом. Это позволяет без труда ориентироваться в днях недели. Такой формат учета выхода на работу удобен и практичен. Не требует особых затрат на специализированное программное обеспечение и существенно облегчает труд специалиста, которому поручено работать с графиками.

Более подробно о графике в excel, а также образцы и примеры здесь.

Справка

Кто составляет график работы

Законом не определено, что составить график работы сотрудников должен определенный работник. Этот функционал может быть возложен на сотрудника кадровой службы, либо на руководителя подразделения (отдела, управления, департамента и так далее). Данный сотрудник сводит воедино всю информацию по продолжительности смен и порядку выхода на работу сотрудников, готовя таким образом проект.

Однако утверждается график только руководителем организации.

Как утверждается график работы

Итак, утверждается график руководителем юридического лица, либо филиала юридического лица. В ТК РФ мы не найдем процедуру утверждения, поэтому следовать здесь нужно по аналогии утверждения иных локальных нормативных актов. Если в самом документе – графике – предусмотрен гриф для утверждения, то отдельного приказа составлять не требуется. Если такого грифа нет, то возможно и утверждение графиков путем оформления отдельного приказа по организации (филиалу).

После утверждения (подписания руководителем) график вступает в силу и становится обязательным для исполнения сотрудниками.

Обратите внимание, что при сменном режиме работы (так этого требует ч. 3 ст. 103 ТК РФ) графики утверждаются с учетом мотивированного мнения представительного органа работников, если такая создана (как правило, это первичная профсоюзная организация).

Так как законодательство требует ознакомить сотрудников с графиком заблаговременно, то и утверждать его надо заранее, до начала периода, на который он составлен.

Когда утверждать график работы

Необходимость в составлении графиков возникает при суммированном учете рабочего времени. Учитывать таким образом можно разные периоды. Поэтому и графики составляются на период, соответствующий учету.

Если учитывается работа за год, то и необходимо составить сразу график смен на год. При учете работы за месяц – составляются графики смен на месяц.

Если в компании введен сменный режим работы, то согласно ч. 4 ст. 103 ТК РФ графики должны быть доведены до сотрудников не позднее чем за один месяц до начала учетного периода. Для графиков работы (не при сменном режиме) такое требование не установлено.

Обратите внимание - ознакомить работников необходимо с уже утвержденным графиком, а не его проектом. То есть подписи работников в подтверждение ознакомления ставятся после того, как свою подпись поставил руководитель (утвердил график).

Например, график сменной работы на сентябрь 2017 года нужно было утвердить с таким расчетом, чтобы успеть ознакомить с ним работников до 31 июля 2017 года включительно, а график работы на IV квартал 2017 года – до 31 августа 2017 года.

Как составить график работы

Есть некоторые отличия между графиком работы и графиком смен. Хотя зачастую эти понятия употребляют как идентичные. В графике работы, как минимум, должны присутствовать графы с Ф.И.О. работника (иногда и его должностью) и таблица дней в учетном периоде с отметками о рабочих днях и выходных.

График смен может быть более сложен, так как может отражать время начала и окончания работы, число смен за сутки, чередование рабочих и выходных дней. Устанавливая продолжительность работы в смену, необходимо помнить про ограничения – согласно ст. 94 ТК РФ ежедневная работа ограничена для некоторых категорий – работники вредных и опасных производств, несовершеннолетние, инвалиды.

Обратите внимание! Запрещается работать в течение двух смен подряд (этот запрет установлен ст. 103 ТК РФ).

Наиболее распространенными являются графики «сутки работы через три дня отдыха», «два рабочих дня через два выходных» (здесь надо составить график работы 2/2).

Разумеется, желательно учитывать пожелания работников, их согласованность между собой. Однако требований таких законодательство не содержит.

Таким образом, ответ на вопрос «как правильно составить график работы» будет звучать так: учитывая в первую очередь требования нормативных актов, затем требования по процедуре согласования и утверждения, затем пожелания работников.

Справка

Как ознакомить сотрудников с графиком работы

Требований к процедуре ознакомления работников с графиком работы законодательство не содержит. Действуем по аналогии с графиком сменности. Традиционно подтверждением ознакомления является личная подпись сотрудника. Таким образом, важно, чтобы эта подпись была у работодателя в подтверждение выполнения требования закона. Будут ли это подписи непосредственно на самом графике в специально отведенной для этого графе, либо это будет отдельный лист ознакомления, либо иной способ, удобный работодателю – не имеет значения. Здесь важна фиксация факта ознакомления и удобство работодателя. Возможно также обеспечить сотрудников копиями графиков.

Образцы и примеры

График сменности образец excel можно найти в справочно-правовых системах. Скачать примеры и образцы различных графиков можно здесь.

График сменности

Про особенности графиков (например, график работы при вахтовом методе) можно прочитать здесь.

Переход на сменный график

С трудностями могут столкнуться те компании, которые решили ввести у себя сменный режим работы. Для этого придется предпринять ряд обязательных шагов:

  • издать приказ о введении сменного режима работы;
  • внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомить каждого сотрудника об изменении существенных условий работы не менее чем за два месяца;
  • оформить с согласившимися сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • разобраться с несогласными (перевести их на другие вакансии или уволить);
  • составить графики сменности и ознакомить с ними работников в установленные сроки.

Подробнее про переход на сменный режим и график смены (образец) читайте здесь.

Про скользящий график можно прочитать здесь.

Справка

Как внести изменения в график

Работодатель не вправе менять график сменности по собственной инициативе, поскольку он определяет режим работы каждого работника. Следовательно, изменения в график можно внести исключительно с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). В случае изменения графика сменности в одностороннем порядке, необходимо придерживаться процедуры, регламентированной ст. 74 Трудового кодекса РФ (с обязательным уведомлением сотрудника не менее чем за два месяца о предстоящем изменении организационных или технологических условий труда).

Образцы приказов об утверждении графика, примеры листов согласования и ознакомления – в нашем материале.

Примеры графиков сменности, а также вопросы про праздничные дни при сменной работе – здесь.

Лист ознакомления сотрудников с графиком сменности

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного