text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Журнал регистрации трудовых договоров

  • 15 мая 2017
  • 2322

Кадровой службе следует вести учет заключенных трудовых договоров. Это не обязательное требование трудового законодательства, однако, журнал учета трудовых договоров, может значительно облегчить кадровую работу. При этой целесообразно вести отдельные журналы регистрации трудовых договоров для иностранных работников или для совместителей. О том, как производить регистрацию трудовых договоров и порядке оформления учетных документов, читайте в статье.

Журнал регистрации трудовых договоров

Оформление трудового договора при приеме на работу

Трудовой договор является обязательным документом, который надо оформить при приеме на работу нового сотрудника. В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.

Обращаем внимание! Заключение трудового договора – это не право, а обязанность работодателя. За неоформление документа устанавливается административная ответственность.

Так, частью  4 статьи 5.27 КоАП РФ за это правонарушение предусмотрены следующие штрафы. Должностное лицо, которое виновно в незаключении документа может быть оштрафовано на сумму от 10 000 до 20 000 рулей. Для организации размер штрафа составит уже от 50 000 до 100 000 рублей.

Отметим, что письменный трудовой договор надо заключить независимо от того, какой вид трудовых отношений будет иметь место. Так, трудовой договор заключается при оформлении трудовых отношений:

  • на неопределенный срок;
  • на конкретный период времени (срочный трудовой договор);
  • на выполнение сезонных работ;
  • на совместительство, как внешнее, так и внутреннее;
  • на выполнение краткосрочных работ, на период до двух месяцев.

Иными словами, если между сторонами имеют место трудовые отношения заключить соглашение надо в обязательном порядке.

Отметим, что в отдельных случаях между сторонами заключается гражданско-правовой договор. В этом случае трудовые отношения между сторонами будут отсутствовать. Но надо четко понимать, какие именно отношения фактически имею место между сторонами. Дело в том, что действующее законодательство предусматривает специальную административную ответственность за оформление гражданско-правового договора вместо трудового.

Справка

Какая ответственность грозит при нарушении:

Это правонарушение также грозит должностному лицу штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рулей. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 100 000 рублей.  Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.

Между тем, если все же фактически имеют место гражданско-правовые отношения и заключен соответствующий договор, например, подряда или выполнения услуг, зарегистрировать его надо в отдельном специальном журнале. Для этих видов соглашений журнал регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) не подойдет. Для них используйте специальный журнал.

Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.

В каких случаях заключатся дополнительное соглашение к трудовому договору

Трудовой договор содержит специальные обязательные и дополнительные условия, оговоренные сторонами при приеме на работу. Между тем в процессе трудовой деятельности эти условия могут претерпевать изменения. Например, может быть оформлен перевод сотрудника на другую должность. Или же в организации может быть произведено повышение окладов.

Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.

В том случае, если компания ведет специальный журнал по учету соглашений, в нем следует предусмотреть отдельную графу, где будет отражаться информация о дополнительных соглашениях. Это поможет структурировать данные и эффективно использовать рабочее время.

Скачайте документы по теме:

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации трудовых договоров. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный трудовой договор, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Верховный Суд РФ указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение

Читать подробнее >>>

Кадровику важно знать дату окончания срочного трудового договора. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ.

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный трудовой договор заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Журнал регистрации приемов сотрудников на работу

Журнал регистрации приемов сотрудников на работу

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации трудовых договоров или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно трудовые договоры вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный договор.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких договоров и понадобится специальная форма. В практической работе предлагаем воспользоваться разработанным нами документом.

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Подписка


Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отменили журнал учета трудовых договоров (образец приведен ниже) носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Такой журнал должен храниться в организации в течение 75 лет.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Поскольку, как мы уже отметили выше, унифицированной формы журнала нет, работодатель может самостоятельно определить структуру документа. И включить в него внесение той информации, которую он посчитает актуальной.

Рекомендуем включить в журнал следующие графы:

порядковый номер;
номер трудового договора;
дату трудоустройства сотрудника;
данные сотрудника: фамилию, имя и отчество;
структурное подразделение, в которое сотрудник принят на работу;
информацию о сроке трудового договора. Если отношения носят срочный характер, обязательно следует указать дату прекращения трудового договора.
данные о заключенных дополнительных соглашениях к трудовому договору;
дату увольнения;
и специальную графу для примечаний.

Также следует предусмотреть специальный раздел, в котором будет указываться информация, о сотруднике, ответственном за ведение этого журнала.

Вы можете также воспользоваться нашей формой и журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно.

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества=)
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок