text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Приказы по личному составу: срок хранения

  • 31 октября 2017
  • 3855

Одним из важных вопросов для кадровиков является срок хранения приказов по личному составу. В статье мы поговорим о том, какие могут быть приказы по личному составу и срок их хранения.

Классификатор приказов

В процессе деятельности каждой организации приходится создавать большое количество приказов. При этом тематика распоряжений различна и от того, к какой категории относятся документы, будет зависеть порядок сроки хранения приказов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Соответственно, чтобы точно установить срок хранения приказов, надо сначала определить к какой категории относится тот или иной документ.

Образец заполнения приказа о приеме на работу

Скачайте документы по теме:

Приказы различаются по следующей тематике:

По основной деятельности.

Это те распоряжения, которые регулируют непосредственно деятельность компании. Срок хранения приказов по основной деятельности постоянный, то есть эти приказы организация должна хранить в течение всего срока своего существования.

По личному составу.

Это те распоряжения, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений. К этой категории относятся следующие приказы:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о переводе на другую работу (в данную категорию попадают приказы как о временном, так и о постоянном переводе);
  • о предоставлении отпуска (основного, дополнительного, без сохранения заработной платы, учебного);
  • о наложении дисциплинарного взыскания;
  • о привлечении к работе в выходные или праздничные дни;
  • другие виды приказов, которые издаются в отношении работников.

О том, сколько хранятся приказы по личному составу, мы подробно расскажем ниже.

Читайте в нашей статье - Приказ по личному составу: от создания до архива.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Срок хранения таких приказов – 5 лет

Хранение приказов по личному составу, а также других видов приказов установлен Приказом  Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Порядок хранения документов по личному составу

Для того, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, в том числе приказов, надо выполнять нижеприведенные требования.

Важно! Правила хранения документов, приказов по личному составу определены Федеральным законом от  22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Читайте в нашей статье, как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях.

Необходимо обеспечить хранение документов

Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Есть несколько вариантов. Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов. Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения. Организации не вправе уменьшить срок хранения по своему усмотрению. 

Следует отличать текущее хранение документов от архивного

Текущее хранение предполагает использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения документа и хранение исполненных документов. Исполненные документы необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Потребуется установить порядок и сроки хранения в соответствии с нормативными актами

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса, статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). В ситуации, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяйте нормы закона, а не Перечня. Срок хранения документов начинает течь с 1 января года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а не созданы (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Приказы по личному составу хранятся в течение срока, установленного законом № 125-ФЗ. Причем срок хранения буде зависеть от даты создания документа.

Так, если вы издали приказ по личному составу до 1 января 2003 года, то сохранять его надо в течение 75 лет. Если же документ был создан уже после этой даты, срок хранения будет равен 50 годам. Это правило установлено статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Соответственно, приказы на прием на работу, срок хранения, также будет зависеть от даты его создания, и будет храниться либо 50 либо 75 лет.

Подписка


Приказы по личному составу по срокам хранения

Теперь рассмотрим конкретные сроки хранения локальных актов, приказов, документов работников со ссылками на периоды, указанные в перечне № 558.

Поскольку чаще всего встает вопрос о том. каков срок хранения приказов о приеме на работу, также отметим, что, если такой приказ создан после 1 января 2003 года, то хранить его надо 50 лет. Таким образом, срок хранения приказа о приеме на работу будет таким же. Как и у других приказов по личному составу.

Читайте в нашей статье - Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

Правила и сроки хранения кадровых документов

Вид документа

Срок хранения

Где указано

Локальные акты и внутренние документы

Правила внутреннего трудового распорядка (после замены их новыми)

1 год

Статья 773 Перечня

Положение о персональных данных

Постоянно

Статья 655 Перечня

Штатное расписание

Постоянно

Статья 71 Перечня

График отпусков

1 год

Статья 693 Перечня

Документы по работникам

Трудовые договоры

50 лет

Статья 657 Перечня

Трудовые книжки (невостребованные)

50 лет

Статья 664 Перечня

Личные карточки

50 лет

Статья 658 Перечня

Письменные уведомления работодателей об увольнении работников с указанием причин

50 лет

Статья 654 Перечня

Распорядительные документы

Приказы о приеме, переводе, увольнении

50 лет

Статья 19 Перечня

Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках

5 лет

Статья 19 Перечня

Приказы об отпусках работников с вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания

50 лет

Статья 19 Перечня

Информационно-учетные документы

Табель учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50 л.).

Статья 586 Перечня

Книга учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей в них

50 лет

Статья 695 Перечня

Журнал выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей в них

5 лет

Статья 695 Перечня

Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету

3 года (после увольнения)

Статья 695 Перечня

По охране труда

Документы об аттестации рабочих мест

45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50 л.)

Статья 602 Перечня

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

50 лет (Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Статья 613 Перечня

Документы (акты, заключения и другие документы), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

50 лет (Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Статья 617 Перечня

Акт о несчастном случае на производстве

45 лет

Статья 230 ТК РФ

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества=)
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок