Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Сколько времени необходимо сохранять документы организации

22 мая 2017
1518
Средний балл: 0 из 5

Одной из важных обязанностей любой организации является обеспечение сохранности различных видов документации. В статье расскажем, как определяются периоды хранения для разных типов бумаг в архиве организации в нашей стране и чем нужно руководствоваться при их установлении.

Срок хранения документов в организации 2017

Даже в небольшой компании формируется значительное количество бумаг. Они нужны в целях оформления коммерческой деятельности, кадровой работы, банковских расчетов и иных операций.

Для каждой из категорий бумаг при определении срока хранения документов в организации, а также порядка дальнейшей работы с ними и последующего уничтожения применяются специальные нормативные материалы, регламентирующие указанные вопросы. В коммерческой компании принято выделять следующие крупные группы документов:

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

  • правоустанавливающие, к числу которых принято относить устав юридического лица, свидетельство о регистрации и прочее;
  • бухгалтерские, включающие первичную и учетную категории;
  • налоговые, которые представляют особую значимость для работодателя, поскольку их отсутствие может повлечь за собой применение санкций;
  • кадровые, проверку которых осуществляют инспекторы государственной инспекции труда;
  • другие категории бумаг, в том числе подтверждающие выполнение требований промышленной безопасности, охраны окружающей среды, иных нормативных актов, регулирующих работу организаций в конкретных сферах экономики.

Обязанность компаний сохранять документацию установлена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом основным нормативным актом, который четко указывает сроки хранения документов в делопроизводстве, для большинства коммерческих организаций выступает Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Обратите внимание! Для отдельных видов деятельности применяются специальные нормативные акты. Например, Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Кроме того, продолжает действовать Перечень, который был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988.

В настоящее время объемы документооборота крупных компаний и холдинговых структур подчас достигают значительных масштабов. Хранить их в стандартной бумажной форме становится затруднительным, поскольку требуются большие площади, отведенные под складирование документов.

Скачайте документы по теме:

Контролирующие органы, принимая во внимание большой объем бумаг в компаниях, заняли согласованную позицию. Она предусматривает возможность хранить некоторые виды документации в электронном виде. В частности, как отмечается в письме Министерства финансов РФ от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314, такая возможность касается первичных документов, а также  относящихся к категориям бухгалтерского и налогового учета.

Обратите внимание! Хранить документы в электронном виде допускается только в случае, если они снабжены электронной подписью.

Хранение документов в архиве организации: сроки

В соответствии с приказом Минкультуры № 558 и другими нормативными актами выделяются три основные группы сроков хранения документов:

временное хранение различной продолжительности. В зависимости от категории документов сроки могут составлять от 1 года до 75 лет;
постоянное хранение. Для этой группы сроки хранения документов в архиве организации не установлены в абсолютных цифрах, а связаны с продолжительностью работы организации. При этом большинство бумаг этой категории подлежат дальнейшему хранению и после ликвидации предприятия.

Общие правила относительно того, как хранить различные категории материалов, можно сформулировать следующим образом:

правоустанавливающие документы имеют постоянные сроки хранения документов в архиве организации;
бухгалтерские документы в организации хранят в соответствии с правоустанавливающими документами, но не менее 5 лет;
срок хранения налоговых документов, в том числе подтверждающих факты получения доходов и несения расходов, учитываемых при исчислении налогов, в соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ должен составлять не менее 4 лет;
кадровые документы в зависимости от их категории хранят от 1 года до 75 лет.

Важно! Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся в коммерческих организациях в течение 50 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Организация хранения документов на предприятии

Как правило, материалы, которые могут понадобиться для осуществления текущих операций либо при проведении проверок, хранятся непосредственно в офисе организации. Например, в кабинете генерального директора, главного бухгалтера или ином помещении, которое имеет необходимую площадь и оборудование.

Для заполненных бланков, которые относятся к категории строгой отчетности, организация хранения документов на предприятии предполагает их размещение в сейфах или специальных помещениях, гарантирующих их сохранность. Такое требование установлено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Обратите внимание! В сейфах также обязательно держать бумаги, содержащие в себе информацию, относящуюся к коммерческой тайне.

Организация архивного хранения

После того, как те или иные материалы перестают постоянно использоваться в текущей деятельности организации, но срок их хранения еще не истек, они для удобства могут быть переданы в архив. Архивом называется специальное помещение, прямо предназначенное и должным образом оборудованное для хранения документов.

Требования к организации архивного хранения установлены Основными правилами работы архивов организаций, которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.  Указанные правила устанавливают ряд требований к помещению, отведенному под архив, которые обеспечивают сохранность документов. Например, к числу таких требований относится:

  • поддержание оптимального режима температуры и влажности в выбранном помещении;
  • отсутствие возможности воздействия прямого солнечного света на документы;
  • обеспечение требуемого санитарно-гигиенического режима и другие условия.

Очевидно, что далеко не всякая организация в состоянии выделить отдельное помещение, отвечающее всем перечисленным условиям. Именно поэтому еще одной возможностью является передача документов в государственный или муниципальный архив.

Обратите внимание! Для передачи документов в архив их необходимо прошить и пронумеровать, а также сформировать опись передаваемой на хранение документации.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица)

В настоящее время в Российской Федерации ведется разработка универсального стандарта бухгалтерского учета. Предполагается, что он определит конкретные требования и условия, применяемые к порядку ведения и хранения соответствующих документов.

 До тех пор, пока универсальный стандарт не принят, одним  из основных нормативных документов, регулирующих порядок документооборота в этой сфере, считается Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Кроме того, организациям следует принимать во внимание Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Обратите внимание! Требования, установленные положением № 105, применяются в части, которая не вступает в противоречие с нормативными актами более позднего срока принятия.

Вид документа

Нормативный срок хранения

Основание

Годовые бухгалтерские отчеты

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 351 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Сводные годовые бухгалтерские отчеты

В течение всего периода существования предприятия

Квартальные бухгалтерские отчеты

5 лет (при отсутствии годовой отчетности - постоянно)

Месячные бухгалтерские отчеты

1 год (при отсутствии квартальной и годовой отчетности - постоянно)

Бухгалтерские балансы (включая ликвидационные и разделительные), а также пояснительные документы и приложения к ним

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 352 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Бухгалтерская отчетность по международным стандартам (МСФО)

В течение всего периода существования предприятия

Ст. 358 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Документы учетной политики

5 лет

Ст. 360 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Бухгалтерские учетные документы (включая оборотные ведомости, журналы-ордера, главную книгу и проч.)

5 лет, если завершены все проверки и ревизии с применением этих документов

Ст. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Первичные документы, выступающие в качестве основания для бухгалтерских операций

5 лет, если завершены все проверки и ревизии с применением этих документов

Ст. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 558

Сроки хранения архивных документов в организации

Для того, чтобы определить конкретные сроки хранения архивных документов в организации 2017 относительно каждого типа бумаг, уполномоченным сотрудникам организации рекомендуется консультироваться с текстом Перечня, утвержденного приказом Минкультуры № 558. Кроме того, следует иметь в виду, что Основные правила, одобренные Росархивом, предписывают ежегодно проводить анализ документов, хранящихся в организации, на предмет установления экземпляров с истекшим нормативным сроком хранения архивных документов в 2017 году.

В случае обнаружения таких документов коммерческая организация вправе уничтожить их с целью оптимизации объема хранимых материалов и упрощения работы с ними. Однако в рамках соответствующей процедуры необходимо соблюсти все формальные требования к ней. В частности, для легитимного уничтожения документов необходимо издать соответствующий приказ за подписью генерального директора или акт, подписанный уполномоченным лицом. В этом документе должен быть приведен полный перечень документов, которые планируются к уничтожению.

Акт об уничтожении кадровых документов

Смотреть документ >>>

Как устанавливают Основные правила, одобренные Росархивом, в приказе можно не перечислять отдельно каждый документ, а обозначить их тип и период издания — например, «Договоры о материальной ответственности за 2010 год».

После оформления необходимого приказа компания вправе самостоятельно уничтожить ненужные бумаги, например, при помощи шредера либо передать их для уничтожения специализированному предприятию.  Это, в свою очередь, также потребует документального оформления: в первом случае составляется акт об уничтожении бумаг, во втором — накладная, подтверждающая факт их передачи.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Смотреть документ >>>

Читайте также:

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок