text
Сегодня: подписка на 6 месяцев - за 8648 руб. | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

График отпусков на 2018 год

  • 11 ноября 2017
  • 32289

При составлении графика отпусков нужно учитывать и пожелания работников, и потребности предприятия. Расскажем, как составить и утвердить график отпусков на 2018 год, какую форму использовать и где найти правильно заполненный образец документа.

Когда составляется график отпусков

По мере приближения нового календарного года у работодателей, помимо основной массы дел, появляется еще одна обязанность — составление графика отпусков. Законодателем установлен крайний срок ежегодного утверждения документа. Согласно ст.123 Трудового кодекса РФ, утверждение графика отпусков на 2018 год должно состояться не позже чем за две недели до его наступления. Получается, что к 17 декабря 2017 года документ нужно составить, согласовать и утвердить в установленном порядке.

Важно: если 17 декабря приходится на выходной день (в большинстве организаций это суббота или воскресенье), утвердить график придется на один-два дня раньше. В зависимости от режима работы предприятия датой утверждения будет 15 или 16 декабря. Именно такая ситуация складывается в 2017 году, 17 декабря приходится на воскресенье. Поэтому утвердить график отпусков следует 15 декабря 2017 года.

Начать работу над проектом документа лучше заранее — в ноябре или октябре, особенно если речь идет о крупной организации, в которой трудится много людей. Основная сложность, с которой сталкиваются кадровики при составлении графика отпусков-2018, заключается в необходимости согласования производственных нужд с потребностями и желаниями отдельных сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Многие хотят уйти в отпуск летом (что вполне объяснимо), но одновременное отсутствие на рабочих местах большого количества компетентных специалистов невыгодно компании. Следовательно, составить график отпусков на 2017 год таким образом, чтобы удовлетворить и работодателя, и всех сотрудников, поможет лишь активный поиск компромиссных решений.

Зачем нужен график отпусков на 2018 год

Право на отдых имеют как руководители, так и рядовые сотрудники. График отпусков помогает планировать производственную деятельность на будущий год с учетом периодов отсутствия на работе того или иного специалиста. Он обязателен для исполнения работниками и работодателем (ст.123 ТК РФ).

Планировать отпуска удобнее умной таблицей, которая решит за вас часть рутинных задач.

Она посчитает окончание отпуска с учетом праздников, сама заполнит унифицированную форму, а также напомнит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска.

В прошлом году мы предложили читателям использовать умную таблицу, которая упрощает работу с отпусками. Для отпускного сезона – 2018 мы ее обновили и добавили новые функции. Перед тем как начать подготовку графика отпусков, скачайте таблицу.

Что умеет умный график отпусков

  • 1. Считать окончание отпусков с учетом праздничных дней.
  • 2. Еще удобнее показывать пересечения отпусков сотрудников.
  • 3. Планировать отпуск на семь частей.
  • 4. Определять, у кого перерасход отпусков, а кому запланировали меньше положенного.
  • 5. Предупреждать, у кого отпуск авансом, а кто уже его заработал.
  • 6. Заполнять унифицированную форму № Т-7 одной кнопкой.

Теперь умный график может делить отпуска на 7 частей

График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

Ежегодное утверждение графика отпусков входит в круг обязанностей каждого работодателя, за исключением физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Легкомысленное отношение к этому вопросу влечет за собой серьезные последствия, ведь при любой проверке представитель ГИТ или другого надзорного органа может запросить документ для ознакомления. Если график на текущий год не утверждался, предприятию грозит административный штраф (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).

Приказ на график отпусков на 2018 год

Никому не хочется стать объектом претензий со стороны контролирующих структур, поэтому работодатели все же стараются подготовить документацию вовремя. На малых предприятиях с задачей составления графика отпусков может справиться один человек. Но для сбора и согласования данных об отпусках всех сотрудников крупного предприятия со сложной структурой потребуется гораздо больше времени и ресурсов.

Чтобы четко обозначить сроки и контрольные точки столь трудоемкого процесса, направив его в нужное русло, целесообразно издать отдельный приказ на график отпусков на 2018 год. В приказе нужно отразить:

реквизиты работодателя;
место, дату и цель издания приказа (например, «для своевременной подготовки и утверждения графика отпусков на 2018 год»);
конкретные задачи и полномочия должностных лиц, занимающихся работой над проектом;
сроки, в которые руководители структурных подразделений должны собрать и представить в отдел кадров информацию о желаемом времени отпуска своих подчиненных;
сроки, в которые уполномоченный сотрудник отдела кадров должен составить и передать на утверждение сводный график;
данные должностного лица, контролирующего исполнение приказа.

Важно: с приказом нужно ознакомить под роспись всех упомянутых в нем сотрудников, проставив рядом с подписью дату ознакомления.

Приказ о подготовке графика отпусков

Что касается отдельного приказа об утверждении графика отпусков, то в большинстве случаев в нем нет необходимости. Работодатели, как и прежде, в основной своей массе используют унифицированную форму Т-7, на которой предусмотрена специальная строка для заверительной подписи.

Подписка


Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор сведений, необходимых для составления графика, обычно поручается руководителям структурных подразделений. Каждый сотрудник компании сообщает своему непосредственному руководителю желаемую дату ухода в отпуск. Руководитель оценивает реальную возможность удовлетворения пожеланий, высказанных подчиненными, и составляет график отпусков для своего отдела (службы, департамента). Затем данные передаются в отдел кадров, где объединяются в сводный документ.

Понять, в какой месяц выгоднее брать отпуск в 2018 году, вам поможет таблица ниже.

Выясните у работника, что ему важнее – дольше отдохнуть или не потерять в зарплате. Это поможет убедить согласиться на другие даты.

график отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

Составляя образец графика отпусков на 2018 год, не забывайте о ч.4 ст.123 ТК РФ, предоставляющей отдельным категориям работников приоритет в выборе времени отдыха. К ним относятся сотрудники:

имеющие награду «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5124-1);
не достигшие совершеннолетнего возраста (ст.267 ТК РФ);
имеющие ребенка-инвалида, которому еще не исполнилось 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ), причем данная норма распространяется не только на биологических родителей, но и на усыновителей, попечителей и опекунов такого ребенка;
готовящиеся уйти в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ).

Кроме того, правом на выбор времени отдыха по своему усмотрению обладают жены и мужья военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ), а также супруги женщин, находящихся в «декретном» отпуске (ст.123 ТК РФ).

Особые правила распространяются и на внешних совместителей. Ежегодный оплачиваемый отпуск специалисту, работающему на двоих и более работодателей, предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст.286 ТК РФ). Сведения о дате начала отпускного периода по основному месту работы следует запросить у совместителя заранее и отразить в графике.

Образец графика отпусков на 2018 год

До отмены законодательного требования об обязательном применении унифицированных форм график отпусков повсеместно составлялся на типовом бланке Т-7. Сегодня у работодателей есть выбор. Некоторые компании разработали свои собственные бланки для таких случаев, но большинство продолжает использовать унифицированную форму Т-7 как наиболее удачное и многократно проверенное решение.

График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

Справка

Независимо от формы документа — типовой или разработанной локально — в нем следует отразить минимально необходимый набор сведений:

  1. полный перечень сотрудников (в график включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе совместители, надомники, сезонные и временные работники);
     
  2. количество отпускных дней, полагающихся каждому работнику в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором и локальной нормативной документацией;
     
  3. предполагаемые даты начала и окончания отпускного периода — желательно указывать не только месяцы, но и дни, чтобы сотрудникам не приходилось писать отдельное заявление для конкретизации даты;
     
  4. возможность разделения отпуска на части.

В типовой форме Т-7 отражаются как запланированные (графа 6), так и фактические (графа 7) даты ухода в отпуск. Когда он по каким-то причинам переносится, в графу 8 вносятся реквизиты документа, на основании которого осуществляется перенос. Это может быть завизированное руководителем заявление самого работника, больничный листок, приказ или другой документ, предусмотренный ст.124 ТК РФ и иными нормами актуального трудового законодательства. В графе 9 отражается дата, на которую переносится начало отпуска, а 10 графа отводится под примечания.

Форма Т-7. График отпусков

Если вам нужен незаполненный бланк Т-7, чтобы составить график отпусков на 2018 год, скачать его в электронном виде всегда можно на сайте журнала «Кадровое дело». К тому же в нашей базе кадровых документов представлен готовый пример оформления графика с заполненными строками.

  • После того как вы учли все нюансы, разошлите вашу таблицу руководителям подразделений. Они увидят пересечение отпусков и другие недочеты. Попросите скорректировать данные в форме планирования отпусков. Обратите внимание руководителей, чтобы они проконтролировали собственноручную подпись всех сотрудников за выбранные даты.
  • Используйте все преимущества умного графика отпусков! Зайдите на вкладку «Сформировать график». Создайте заполненную унифицированную форму, распечатайте ее и отдайте на подпись директору.

В таблице есть отдельная вкладка «Сформировать график». Зайдите на нее и нажмите кнопку «Создать унифицированную форму». Таблица занесет все данные в стандартный график отпусков, который вы можете распечатать и подписать у директора.

Скачать умный график и узнать подробнее о его работе

Как утвердить график отпусков на 2018 год

Проект документа с проставленной датой и номером, соответствующим его порядку в документообороте организации, отправляется на утверждение руководства. График отпусков на 2018 год утверждается сначала начальником отделка кадров, а затем — руководителем компании. Если главное должностное лицо соглашается с предложенным вариантом и визирует его своей подписью, документ вступает в силу.

Вносить ли новых сотрудников в уже утвержденный график отпусков?

Как утвердить график отпусков на 2018 год, если на предприятии функционирует профсоюзная ячейка или иной орган, уполномоченный представлять интересы работников? В этом случае придется сначала согласовать документ с профсоюзом, и только потом отправить на утверждение руководству. Не всегда предложенный отделом кадров проект беспрепятственно проходит этап согласования.

Если у представителей профсоюза или руководителя компании возникают возражения или предложения по существу, в документ вносятся правки. Затем он снова передается на согласование, пока не будет достигнут консенсус по всем спорным моментам.

Три инструмента, которые спасут от рутины в сезон отпусков

С утвержденным графиком отпусков на 2018 год работодатель может (но не обязан!) ознакомить всех сотрудников. Некоторые компании с этой целью даже вводят в бланк графика дополнительное поле для подписей. Подписывая документ, работник подтверждает, что ознакомлен с ним и согласен с предложенными датами отпуска.

Готовый график хранится на предприятии в течение года с момента завершения срока действия (ст. 693 «Перечня типовых управленческих документов ... с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.). Следовательно, график отпусков на 2018 год необходимо хранить до 1 января 2020 года.

Экспресс-ответы на самые важные вопросы про график отпусков


Можно ли предоставить отпуск с выходного или праздничного дня?

Да, это не запрещено. Составляйте приказ на отпуск в общем порядке.

Сколько приказов на отпуск оформлять, если сотрудник ̵ внутренний совместитель?

Два приказа, если пользуетесь унифицированной формой № Т-6. Но вы можете утвердить свой образец приказа, в котором будут сразу две должности.

Можно ли отказать в отпуске с понедельника по пятницу?

Да, можно, если изначально не предусмотрели это в графике.

Допустимо ли брать каждую неделю отпуск по одному дню?

Да, но важно, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней подряд (ст. 125 ТК РФ).

Можно ли отпуска за прошлые годы заменить деньгами?

Нет, нельзя. Заменить можно только часть каждого старого отпуска, которая превышает 28 дней (ст. 126 ТК РФ).

Вправе ли сотрудник ходить в отпуск по выходным?

Формально вправе, но не желательно. Похоже на скрытую форму компенсации за неиспользованный отпуск. В выходные дни сотрудник и так отдыхал бы.

Как предоставить ежегодный отпуск декретнице, которая вышла на неполный день?

Ей нужно прервать отпуск по уходу за ребенком. Потом может снова его взять (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1).

Должен ли работодатель отпустить декретницу в ежегодный отпуск авансом?

Нет, если сотрудница полностью отгуляла отпуск за текущий рабочий год, а следующий рабочий год еще не наступил (ст. 122 ТК РФ).

Сколько дней ежегодного отпуска положено сотруднику при неполной рабочей неделе?

28 календарных дней. Ни в коем случае не уменьшайте число дней отпуска пропорционально графику неполной недели (ст. 115 ТК РФ).

Сколько дней включать в отпускной стаж, если работник брал отпуск за свой счет на два месяца?

14 дней (ст. 121 ТК РФ). При этом не важно, что отпуск за свой счет длился больше двух недель.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок