Должностная инструкция делопроизводителя

142
Делопроизводитель отвечает за организацию работу с документами: их прием, регистрацию и т. д. Рассмотрим, как составить должностную инструкцию делопроизводителя на предприятии в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

Должностная инструкция делопроизводителя

Из этой статьи вы узнаете:

  • как разработать должностные инструкции делопроизводителя в организации;
  • как указать квалификационные требования в должностной инструкции делопроизводителя;
  • какие обязанности закрепить в должностной инструкции делопроизводителя;
  • как отразить права и ответственность в должностной инструкции специалиста по делопроизводству.

Должностные инструкции делопроизводителя в организации

Должностные инструкции делопроизводителя в организации разрабатывают, чтобы регламентировать работу сотрудников канцелярии. Должностные инструкции создают на основе действующего в компании положения о делопроизводстве.

В должностной инструкции делопроизводителя 2017 закрепляют обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

В разделе «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя указывают, что решение назначить на должность и освободить от должности делопроизводителя принимает директор по представлению непосредственного руководителя, например начальника канцелярии или отдела делопроизводства.

В должностной инструкции делопроизводителя нужно отразить квалификационные требования к кандидату на должность делопроизводителя. Это поможет отказать соискателю в приеме на работу, не опасаясь обвинений в дискриминации (ст. 64 ТК РФ).

Минимальный уровень образования, которое может понадобиться делопроизводителю, – это среднее профессиональное образование. Иногда компании хотят видеть на этой должности специалиста с высшим образованием.

Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н, является рекомендательным для коммерческих организаций. Поэтому работодатель вправе установить собственные требования к квалификации сотрудника. Требования к опыту практической работы делопроизводителя, как правило, не предъявляются.

Особых условий допуска к работе должностная инструкция делопроизводителя на предприятии не предусматривает. Так, ему не нужно проходить предварительный медосмотр, предъявлять какие-либо справки и т. д.

В должностной инструкции делопроизводителя 2017 отражают, что сотрудник в своей работе опирается на:

  • нормативные документы, которые регламентируют делопроизводство, в том числе ГОСТы и документы по архивному делу;
  • устав компании, правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты организации;
  • трудовой договор и саму должностную инструкцию.

В должностной инструкции делопроизводителя 2017 закрепляют, кому делопроизводитель непосредственно подчиняется. Также отражают, кто подменяет сотрудника в периоды, когда он временно отсутствует на работе по болезни, из-за отпуска и т. п. Это может быть один из сотрудников организации или другое лицо, в том числе кадровик.

Скачайте документы по теме:

Должностная инструкция делопроизводителя: образец

В образце должностной инструкции делопроизводителя 2017 к трудовым функциям сотрудника, прежде всего, относят организацию работы с документами. В рамках этой функции делопроизводитель:

  • принимает и обрабатывает входящие документы;
  • просматривает и сортирует документы на регистрируемые и нерегистрируемые;
  • готовит входящие документы для рассмотрения руководителем;
  • регистрирует входящие документы;
  • организует доставку документов исполнителям;
  • ведет базу данных документов организации;
  • ведет информационно-справочную работу;
  • обрабатывает и отправляет исходящие документы;
  • организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • контролирует исполнение документов в организации.

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Чтобы выполнять перечисленные выше должностные обязанности, делопроизводитель должен иметь необходимые навыки. В должностной инструкции делопроизводителя 2017 указывают, что сотруднику нужно уметь пользоваться:

  • базами данных;
  • справочно-правовыми системами;
  • автоматизированными системами учета, регистрации, контроля;
  • информационно-справочными системами при работе с документами организации.

Также сотрудник обязан применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, чтобы повысить ее эффективность.

По должностной инструкции делопроизводителя он должен знать структуру организации и руководство структурных подразделений. Кроме того, ему следует изучить нормативные акты и методические документы, которые регулируют документационное обеспечение управлением, чтобы досконально владеть современными информационными технологиями работы с документами. В частности, сотрудник должен знать:

  • в каком порядке работать с документами;
  • какие есть схемы документооборота;
  • каковы правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • какие есть формы организации и контроля за исполнением документов в организации;
  • какие в организации применяются сроки исполнения документов;
  • как работать со сроковой картотекой;
  • для чего нужен текущий и предупредительный контроль;
  • как составлять аналитические справки по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
  • какие есть виды документов, каково их назначение;
  • какие требования предъявляют к документам согласно нормативным актам и государственным стандартам;
  • по каким правилам создают и ведут базы данных служебных документов в организации;
  • как работать с системой электронного документооборота, если она применяется в компании;
  • каковы правила и сроки отправки исходящих документов и др.

Еще одной важной трудовой функцией делопроизводителя является организация текущего хранения документов в организации. В пределах этой функции сотрудник выполняет следующие основные обязанности:

  • разрабатывает номенклатуру дел организации;
  • проверяет правильность оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения;
  • формирует дела;
  • контролирует правильное и своевременное распределение и подшивает документы в дела.

Также в должностной инструкции делопроизводителя 2017 указывают, что делопроизводитель организует обработку дел для последующего хранения. В частности, он поверяет сроки хранения документов, составляет протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Кроме того, делопроизводитель составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов, оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения; оформляет обложки и составляет описи дел постоянного, долговременного сроков хранения; передает дела в архив организации.

Чтобы выполнять обязанности по обработке дел для хранения в компании, делопроизводитель должен уметь:

  • пользоваться перечнями документов и анализировать их содержание, когда определяет сроки их хранения;
  • оформлять документы экспертной комиссии;
  • оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения согласно требованиям государственных стандартов;
  • производить хронологически-структурную систематизацию дел;
  • обрабатывать и оформлять дела постоянного и временного сроков хранения;
  • составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
  • применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.

Специалист по делопроизводству: должностная инструкция

В должностной инструкции специалиста по делопроизводству 2017 нужно прописать не только обязанности, но и права сотрудника. Так, сотрудник имеет следующие права:

  • знакомиться с решениями руководства, которые затрагивают его работу;
  • предлагать, как улучшить работу в рамках своих трудовых функций;
  • извещать непосредственного руководителя о недостатках, которые выявил в ходе выполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устране
  • нию;
  • требовать у руководства содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
  • запрашивать сведения и документы, которые нужны для выполнения своих должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» должностной инструкции специалиста по делопроизводству 2017 указывают, что делопроизводитель несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей. Кроме того, сотрудник может нести материальную ответственность, если своими действиями причинит ущерб имуществу организации.

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» прописывают, как часто она изменяется. Также указывают, что со всеми поправками к инструкции сотрудника необходимо знакомить под подпись.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться