text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Внутренняя опись личного дела

  • 5 мая 2017
  • 7880

Составление внутренней описи личных дел сотрудников является важной частью документооборота любого предприятия. Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника. Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи.

Внутренняя опись личного дела

Из этой статьи вы узнаете:

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

Читать статью

  • как составляется опись личного дела работника;
  • как ведется внутренняя опись документов личного дела;
  • как заполнить бланк описи документов в личном деле работника.

Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:

  1. оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
  2. защита персональных данных от распространения;
  3. оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.

В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника. Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих.

Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, - непродуктивно.

Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника.

Опись личного дела работника

Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника. ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регламентирует требования к их оформлению. Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение.

Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации.

Далее следуют следующие обязательные элементы:

  • Полное и сокращенное наименование организации, составившей дело (по центру);
  • Наименование отдела, в котором состоит данный сотрудник (по центру);
  • Если сотрудник сменил отдел работы, то предыдущий пункт заключается в скобки, а здесь пишется название нового отдела (по центру);
  • Индекс по номенклатуре дел и номер дела (Дело №32 (индекс) – 384 (номер)) (по центру);
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника являются заголовком личного дела (по центру);
  • Дата открытия дела (день приема на работу) и дата закрытия дела (день подписания приказа об увольнении) (слева внизу);
  • Количество листов в деле и срок его хранения (слева внизу).

Образец обложки личного дела (титульного листа) представлен ниже:

Обложка личного дела сотрудника

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Внутренняя опись документов личного дела

Обратите внимание, что по ГОСТу 17914-72 в 2017 году все дела работников должны храниться в картонных обложках. Архивы не принимают на хранение скоросшиватели или файлы из пластика.

Закон в 2017 году устанавливает перечень документов, которые в обязательном порядке подшиваются к делу государственных служащих, для работников частных предприятий список таких документов определяет локальный нормативный акт. По сложившейся практике в дело включают следующие документы:

Подписка


Опись документов в личном деле работника: бланк

  • Документы, которые работник предоставил при трудоустройстве в данную организацию:
    • Заявление о приеме на работу;
    • Резюме;
    • Копии паспорта, СНИЛСа, ИНН;
    • Копия диплома;
    • Характеристики с предыдущего места работы, рекомендательные письма,
  • Документы, изданные работодателем во время работы сотрудника:
    • Приказ о приеме на работу;
    • Приказы о переводе на другую должность, в другой отдел;
    • Приказы о поощрении или дисциплинарном взыскании;
    • Кадровая справка;
    • Трудовой договор во всеми дополнительными к нему соглашениями;
    • Листы о прохождении аттестации;
    • Свидетельства или справки об изменении личной информации работника;
    • Должностные инструкции данного работника с отметкой о его ознакомлении с ними;
    • Внутренняя опись.

Поскольку срок хранения личного дела сотрудника обычно определяется в 75 лет, не стоит подшивать сюда документы краткосрочного хранения, типа заявлений о предоставлении отпуска и подобных.

Как уже отмечалось выше, в 2017 году локальный нормативный акт предприятия (приказ) назначает специального сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение персональных дел. Только он имеет право осуществлять оформление, нумерацию, опись, внесение каких-либо изменений и сдачу в архив личных дел работников. Этот специалист имеет доступ к персональным данным и он же понесет ответственность, если эти данные будут разглашены.

Каждый сотрудник раз в год должен быть ознакомлен со своим делом и расписаться об этом. Данное мероприятие также осуществляется сотрудником отдела кадров, ответственным за ведение дел.

Все документы в личном деле располагаются по дате поступления. В обязательном порядке производится их нумерация, опись и прошивание. Внутренняя опись документов либо прошивается последней, либо прикрепляется к обратной стороне титульного листа. Рассмотри подробнее, как оформляется внутренняя опись документа.

Скачайте документы по теме:

Внутренняя опись документов личного дела: образец

Наименование документа ставится вверху. Под ним идет фамилия и инициалы сотрудника в именительном падеже. Далее следуют графы, куда вносится информация, соответствующая названию графы:

  • Порядковый номер дела в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Присваиваемый по номенклатуре дел индекс документа;
  • Обозначенная арабскими цифрами дата выдачи документа;
  • Занимаемые данным документом номера листов дела;
  • Дата включения данного документа в дело;
  • Примечание (данное поле используется в случае необходимости внесения уточняющих сведений о документе, например, оригинал или копия.)

Обязательные поля: № п/п – согласно журналу учета личных дел. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.

Образец внутренней описи личного дела представлен ниже:

Образец внутренней описи личного дела

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Порядок регистрации и учета личных дел в 2017 году подробно прописывается в соответствующем локальном нормативном акте предприятия (приказе). По сложившейся практике принято заводить книгу или журнал учета личных дел. Каждому делу присваивается номер согласно хронологическому порядку их заведения. Этот же номер проставляется и в самом деле.

Данный журнал является единственным документом, по которому осуществляется нумерация дел. В данном журнале могут содержаться и краткие сведения об этом деле: номер, фамилия и инициалы сотрудника, дата формирования, дата закрытия, дата передачи в архив или в другую организацию.

В 2017 году только сотрудник, назначенный приказом вести личные дела, может вносить в них изменения. В его отсутствие данную процедуру может осуществлять назначенный приказом руководителя временно исполняющий обязанности. Все прочие сотрудники отдела кадров не имеют право работать с личными делами.

Обычно исправления в дела вносятся по аналогии с исправлениями в трудовые книжки. Например, исправление неверной фамилии осуществляется путем зачеркивания горизонтальной чертой и вписывания сверху новой фамилии. Любая другая информация исправляется аналогичным образом. Копии документов и ссылка на них (свидетельство о перемене имени, о браке или разводе) служат подтверждение всех внесенных изменений.

Обращаем особое внимание, на конфиденциальность информации, содержащейся в личном деле. В 2017 году на предприятиях должна быть продумана и организована совершенная система хранения дел, исключающая несанкционированный доступ к ним. Традиционно таким хранилищем является запирающийся на ключ металлический сейф или шкаф.

Все личные дела хранятся внутри кадровой службы. Подлежат хранению только дела сотрудников, которые состоят на работе в данный момент. После увольнения работника его дело передается в архив.

На государственных или муниципальных предприятиях личные дела перед сдачей в архив течение 10 лет хранятся на самом предприятии. Для частных предприятий определенные сроки хранения не установлены, но на практике принято хранить дела в течение одного года после увольнения.

Перед сдачей в архив дело закрывается с помощью специального заверителя. В нем содержится финальная информация о составе дело и его физическом состоянии. Данный лист должен быть подшит отдельно. Срок хранения в архиве личных дел рядовых сотрудников – 75 лет, а руководящих – постоянно.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок