Дубликат трудовой книжки: образец заполнения

678
Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря, на планы по ее отмене, данный документ продолжает использоваться в обязательном порядке. Однако на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка приходит в негодность или может быть утрачена. В этом случае оформляется дубликат. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, - читайте в статье.

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в ситуациях, когда дальнейшее использование действующего документа уже не представляется возможным. Это происходит в случае:

  • утраты трудовой книжки;
  • порчи документа. Например, документ может быть порван, испачкан или же страницы документа могут обгореть.

Таким образом, в том случае, если документ утерян или пришел в негодность и по нему уже невозможно или проблематично определить период работы сотрудника, оформляется дубликат.

Скачайте документы по теме:

Скачать архив документов

Отметим, что трудовое законодательство содержит еще одно основание для оформления дубликата. Происходит это в ситуации, когда в документе имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, но эта запись была признана недействительной. В этом случае сотрудник также вправе написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки, а работодатель, в свою очередь, обязан такой документ оформить.

Справка

Нормативные акты

Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двум нормативными актами:

    • Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
    • Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    Отметим, что данные документы регулируют как порядок заполнения самих трудовых книжек, так и правила оформления дубликата. Образец оформления дубликата трудовой книжки мы приведем ниже.

    Итак, для оформления дубликата необходимо наличие факта о невозможности дальнейшего использования трудовой книжки, а также заявления работника.

    Как сделать дубликат трудовой книжки

    Как правило, большинство вопросов возникает в ситуации, когда происходит  восстановление трудовой книжки при утере работником. Образец оформления дубликата приведен ниже. Объясняется это тем, что работнику в этом случае потребуется собрать документы, подтверждающие его прежний трудовой стаж.

    Отметим, что организации хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности, в сейфе, поэтому случаи утраты и порчи этих документов происходят крайне редко. Между тем, работники, в период перерыва между работами получают трудовую книжку на руки и хранят документ дома. В результате неаккуратного хранения ситуации, когда трудовая книжка утеряна, не так уж редки. В этой связи предусмотрен специальный порядок действия для восстановления сведений о трудовом стаже и оформлении дубликата документа.

    Для того, чтобы оформить дубликат, надо предпринять ряд действий, который состоит из нескольких шагов. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы сотрудника.

    Шаг 1.

    Сотрудник должен самостоятельно собрать документы, подтверждающие его трудовой стаж. Так, периоды работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

    Если у сотрудника возникли проблемы с оформлением этих документов, работодатель должен оказать ему содействие. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Здесь отметим, что работодатель не должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий,  подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.

    Шаг 2.

    Сотрудник должен написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Образец этого документа приведен ниже. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника.

    Шаг 3.

    Работодатель на основании заявления и представленных документов, оформляет дубликат трудовой книжки. Отметим, что при оформлении документа, организация должна руководствоваться представленной сотрудником подтвержденной информацией.

    Если те документы, которые предъявил сотрудник, не содержат полных сведений о трудовой деятельности  или же работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат надо внести только ту информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами. Это установлено пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225,  и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

    Справка

    Образец дубликата трудовой книжки

    Итак, получив подтверждающие документы от работника и заявление, кадровику необходимо правильно оформить дубликат трудовой книжки. Для помощи в практической работе приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.

    Начнем с того, как правильно оформить дубликат трудовой книжки (образец). В первую очередь отметим, что для оформления дубликата необходимо взять чистый бланк трудовой книжки. Специальных бланков – дубликатов не предусмотрено.

    Начнем с оформления титульного листа. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дубликат». Далее происходит заполнение титульного листа по общим правилам. Но здесь надо обратить внимание на следующие нюансы.

    Данные о работнике, которые вносятся в документ должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.
    Кадровик на титульном листе проставляет свою подпись и текущую фактическую дату заполнения дубликата трудовой книжки.


    Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при утере

    Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Пример заполнения дубликата трудовой книжки

    После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в  разделе «Сведения о работе» (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.

    Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.

    Порядок внесения этой информации следующий:

    • в графе 2 надо указать дату приема на работу;
    • в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

    Далее в графе 2 надо вписать дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в тех документах, которые представил работник, имеется эта информация.

    В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.


    Узнайте подробнее, как заполнить трудовую книжку


    Дубликат трудовой книжки образец заполнения

    Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Образец заявления на дубликат трудовой книжки

    Для того, чтобы получить трудовую книжку, работник должен обратиться в организацию с соответствующим заявлением. Специальная форма такого документа отсутствует. Работник составляет заявление в произвольной форме. В заявлении следует отразить причину, по которой работник просит оформить дубликат. Например, в качестве причины может быть указана утеря трудовой книжки.

    В заявлении надо проставить дату и подпись. Также в заявлении могут быть перечислены документы, которые к нему прилагаются.

    Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки образец

    Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Приказ на выдачу дубликата трудовой книжки: образец

    Трудовое законодательство не предусматривает оформление специального приказа на выдачу трудовой книжки. Отметим, что по общему правилу, никакой приказ не оформляется и при выдаче трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу.

    Между тем, если правилами организации предусмотрено составление такого приказа, этот документ может быть подготовлен.

    Вместе с тем для оформления дубликата кадровому сотруднику надо получить новый бланк трудовой книжки. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию заявку о выдаче такого бланка.

    Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

    Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Читайте также:



    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    САМОЕ ВАЖНОЕ








    Рассылка




    © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

    Журнал «Кадровое дело» –
    практический журнал по кадровой работе

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

    
    ×
    Скачивание доступно после регистрации


    Зарегистрируйтесь бесплатно
    и скачивайте любые документы.



    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт
    Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

    Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

    Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт
    Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Всего один шаг - и документ Ваш!

    Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

    Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт
    Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×

    Чтобы скачать укажите ваш емеил

    Чтобы скачать укажите ваш емеил
    Подписаться