Дубликаты трудовых книжек

254
Трудовые книжки работников, по общему правилу, хранятся в организации. Работодатель обязан обеспечить сохранность этих документов. Поэтому и хранить их надо в металлическом сейфе, как бланки строгой отчетности. Однако при чрезвычайных ситуациях трудовые книжки могут быть испорчены или утеряны. О том. как оформить дубликаты трудовых книжек работников в таких ситуациях, мы рассмотрим в статье.

Дубликаты трудовых книжек

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – это фактически аналог трудовой книжки. Он имеет силу оригинала документа. Дубликат оформляется в ситуациях, когда трудовая книжка уже не может быть использована. Чаще всего, дубликат трудовой книжки оформляется по заявлению работника. Иными словами, работник может потерять или испортить трудовую книжку, что исключает ее дальнейшее использование.

Между тем инициатором оформления такого документа может быть и работодатель. Произойти это может в том случае, если не будет обеспечено надлежащее хранение документов.

Обращаем внимание! Трудовые книжки работников должны храниться как бланки строгой отчетности в металлических сейфах.

Такое хранение минимизирует риски, связанные с похищением или порчей документов. Однако это не исключает возможность порчи трудовых книжек. Например, они могут пострадать в результате затопления или пожара. В таких ситуациях потребуется оформить дубликат.

Из организации трудовые книжки также могут быть украдены. Отметим, что хранение в сейфе сводит такую возможность к минимуму, однако, она не может быть полностью исключена.

В таких ситуациях у кадровиков возникает вопрос: как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Порядок оформления документа в такой ситуации будет регулироваться пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Так, оформление дубликата трудовой книжки происходит при массовой утрате организацией-работодателем трудовых книжек работников, это может произойти  в результате чрезвычайных ситуаций, а именно:

экологической и техногенной катастрофы;
стихийного бедствия;
массовых беспорядков;
других чрезвычайных обстоятельств.

Общие правила оформления дубликата трудовой книжки

В том случае, если трудовую книжку потеряет или испортит сам работник, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением об оформлении дубликата. При этом, именно на работника возлагается обязанность по сбору документов, подтверждающих его рабочий стаж. На основании этих документов, работодатель оформляет дубликат и вносит в него записи о предшествующих периодах работы сотрудника.

При оформлении и заполнении документа надо руководствоваться следующими нормативными актами:

  • Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
  • Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Данный документы детально прописывают порядок внесения записей в дубликат.

Порядок действий работодателя при массовой утрате трудовых книжек

При массовой утрате трудовых книжек сам порядок внесения записей в дубликат трудовой книжки будет общим. О нем мы расскажем ниже. Но порядок сбора документов. Подтверждающих стаж, будет несколько иной.

Для подтверждения стажа работников создается специальная комиссия. Она формируется органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии, по общему правилу надо включить:

  • представителей организации-работодателя;
  • представителей профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов.

Так, факт работы у последнего работодателя комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). Для подтверждения предыдущих периодов работы сотрудника комиссия принимает меры  к получению документов, подтверждающих факты работы.

Так, например, комиссия самостоятельно может делать запросы в организации или же оказывать сотрудникам содействие в получении документов от прежних работодателей. Если сбор документов не представляется возможным, сведения о трудовом стаже могут быть установлены на основании показаний двух и более свидетелей.

Результатом работы такой комиссии будет составление акта. В этом документе указываются:

периоды работы;
профессия (должность);
продолжительность рабочего стажа сотрудника.

Образец акта об установлении трудового стажа работников

Акт об установлении трудового стажа работников

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Именно на основании этого и будет уже оформляться дубликат трудовой книжки.

Скачайте документы по теме:

Справка

Дубликат трудовой книжки: как оформить

После того, как будет установлен стаж работников, надо оформить дубликат трудовой книжки. Ответ на вопрос:

как оформить дубликат трудовой книжки, также дает Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

В первую очередь кадровику надо будет получить чистый бланк трудовой книжки. Именно он и послужит для оформления дубликата.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

На заметку. Специальных бланков для оформления дубликатов не предусмотрено. Этот документ оформляется на чистом бланке трудовой книжки.

Итак, в первую очередь надо заполнить титульный лист. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дубликат». Далее следует внести все записи на общих основаниях, а. именно, указать:

  • фамилию, имя и отчество работника;
  • дату рождения;
  • образование;
  • профессию;
  • дату заполнения.

Обращаем внимание! Сведения о работнике, которые вносятся на титульный лист дубликата должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

При проставлении даты заполнения документа надо учитывать, что указывается текущая дата заполнения дубликата трудовой книжки.


Образец оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Внесение сведений о работе в дубликат трудовой книжки

После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в  разделе «Сведения о работе» (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.

Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.

Справка

Порядок внесения этой информации следующий:

  1. в графе 2 надо указать дату приема на работу;
  2. в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

Далее в графе 2 надо вписать дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в тех документах, которые представил работник, имеется эта информация.

В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена. В том случае, если все записи вносятся на основании акта комиссии об установлении стажа, то именно этот документ надо вписывать в качества основания записей.

Дубликат трудовой книжки образец заполнения

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Выдача дубликата трудовой книжки

При оформлении дубликата работник должен будет расписаться на титульном листе документа. И в том случае, если сотрудник продолжает работать в организации, оформившей дубликат, этот документ остается на хранении у работодателя. Выдать дубликат сотруднику на руки потребуется в следующих случаях:

  • при увольнении;
  • если работник запросит документ для представления в Пенсионный фонд РФ в целях оформления пенсии.

Выдача дубликата в этих ситуациях производится по общим правилам выдачи трудовой книжки. Так, при увольнении и получении на руки документа сотрудник должен будет поставить свою подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма этой книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Данная форма предусматривают специальную графу, где работник проставляет свою подпись в подтверждение факта получения документа на руки. Но в данной ситуации сотруднику будет выдана не трудовая книжка, а ее дубликат.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×