Журнал регистрации журнала приказов по личному составу

664
В процессе работы организации создается множество распорядительных документов, в том числе приказов по личному составу. Для того, чтобы упорядочить издание и хранение документов, многие работодатели в лице кадровой службы ведут специальные формы, например, журнал приказов по личному составу. О том, какие распоряжения можно отнести к распоряжениям по личному составу, а также как составить журнал учета приказов по личному составу и образец, читайте в нашей статье.

Журнал регистрации журнала приказов по личному составу

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие документы относятся к приказам по личному составу;
  • как происходит регистрация приказов по личному составу;
  • как составить журнал регистрации приказов по кадрам;
  • что представляет собой журнал регистрации приказов по кадрам и образец.

Какие документы относятся к приказам по личному составу

В кадровой службе в ходе деятельности создается множество приказов. Ведь практически все кадровые процедуры оформляются путем издания соответствующего распоряжения. Прием на работу, увольнение, предоставления отпуска, направление в командировку и все остальные кадровые процедуры требуют издания специального приказа.

Так, например, статьей 66 Трудового кодекса РФ прямо установлено, что для трудоустройства работника необходимо издать соответствующий приказ. Этот документ оформляется на основании заключенного между работником и организацией трудового договора.

Между тем, существует еще одна разновидность распоряжений – это распоряжения по основной деятельности. Рассмотрим в чем же отличие этих распорядительных документов.

Приказы по личному составу – это те документы, которые связаны с трудовыми отношениями, в частности, они оформляют такие отношения. К этим документам относятся распоряжения:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении разных видов отпусков;
  • о привлечении к работе в выходной день;
  • о привлечении к сверхурочной работе.

В этот перечень также включаются другие виды приказов, издание которых связано с трудовыми отношениями. Все остальные распоряжения работодателя, т.е. те, которые не относятся к трудовым отношениям и кадровой службе, являются распоряжениями по основной деятельности.

Срок хранения приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу ведется также еще и в целях обеспечения надлежащих сроков хранения кадровых документов.

По правилам, установленным статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения кадровых распоряжений следующие:

  • 75 лет, в том случае, если документы были созданы до 2003 года;
  • 50 лет, если распоряжения были изданы уже после 2003 года.

Таким образом, создаваемые сейчас кадровые приказы надо будет хранить в течение 50 лет. Отметим, что срок хранения отдельных распоряжений составляет только 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (статья 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Скачайте документы по теме:

Регистрация приказов по личному составу

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести ряд регистрационных документов. В число таких обязательных документов включены:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность ведения эти регистрационных форм установлена пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Причем вести эти книги надо по форме, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В отношении других регистрационных форм таких правил не установлено. Поэтому работодатель самостоятельно принимает решение, какие книги приказов по личному составу он будет вести. Так, например, кадровая служба может вести единую книгу регистрации приказов по личному составу. Образец такого документа приведен ниже.

Кроме того, кадровая служба может вести отдельно журналы:

  • регистрации переводов сотрудников;
  • регистрации увольнений с работы;
  • учета личных дел;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета совместителей;
  • регистрации справок и т. п.

Также работодатель может вести различные книги приказов по кадрам. Иными словами в каждом отдельном журнале регистрировать распоряжения одной тематики. Например, в кадровой службе может вестись отдельный журнал регистрации приказов на отпуск. Предлагаем воспользоваться в работе разработанным нами образцом.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Также многие работодатели ведут специальный журнал или книгу книга приказов  о направлении работников в командировку. Образец представлен ниже.

Отметим, что ранее в обязательном порядке все работодатели должны были вести журналы учета командированных сотрудников. Однако с 8 августа 2015 года это требование стало необязательным. Работодатели теперь самостоятельно принимают решение о ведении таких журналов. И при отсутствии специальной формы, где бы учитывались командированные работники, целесообразно вести отдельную книгу регистрации приказов о направлении в командировку. Образец приведен ниже.

Журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации приказов по личному составу

Также кадровой службе будет удобна для работы отдельная регистрация документов, связанных с увольнением. В этой связи целесообразно вести специальный журнал или книгу регистрации приказов об увольнении. Это позволит быстро ориентироваться в кадровых документах, связанных с увольнением.

Отметим, что довольно часто работодателю необходимо знать точную дату оформления увольнения работника. Так, например, если производится процедура сокращения штата или численности сотрудников, на работодателя возложена обязанность по выплате работникам среднего заработка за второй, а в исключительных случаях и за третий месяц работы (ст.178 Трудового кодекса РФ).

Срок, за который положена выплата, начинает отсчитываться со дня увольнения. И отдельная книга учета приказов об увольнении поможет кадровому работнику быстро определить фактическую дату прекращения трудовых отношений с сотрудником. Образец заполнения журнала регистрации приказов об увольнении приведен ниже.

Журнал регистрации приказов об увольнении

Журнал регистрации приказов об увольнении

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец

Итак, журнал регистрации кадровых приказов необходимый документ, который ведется кадровой службой. Образец книги приказов по личному составу мы приводим ниже. И хотя такой документ не является обязательным, на практике все кадровые работники ведут книгу учета приказов по личному составу. Образец или унифицированная форма такого документа не установлены. Регистрационный документ ведется работодателем в произвольной форме.

В этой связи мы предлагаем специально разработанную книгу регистрации приказов по личному составу и образец ее заполнения.

Еще раз отметим, что отсутствие таких регистрационных форм не является нарушением трудового законодательства. При проверке инспектор ГИТ не оштрафует организацию за отсутствие того или иного учетного журнала. Естественно, если речь не идет о приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее или книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Все остальные учетные кадровые формы работодатель ведет по своему усмотрению, исходя из принципа целесообразности и регламентации кадровой работы. Поэтому конкретный набор регистрационных журналов организация для себя вправе определить самостоятельно.

И кадровая служба принимает решение о необходимости ведения отдельных форм регистрационных журналов по каждому факту кадровых мероприятий.  Или же может вестись общий журнал регистрации приказов по личному составу. Если вы выбираете ведение единого документа, при разработке журнала надо руководствоваться следующими принципами.

В первую очередь надо назначить ответственного за ведение журнала. В форме указать его данные: должность и фамилию, имя, отчество, а также период, в течение которого данный работник был уполномочен заполнять регистрационную форму.

Журнал должен иметь последовательную нумерацию записей. Каждой отдельной записи будет соответствовать один кадровый приказ. Необходимо предусмотреть графу, в которой будет также указываться дата регистрации распоряжения.

Отдельной графой следует указывать содержание приказа. Например, приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Также следует отражать данные о сотруднике, в отношении которого издан приказ, а именно, указывать его должность и фамилию, имя, отчество.

Знакомить работников с записями в данном журнале нет необходимости. Этот документ не является ни локальным актом, ни распорядительным документом, с которым сотрудника надо ознакомить под подпись. Ознакомить работника следует с самим приказом.

Журнал регистрации кадровых приказов образец

Журнал регистрации приказов по личному составу

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль