Приказ – это организационно-распорядительный документ. Для того, чтобы он стал обязательным к исполнению определенным работником, с этим приказом сотрудника надо ознакомить под подпись. О том, как оформить ознакомление сотрудников с приказами организации, мы расскажем в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
- как оформить лист ознакомления с приказом;
- как подготовить лист ознакомления с графиком отпусков;
- надо ли знакомить сотрудников со всеми приказами под подпись;
- с какими документами надо ознакомить сотрудников под подпись.
С какими локальными актами надо ознакомить сотрудников под подпись
Трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя ознакамливать сотрудников абсолютно со всеми приказами и локальными актами организации. Сотруднику на подпись представляются только те документы, которые относятся к его трудовой деятельности и имеют прямое действие в отношение конкретного работника.
Так, например, работодатель должен ознакомить сотрудником под подпись с определенным перечнем локальных актов организации. В соответствии с нормами абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
К таким локальным актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение о персональных данных работника;
- Положение о командировках (если работа сотрудника связана с командировками);
- Положение о ненормированном рабочем дне (если работнику устанавливается такой режим работы);
- Положение об оплате труда, о премировании (при наличии);
- документы по охране труда;
- другие локальные акты организации, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.
Все эти локальные документы должны быть представлены сотруднику для ознакомления. Подпись на определенном документе будет подтверждать факт такого ознакомления с локальными актами.
Лист ознакомления с положением: образец
Устанавливая обязанность ознакомления сотрудников под подпись с локальными актами, трудовое законодательство не устанавливает четких правил такого ознакомления. В этой связи работодатель вправе выбрать один из следующих вариантов:
- составить специальный журнал ознакомления с локальными актами организации;
- оформить лист ознакомления (образец приведен ниже);
- непосредственно в трудовом договоре перечислить локальные акты, с которыми сотрудник ознакомлен до подписания документа.
Один из наиболее оптимальных для оформления вариантов – это составление специального листа ознакомления с локальными актами. Такой документ работодатель составляет самостоятельно. Следует подготовить специальный лист ознакомления отдельно к каждому локальному акту организации, которые должны быть представлены сотрудникам под подпись.
Так, например, всех сотрудников организации в обязательном порядке надо ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка. В этой связи мы предлагаем образец оформления листа ознакомления работников с данным локальным актом.
Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Обращаем внимание, что кроме вышеперечисленных документов, работника под роспись надо ознакомить с должностной инструкцией. При этом должностная инструкция не является обязательным документом.
Должностные обязанности могут быть прописаны непосредственно в тексте трудового договора. Однако многие работодатели на практике прибегают именно к оформлению должностной инструкции.
Этот документ может быть оформлен в качестве:
- приложения к трудовому договору;
- отдельного документа.
Лист ознакомления с приказом
Трудовой кодекс РФ специально называет перечень приказов, с которыми работников надо ознакомить под подпись в обязательном порядке.
Итак, в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен под роспись:
- с приказом о приеме на работу;
- с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора;
- с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Все эти приказы относятся ко всем категориям работников. Между тем, имеются специальные категории работников, которым предоставляются дополнительные гарантии и льготы. Так, например, отдельных работников можно привлечь к сверхурочной работе только с их письменного согласия.
В частности, инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.
Кроме того, работодатель должен получить письменное согласие работников:
- на привлечение к сверхурочной работе;
- на привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится
- на привлечение к работе в ночное время (для определенных категорий работников).
Во всех этих случаях необходимо получать «живую» подпись работника.
Отметим, что на основании ч.2 ст.22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Под локальными нормативными актами понимаются акты, содержащие нормы трудового права.
Приказы работодателя являются организационно-распорядительными документами организации и не относятся к локальным актам организации. Трудовой кодекс не обязывает знакомить работника по роспись с приказами работодателя (за исключением вышеперечисленных ситуаций).
Между тем, если работодатель использует унифицированные формы приказов, которые предусматривают подпись работника, рекомендуем проставлять на приказах подпись работника.
Скачайте документы по теме:
Лист ознакомления сотрудников с графиком сменности >>>-
Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации >>>
-
Приказ о порядке проверки подлинности листков нетрудоспособности >>>
Ознакомление с приказом под роспись: образец
Выше мы говорили о тех приказах, с которыми работодатель обязан ознакомить сотрудников в силу прямого указания трудового законодательства. Между тем, унифицированная форма приказом содержит графу, в которой проставляется личная подпись сотрудника, в отношении которого издан приказ.
В этой связи, для того, чтобы приказ приобрел статус обязательного документа для сотрудника, его необходимо ознакомить с этим приказом под подпись.
В качестве примера можно привести приказ о направлении сотрудника в командировку. Этот приказ оформляется в обязательном порядке при направлении работника в служебную поездку. И для того, чтобы сотрудник был обязан выполнять это распоряжение работодателя. Его обязательно надо ознакомить с приказом под подпись.
Форма № Т-9а. Приказ о направлении работников в командировку
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Приказ об ознакомлении с документами
Итак, еще раз отметим, что работодатель обязан представить сотрудникам на подпись ряд документов. Это :
- локальные акты организации, касающиеся данных работников;
- приказы в отношении определенных работников;
- должностные инструкции.
Вместе с тем в организации имеется еще ряд документов, с которыми работодатели знакомят с сотрудником. Один из таких документов – график отпусков.
Отметим, что график отпусков однозначно не включается в перечень локальных пактов организации. Между тем Роструд в письме от 1 августа 2012 г. № ПГ/5883-6-1 квалифицирует график отпусков именно в качестве локального акта организации. И в этой связи рекомендует поучать подписи работников на графике отпусков.
Учитывая тот факт, что однозначной позиции по этому вопросу не выработано, рекомендует все- же получать подписи сотрудников на графике отпусков. Отметим, что унифицированная форма графика отпусков № Т-7 не содержит специальной графы для подписей работников. В этой связи форму графика можно дополнить специальной графой, в которой сотрудники будут проставлять свои подписи, подтверждающие ознакомление с этим документом.
Кроме того, также как и в отношении других локальных актов, работодатель может разработать специальный лист ознакомления с графиком отпусков. Ниже приведен лист ознакомления с графиком отпусков (образец): скачать его не составит труда.
Пример заполнения графика отпусков
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
А вот со штатным расписанием знакомить сотрудников под подпись нет необходимости. Во-первых, этот документ не является локальным актом организации.
Во-вторых, практически вся информация, которая содержится в штатном расписании, указывается в трудовом договоре в качестве обязательного условия. Так, в трудовом договоре названа должность работника, размер оклада и размер и перечень надбавок и компенсаций.
Поэтому вся информация, содержащаяся в штатном расписании в отношении конкретного работника, фактически уже указана в тексте его трудового договора.
С приказом ознакомлены под роспись: образец
Сотрудника надо ознакомить с теми приказами, издание которых затрагивает трудовые интересы и обязанности конкретного работника.
Это могут быть приказы разных категорий:
- о предоставлении отпуска;
- о переводе на другую должность;
- о совмещении должностей;
- об изменении размера заработной платы.
Именно из приказов сотрудник получает точную информацию о распоряжениях, которые он обязан исполнять. То же правило действует и в отношении представления сотрудникам отпусков.
Как правило, непосредственно сама форма приказа содержит графу, предусматривающую получение подписи работника.
Если же приказ работодатель составляет по самостоятельно разработанной форме, он может включить графу с подписью в бланк приказа или же приложить к приказу специальный лист ознакомления.
Образец приказа с ознакомлением под роспись мы приводим ниже.
Пример заполнения приказа о предоставлении отпуска работникам
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
В заключение еще раз повторим, что четкий порядок ознакомления работников с локальными актами организации законодательством не определен. Но одним из наиболее удобных с практической точки зрения вариантов является составления специального листа ознакомления.
Приказы же, как правило, уже содержат графу, в которой проставляется подпись работника, подтверждающую ознакомление с приказом. Если же приказ издается в отношении большого количества работников, целесообразно также составить и приложить к нему специальный лист ознакомления.