Должностная инструкция делопроизводителя: регламент, нужный и работодателю, и работнику

1597
Должностная инструкция делопроизводителя - документ, которым специалист будет руководствоваться в своей работе. На основании должностной инструкции и работодатель сможет объективно оценить, насколько работник соответствует этой должности.

Нужна ли на предприятии должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя не относится к числу обязательных документов. То есть законодательство не устанавливает наличие таких регламентов в организации. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости этого вида документов. Но, если этот вопрос будет решен положительно, должностные инструкции необходимо будет включить  в учетную политику предприятия.

Те положения и разделы, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции делопроизводителя, могут быть также включены в такой документ, как трудовой договор. Какую-то часть этих положений можно найти в локальных нормативных актах, действующих в организации.

Скачать документы по теме:

Но объединение всех требований и регламентов в одном документе – должностной инструкции делопроизводителя, более рационально:

  • во-первых, ни работнику, ни работодателю не придется поднимать договоры, соглашения и локальные акты, чтобы уточнить какие-то вопросы по трудовой функции, требованиям к должности;
     
  • во-вторых, подпись работника под этим документом является неоспоримым доказательством того, что с обязанностями по данной должности он ознакомлен;
     
  • в-третьих, внести изменения в должностную инструкцию будет проще, чем в трудовой договор или иной (помимо инструкции) локальный нормативный акт.

Что содержат должностные инструкции делопроизводителя в организации

Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов.  Как правило, это:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности делопроизводителя.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Порядок пересмотра должностной инструкции.

Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.

Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя.

На рисунке ниже представлена должностная инструкция делопроизводителя, образец заполнения раздела «Общие положения».

Раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя

В этом разделе следует оговорить порядок назначения на должность делопроизводителя и освобождения от нее. Кроме этого, здесь же можно закрепить подчиненность по должности и оговорить порядок замещения работника на время его отсутствия или болезни.

Среди сведений, которые включают в этот раздел, также нужно перечислить документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе.

Справка

К ним относятся:

  1. правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя,
     
  2. правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации  и т.п.;
     
  3. трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.

Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»

К числу общих обязанностей, которые должен выполнять любой специалист по делопроизводству, должностная инструкция отнесет:

  • прием и обработку входящих документов;
  • обработка и отправка исходящих документов;
  • просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
  • подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
  • доставка документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов предприятия;
  • организация текущего хранения документов;
  • ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
  • организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
  • контроль движения и своевременного исполнения документов.

Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе 2018 может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.

Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки.

Справка

Укажите в инструкции, что он должен:

  1. иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
     
  2. уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
     
  3. уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.

Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.

Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.

Как заполнить другие разделы должностной инструкции делопроизводителя

В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:

  • своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
  • выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
  • информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
  • обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
  • запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.

В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:

об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
о материальной ответственности, в случае, если по вине сотрудника предприятию будет нанесен имущественный или материальный ущерб.

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль