Пример графика отпусков

2093
Готовый пример графика отпусков-2017, оформленный по всем правилам, поможет грамотно решить вопросы, связанные с очередностью предоставления сотрудникам организации ежегодного оплачиваемого времени отдыха. Рассмотрим все нюансы процедуры и проанализируем распространенные ошибки, допускаемые кадровиками при составлении документа.

Пример графика отпусков

Из этой статьи вы узнаете:

  • что представляет собой график отпусков и обязательно ли его составлять;
  • кто должен заниматься подготовкой и согласованием проекта документа;
  • как правильно заполнить форму Т-7 или ее аналог, разработанный работодателем;
  • какие ошибки и нарушения часто допускаются при составлении графика отпусков;
  • как выглядит пример заполнения графика отпусков-2017.

График отпусков — обязательный кадровый документ, по значимости приравниваемый к локальным нормативным актам, в котором работодатель отражает очередность предоставления персоналу оплачиваемых отпусков.

Новый график составляется ежегодно. Подготовить его необходимо не менее чем за две недели до начала календарного года, на который распространяется действие документа.

Иными словами, не позднее 17 декабря 2017 года график на следующий год должен быть утвержден. От обязанности составлять его освобождены лишь работодатели – физические лица, не имеющие статуса индивидуальных предпринимателей.

Важно: если на предприятии функционирует профсоюзная организация, график придется согласовать с ней в порядке, предусмотренном ст.372 ТК РФ.

Данная процедура займет некоторое время. Поэтому лучше не откладывать процедуру согласования в долгий ящик, чтобы не нарушать установленные законодателем сроки утверждения документа.

Заполнение графика отпусков

Как правило, подготовка проекта документа начинается заблаговременно — в октябре-ноябре, чтобы успеть согласовать даты начала отпусков со всеми сотрудниками организации.

Сразу следует оговориться, что работодатель вовсе не обязан учитывать мнение всех работников при составлении графика отпусков (ст.123 ТК РФ). Но если есть возможность, пожелания персонала лучше учесть — лояльный подход позволяет избегать ненужных конфликтов.

Практически на любом предприятии есть сотрудники, чье мнение учитывается в обязательном порядке. Согласно действующему трудовому законодательству, право на уход в отпуск в любое удобное для них время имеют:

  • несовершеннолетние сотрудники (ст.267 ТК РФ);
  • мужья и жены военнослужащих (ст.11 Федерального закона № 76-ФЗ);
  • сотрудники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ);
  • сотрудницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ), и некоторые другие категории работников, согласием которых придется заручиться при составлении примера ежегодного графика отпусков.

Кто составляет документ

В крупных организациях существует практика сбора данных, необходимых для составления графика, руководителями структурных подразделений. Начальники отделов (цехов, бюро, лабораторий) или их заместители составляют графики для своих подразделений, а затем передают сведения кадровой службе, которая сводит их в единый документ.

Руководитель может назначать должностных лиц, ответственных за разработку проекта, отдельным приказом. И это правильно: чем конкретнее сформулирована задача, тем больше вероятность ее успешного решения. Наличие официального распоряжения способствует эффективному распределению обязанностей между сотрудниками и закрепляет точные сроки выполнения работ.

Приказ о подготовке графика отпусков

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Унифицированная форма графика отпусков

Несмотря на право разработки собственных форм первичной учетной документации, которым с 2013 года наделены работодатели, многие организации продолжают использовать унифицированный бланк Т-7 при составлении графика отпусков. В этом нет ничего удивительного. Предлагаемый Госкомстатом шаблон удобен, универсален и снабжен всеми необходимыми реквизитами.

Форма № Т-7. График отпусков

Скачать чистый бланк >>>

Типовая форма не всегда соответствует специфике деятельности предприятия. Поэтому на ее основе может разрабатываться новая, снабженная дополнительными полями и реквизитами форма (ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.).

Скачайте документы по теме:

Как заполнить график отпусков

Заполнение графика отпусков начинается с оформления «шапки». В соответствующих строках прописываются стандартные реквизиты:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • номер и дата составления документа;
  • год, на который составляется график.

Здесь же, в верхней части бланка, предусмотрены места для подписи должностного лица, утвердившего документ, и сведений о согласовании графика с выборным профсоюзным органом. Сведения о составителе указываются в нижней части бланка. Затем заполняется таблица, состоящая из 10 граф. Последовательно вписываются данные о:

  • 1 — наименовании структурного подразделения;
  • 2, 3, 4 — должности (специальности, профессии), ФИО и табельном номере сотрудника;
  • 5 — количестве календарных дней положенного ему отпуска;
  • 6, 7 — запланированной и фактической дате начала отдыха.

Графы 8 и 9 заполняются, если по каким-то причинам отпуск переносится. Это может быть как производственная необходимость (например, внезапная проверка ИФНС, требующая присутствия ключевых специалистов компании на рабочем месте), так и личная инициатива сотрудника.

В графе 8 отражаются реквизиты документа, на основании которого оформляется перенос (приказ руководителя организации, заявление работника и т.д.). В графе 9 указывается дата, на которую переносится начало отпуска. Последняя, десятая графа предназначена для примечаний и комментариев.

Пример заполнения графика отпусков

Разобраться с нюансами заполнения формы Т-7 поможет готовый образец, представленный в нашей базе кадровых документов.

Пример заполнения графика отпусков

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

С заполненным, согласованным и утвержденным графиком — документом, обязательным для исполнения и рядовыми сотрудниками, и руководителями организации — стоит ознакомить под роспись весь персонал. Данная норма не закреплена федеральным законодательством.

Работодатели, которые вместо ознакомления с общим документом предпочитают отдельно, в письменной форме уведомлять каждого работника о предстоящем отдыхе, ничего не нарушают. Главное — отправить уведомление вовремя (не позднее чем за две недели до начала отпуска).

В то же время с практической точки зрения ознакомление сотрудников с общим графиком автоматически избавляет кадровую службу от необходимости составлять и рассылать многочисленные уведомления, ознакомительные листы и ведомости.

Достаточно лишь предусмотреть в бланке Т-7 две дополнительные графы. Одна — для подписи работника, ознакомившегося с документом, вторая — чтобы проставить точную дату ознакомления. Именно так рекомендует поступить Роструд в информационном письме № 1693-6-1 от 30.07.2014г.

Ошибки, часто допускаемые при составлении графика отпусков

Даже опытный специалист может допустить погрешность при заполнении кадровых документов. К числу наиболее распространенных ошибок, связанных с составлением и утверждением графика отпусков, относятся:

  • отсутствие в документе данных о сотрудницах, находящихся в отпуске по беременности и родами или по уходу за ребенком;
  • игнорирование мнения работников, имеющих право на отпуск в удобное время;
  • отсутствие в графике данных о внешних или внутренних совместителях;
  • изменение дат ежегодного отдыха сотрудников без указания оснований переноса или переносы, не отраженные в графике;
  • ошибки при расчете продолжительности отпускного периода или его делении на части;
  • внесение в документ данных о других видах отпуска (неоплачиваемого, учебного, декретного и т.д.).

«Декретницы» и совместители

О «декретницах» в процессе разработки отпускного графика часто забывают. Отсутствие на рабочем месте сотрудницы, взявшей отпуск по беременности и родам, отнюдь не означает, что в следующем календарном году она не собирается использовать свое законное право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Следовательно, нужно сначала поинтересоваться планами «декретницы» на наступающий год. Если она собирается возвращаться к работе и использовать ежегодный оплачиваемый отпуск, включаем в график соответствующие данные.

В графике отпусков надо отразить и время отдыха совместителей. В документе должны фигурировать все совместители — и внешние (работающие на двух и более работодателей), и внутренние (работающие в рамках одной организации).

Помните, что совместителям на дополнительном месте занятости необходимо предоставлять отпуск одновременно с отпуском на основной работе (ст.286 ТК РФ).

Чтобы синхронизировать даты, попросите сотрудника – внешнего совместителя предоставить справку или выписку с основного места работы. Если получить информацию не удается, указываем примерные даты, а в графе 10 («Примечания») пишем комментарий, поясняющий ситуацию.

Перенос и разделение отпуска на части

Предварительный план и его реализация — разные вещи. Поэтому даже грамотно, своевременно и точно составленный график отпусков порой приходится перекраивать. Сотрудник может попросить о продлении отпускного периода в связи с болезнью или о переносе отпуска на более удобное время, работодатель может раньше времени вызвать на работу специалиста, которого некем заменить.

Приказ о переносе даты отпуска

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Работодатель не имеет права оставлять сотрудников без полноценного отдыха в течение двух и более лет подряд. Поэтому каждый раз при оформлении переноса отпуска на более поздний период нужно убедиться, что установленный законом лимит не превышен.

Важно! Делить отпускной период на части можно только с согласия работника.

К сожалению, многие работодатели практикуют принудительное деление, закрепляя соответствующую норму правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами. Такой подход ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, поэтому изначально неправомерен.

На законных основаниях отражать в графике разделенный на части отпуск можно только после согласования с сотрудником.

Заявление сотрудника о разделении отпуска

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В процессе работы над проектом графика обязательно учитывайте право на удлиненный оплачиваемый отпуск, предоставляемое педагогам, государственным служащим, работающим инвалидам и некоторым другим категориям работников.

Если организация предоставляет сотруднику дополнительное оплачиваемое время отдыха (например, в связи с работой во вредных или опасных условиях, в регионах Крайнего Севера, в режиме ненормированного рабочего дня и т.д.), эти дни также необходимо отразить в графике.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль