Книга учета движения трудовых книжек

1819
Книга учета движения трудовых книжек относится к числу тех документов, наличие которых является обязательным на всех предприятиях. Работодатель принимает трудовые книжки своих сотрудников на хранение и несет ответственность за их целостность и сохранность. Обеспечить это помогает ведение регистрационного журнала движения трудовых книжек.

Для чего необходима книга регистрации трудовых книжек

При поступлении на работу все сотрудники передают свои трудовые книжки на ответственное хранение работодателю. Это необходимо, поскольку именно работодатель впоследствии вносит в них все сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого конкретного работника.  Передаваемые на хранение документы в обязательном порядке должны регистрироваться в специальной книге.

Справка

Какими нормативными актами регламентируется ведение журнала учета выдачи трудовых книжек 2017

Трудовая книжка, в которой фиксируются все этапы трудовой биографии работника, является тем документом, которым подтверждается его работа и стаж. Поэтому к ее хранению предъявляются повышенные требования.

Скачайте документы по теме:

Вести учет этих документов обязывает работодателя ст. 66 ТК РФ, а регистрацию в журнале движения трудовых книжек предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее - Правила. Данный нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно требованиям Правил, выполнять которые обязаны все предприятия независимо от их организационно-правовой формы, работодатели обязаны вести:

приходно-расходные книги, в которых учитываются приобретаемые у официальных распространителей бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Как правило, ведение этой книги осуществляет бухгалтерия, поскольку это подразделение приобретает бланки и вкладыши и вносит сведения в приходно-расходную книгу с указанием стоимости и количества принятых и отпущенных бланков;
журналы учета движения трудовых книжек, которые, как правило ведет кадровая служба, осуществляющая заполнение и выдачу бланков книжек и вкладышей в них.

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек, предназначена для регистрации всех трудовых, принятых от новых сотрудников при поступлении на работу, а также те книжки и вкладыши в них, которые выдаются работникам вновь.

Какие операции отражаются в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего перечня, в котором были бы перечислены все операции с трудовыми книжками, нет. Но, исходя из практики кадровой работы, такой перечень может включать в себя:

прием трудовой от нового сотрудника, поступившего на работу;
открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого данное рабочее место является первым в его трудовой биографии, и внесение записи о приеме на работу в нее;
внесение в трудовую книжку записей о трудовой деятельности работника, его перемещениях и переводах, полученных им поощрениях и награждениях;
организация хранения временной выдачи книжек на руки работникам;
внесение записей об увольнении;
выдача книжек увольняющимся работникам и снятие этих документов с учета.

Если же говорить именно о журнале учете движения трудовых книжек, то он сводится к таким операциям, как:

  • регистрация полученных и вновь выданных книжек;
  • фиксация того факта, что книжка находится на ответственном хранении у работодателя;
  • фиксация того факта, что книжка на временной или постоянной основе выдана на руки ее владельцу.

Какие требования установлены к содержанию журнала регистрации трудовых книжек

Поскольку журнал учета трудовых книжек содержит в себе важные сведения регистрационного учета этих документов, к нему предъявляются особые требования:

он должен иметь твердую обложку и быть напечатан на листах плотной бумаги;
его страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и опломбированы в установленном порядке;
на заверительной надписи пломбы должно быть указано цифрами и прописью количество листов в книге учета.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Заверительная надпись на пломбе книги учета трудовых книжек, образец, выглядит следующим образом.

Книга учета движения трудовых книжек
То, как оформляется титульный лист книги учета трудовых книжек, образец, показано ниже.

Книга учета движения трудовых книжек

Скачать чистый бланк >>>

Как правило, документ имеет несколько разделов, в том числе вводную часть, в которой содержится краткая информация о регламентах, на основании которых он заполняется. Для наглядности и чтобы избежать ошибок, в нем может быть приведен пример того, как  и какую информацию следует вносить в его графы. Представленный в журнале учета трудовых книжек образец заполнения может выглядеть так, как это показано ниже.

Книга учета движения трудовых книжек

Кроме этого, в книге должен быть предусмотрен отдельный лист, выделенный для внесения сведений об лицах, назначенных ответственными за ее ведение и вносящие записи в нее в определенные периоды. Лист, содержащий такие сведения представлен ниже.

Книга учета движения трудовых книжек
Но, конечно, большую часть этого журнала занимает информация о движении книжек.  Ниже представлен вид основного раздела журнала регистрации трудовых книжек образец.

Книга учета движения трудовых книжек

Где взять бланк книжки учета трудовых книжек

Многие коммерческие типографии предлагают приобрести готовые бланки книги. Но при современном уровне обеспечения предприятий компьютерной и оргтехникой нет особого смысла тратить деньги на приобретение такой типографской продукции.

Распечатайте документ, оформите его в переплет с твердой обложкой и используйте в своей практической работе.

Журнал учета трудовых книжек образец скачать можно здесь.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Если посмотреть на журнал, можно увидеть, что необходимые сведения должны быть внесены в каждую его графу, имеющую соответствующий номер. То есть:

  • в графе 1 необходимо указать порядковый регистрационный номер книжки;
  • в графах 2, 3 и 4 — проставляется дата регистрации документа арабскими цифрами. Для облегчения идентификации и поиска документов можно установить правило, согласно которому в качестве даты регистрации в журнале будет указываться дата приема на работу в соответствии с приказом;
  • в графе 5 указывается фамилия, имя и отчество работника полностью. Правилами запрещено указывать в этой графе инициалы вместо имени и отчества;
  • графа 6 содержит сведения о серии и номере трудовой книжки или того вкладыша в нее, который оформлен кадровой службой предприятия;
  • в графе 7 указывается должность сотрудника, его профессия и специальность в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием;
  • в графе 8 нужно указать наименование того структурного подразделения, в котором числится владелец трудовой книжки;
  • графа 9 содержит сведения о документе, на основании которого осуществляется регистрация книжку - это реквизиты приказа о приеме на работу. Когда регистрируется вкладыш в трудовую, в этой графе необходимо поставить прочерк;
  • в графе 10 должна стоять подпись лица, назначенного по приказу ответственным за прием и внесение записей в трудовые книжки, а также ведение журнала;
  • в графе 11 указывается стоимость бланка или вкладыша, то есть сумма, которую работник возместил в качестве уплаты за эти бланки. Если предприятие само оплачивает эти бланки своим сотрудникам, в графе ставится прочерк;
  • в графе 12 ставится дата, когда трудовая книжка была выдана на руки увольняющемуся работнику;
  • в графе 13 уволенный сотрудник ставит свою подпись, заверяющую факт получения им трудовой книжки.

Обратите внимание: если новый сотрудник передает на хранение свою трудовую книжку с вкладышем, который был выдан предыдущим работодателем, в книгу вносятся сведения только об основном документе — самой книжке.

Справка

Как вносятся исправления в журнал учета трудовых книжек

Все записи в книгу регистрации должнo вносить только то лицо, которое назначили ответственным за это по приказу. Поскольку заполнение этого реестра производится вручную, невозможно полностью исключить возможность ошибок и внесения некорректных записей. Поэтому внесение исправлений в журнал движения трудовых книжек, конечно, допускается, но делать это нужно правильно.

Ни в ТК РФ, ни в Правилах нет четкого указания на то, как внести исправления в книгу учета. Но в этом случае целесообразно использовать тот вариант, который применяется для внесения корректировок в документы, предусмотренный для общих случаев. То есть, следует под той записью, которая была сделана неправильно, написать «Запись за №__ считать недействительной», после чего следующим порядковым номером внести корректную запись. Внесенное исправление должно быть заверено собственноручной подписью ответственного за ведение книги.

Конечно, ведение книги учета движения трудовых книжек - ответственная и кропотливая работа, но ее необходимо делать в обязательном порядке. Нарушение правил внесения записей в эту книгу или ее отсутствие на предприятии расцениваются надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ руководитель предприятия в этом случае может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 руб., а предприятие на сумму - от 30 000 до 50 000 руб. 

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться