Сроки хранения документов

579
Одной из важных обязанностей любой организации является обеспечение сохранности различных видов документации. В статье расскажем, как определяются сроки хранения документов 2017 в архиве организации в нашей стране и чем нужно руководствоваться при их установлении.

Срок хранения документов в организации 2017

Даже в небольшой компании формируется значительное количество бумаг. Они нужны в целях оформления коммерческой деятельности, кадровой работы, банковских расчетов и иных операций.

Для каждой из категорий бумаг при определении срока хранения документов в организации, а также порядка дальнейшей работы с ними и последующего уничтожения применяются специальные нормативные материалы, регламентирующие указанные вопросы. В коммерческой компании принято выделять следующие крупные группы документов:

  • правоустанавливающие, к числу которых принято относить устав юридического лица, свидетельство о регистрации и прочее;
  • бухгалтерские, включающие первичную и учетную категории;
  • налоговые, которые представляют особую значимость для работодателя, поскольку их отсутствие может повлечь за собой применение санкций;
  • кадровые, проверку которых осуществляют инспекторы государственной инспекции труда;
  • другие категории бумаг, в том числе подтверждающие выполнение требований промышленной безопасности, охраны окружающей среды, иных нормативных актов, регулирующих работу организаций в конкретных сферах экономики.

Обязанность компаний сохранять документацию установлена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом основным нормативным актом, который четко указывает сроки хранения документов в делопроизводстве, для большинства коммерческих организаций выступает Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Обратите внимание! Для отдельных видов деятельности применяются специальные нормативные акты. Например, Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Кроме того, продолжает действовать Перечень, который был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988.

В настоящее время объемы документооборота крупных компаний и холдинговых структур подчас достигают значительных масштабов. Хранить их в стандартной бумажной форме становится затруднительным, поскольку требуются большие площади, отведенные под складирование документов.

Скачайте документы по теме:

Контролирующие органы, принимая во внимание большой объем бумаг в компаниях, заняли согласованную позицию. Она предусматривает возможность хранить некоторые виды документации в электронном виде. В частности, как отмечается в письме Министерства финансов РФ от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314, такая возможность касается первичных документов, а также  относящихся к категориям бухгалтерского и налогового учета.

Обратите внимание! Хранить документы в электронном виде допускается только в случае, если они снабжены электронной подписью.

Хранение документов в архиве организации: сроки

В соответствии с приказом Минкультуры № 558 и другими нормативными актами выделяются три основные группы сроков хранения документов:

временное хранение различной продолжительности. В зависимости от категории документов сроки могут составлять от 1 года до 75 лет;
постоянное хранение. Для этой группы сроки хранения документов в архиве организации не установлены в абсолютных цифрах, а связаны с продолжительностью работы организации. При этом большинство бумаг этой категории подлежат дальнейшему хранению и после ликвидации предприятия.

Общие правила относительно того, как хранить различные категории материалов, можно сформулировать следующим образом:

правоустанавливающие документы имеют постоянные сроки хранения документов в архиве организации;
бухгалтерские документы в организации хранят в соответствии с правоустанавливающими документами, но не менее 5 лет;
срок хранения налоговых документов, в том числе подтверждающих факты получения доходов и несения расходов, учитываемых при исчислении налогов, в соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ должен составлять не менее 4 лет;
кадровые документы в зависимости от их категории хранят от 1 года до 75 лет.

Важно! Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся в коммерческих организациях в течение 50 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Организация хранения документов на предприятии

Как правило, материалы, которые могут понадобиться для осуществления текущих операций либо при проведении проверок, хранятся непосредственно в офисе организации. Например, в кабинете генерального директора, главного бухгалтера или ином помещении, которое имеет необходимую площадь и оборудование.

Для заполненных бланков, которые относятся к категории строгой отчетности, организация хранения документов на предприятии предполагает их размещение в сейфах или специальных помещениях, гарантирующих их сохранность. Такое требование установлено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Обратите внимание! В сейфах также обязательно держать бумаги, содержащие в себе информацию, относящуюся к коммерческой тайне.

Организация архивного хранения

После того, как те или иные материалы перестают постоянно использоваться в текущей деятельности организации, но срок их хранения еще не истек, они для удобства могут быть переданы в архив. Архивом называется специальное помещение, прямо предназначенное и должным образом оборудованное для хранения документов.

Требования к организации архивного хранения установлены Основными правилами работы архивов организаций, которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.  Указанные правила устанавливают ряд требований к помещению, отведенному под архив, которые обеспечивают сохранность документов. Например, к числу таких требований относится:

  • поддержание оптимального режима температуры и влажности в выбранном помещении;
  • отсутствие возможности воздействия прямого солнечного света на документы;
  • обеспечение требуемого санитарно-гигиенического режима и другие условия.

Очевидно, что далеко не всякая организация в состоянии выделить отдельное помещение, отвечающее всем перечисленным условиям. Именно поэтому еще одной возможностью является передача документов в государственный или муниципальный архив.

Обратите внимание! Для передачи документов в архив их необходимо прошить и пронумеровать, а также сформировать опись передаваемой на хранение документации.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица)

В настоящее время в Российской Федерации ведется разработка универсального стандарта бухгалтерского учета. Предполагается, что он определит конкретные требования и условия, применяемые к порядку ведения и хранения соответствующих документов.

 До тех пор, пока универсальный стандарт не принят, одним  из основных нормативных документов, регулирующих порядок документооборота в этой сфере, считается Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Кроме того, организациям следует принимать во внимание Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Обратите внимание! Требования, установленные положением № 105, применяются в части, которая не вступает в противоречие с нормативными актами более позднего срока принятия.

Вид документа

Нормативный срок хранения

Основание

Годовые бухгалтерские отчеты

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 351 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Сводные годовые бухгалтерские отчеты

В течение всего периода существования предприятия

Квартальные бухгалтерские отчеты

5 лет (при отсутствии годовой отчетности - постоянно)

Месячные бухгалтерские отчеты

1 год (при отсутствии квартальной и годовой отчетности - постоянно)

Бухгалтерские балансы (включая ликвидационные и разделительные), а также пояснительные документы и приложения к ним

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 352 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Бухгалтерская отчетность по международным стандартам (МСФО)

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 358 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Документы учетной политики

5 лет

Ст. 360 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Бухгалтерские учетные документы (включая оборотные ведомости, журналы-ордера, главную книгу и проч.)

5 лет, если завершены все проверки и ревизии с применением этих документов

Ст. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Первичные документы, выступающие в качестве основания для бухгалтерских операций

5 лет, если завершены все проверки и ревизии с применением этих документов

Ст. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Сроки хранения архивных документов в организации

Для того, чтобы определить конкретные сроки хранения архивных документов в организации 2017 относительно каждого типа бумаг, уполномоченным сотрудникам организации рекомендуется консультироваться с текстом Перечня, утвержденного приказом Минкультуры № 558. Кроме того, следует иметь в виду, что Основные правила, одобренные Росархивом, предписывают ежегодно проводить анализ документов, хранящихся в организации, на предмет установления экземпляров с истекшим нормативным сроком хранения архивных документов в 2017 году.

В случае обнаружения таких документов коммерческая организация вправе уничтожить их с целью оптимизации объема хранимых материалов и упрощения работы с ними. Однако в рамках соответствующей процедуры необходимо соблюсти все формальные требования к ней. В частности, для легитимного уничтожения документов необходимо издать соответствующий приказ за подписью генерального директора или акт, подписанный уполномоченным лицом. В этом документе должен быть приведен полный перечень документов, которые планируются к уничтожению.

Акт об уничтожении кадровых документов

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как устанавливают Основные правила, одобренные Росархивом, в приказе можно не перечислять отдельно каждый документ, а обозначить их тип и период издания — например, «Договоры о материальной ответственности за 2010 год».

После оформления необходимого приказа компания вправе самостоятельно уничтожить ненужные бумаги, например, при помощи шредера либо передать их для уничтожения специализированному предприятию.  Это, в свою очередь, также потребует документального оформления: в первом случае составляется акт об уничтожении бумаг, во втором — накладная, подтверждающая факт их передачи.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Упс! Этот материал могут читать только зарегистрированные пользователи

      Но вы легко можете зарегистрироваться и продолжить чтение

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это быстро.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль