Ведение табеля учета рабочего времени работников

3340
Ведение табеля учета рабочего времени работников — обязанность каждого работодателя независимо от количества сотрудников, сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Табель учета рабочего времени — обязательный документ, на основании которого рассчитывается заработная плата работников и в котором ведется учет отработанного работниками времени.

Ведение табеля учета рабочего времени работников

Из этой статьи вы узнаете:

  • как составить табель учета рабочего времени;
  • правила заполнения табеля учета рабочего времени – 2017.

Как составить табель учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени работников отличается для коммерческих и бюджетных организаций.

Как правильно вести табель учета рабочего времени в бюджетных организациях и сама форма документа № 0504421 указаны в приказе Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В коммерческих организациях табель рабочего времени заполняется:

  • по унифицированной форме Т-12;
  • по унифицированной форме Т-13;
  • по самостоятельно разработанной организацией форме.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях приведен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.

Образец табеля учета рабочего времени по унифицированной форме Т-12 можно скачать здесь,

Образец по форме Т-13 можно сказать здесь.

Обратите внимание:

Если организация заполняет табель рабочего времени по собственной форме, то форма документа должна быть утверждена руководителем организации, то есть приказом, и приведена в учетной политике (п. 4 ст. 9 Закона №402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Но на практике многие работодатели не соблюдают данный порядок ведения табеля учета рабочего времени и считают достаточным ведение табеля в электронном виде.

Но инспекторов ГИТ электронные табеля не устроят. Поэтому за отсутствие заполненного и должным образом утвержденного табеля рабочего времени, компанию могут привлечь к административной ответственности.

Как уже было отмечено ведение табеля учета рабочего времени работников осуществляется ответственным лицом. Передача полномочий происходит посредством издания приказа. То есть в компании должен быть утвержден приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени можно скачать здесь.

На практике, как правило, в небольших по численности компаниях ответственным назначают специалиста по кадрам или бухгалтера, в крупных компаниях ответственными назначаются руководители структурных подразделений или их заместители.

Обращаем внимание, что в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного лица должна быть прописана обязанность по ведению табеля учета рабочего времени работников.       

Правила заполнения табеля учета рабочего времени – 2017

Многие работодатели не соблюдают правила заполнения табеля учета рабочего времени, заполняют его формально, что приводит к несоответствию фактических явок/неявок с документами.

Например, нарушение правил заполнения табеля учета рабочего времени в 2017 году может привести к следующим последствиям:

  • если в табеле не будет отражена сверхурочная работа или работа в выходной день, а фактически у работника были переработки, то они не будут оплачены, так как бухгалтер производит расчет на основании табеля;
  • если работника уволили за прогул, а в табеле по работнику проставлена явка и полное количество отработанных часов, то это может служить одним из доказательств неправомерности увольнения. Так, в судебном деле некорректно заполненный табель рабочего времени стал одним из доказательств в пользу работников для признания увольнения за прогул незаконным (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 01.09.2015 по делу №33-8194/2015).

Поэтому важно соблюдать порядок ведения табеля учета рабочего времени: табель необходимо вести в течение всего месяца и подводить итоги по фактически отработанному времени по окончании месяца.

Существуют два правила заполнения табеля учета рабочего времени:

  • правило сплошной регистрации явок и отклонений;
  • правило регистрации только отклонений (командировок, больничных, работы в выходной день и т.д.).

На практике распространено правило сплошной регистрации, так как такой способ заполнения запрограммирован в программах ведения кадрового учета и расчета заработной платы (например, в программе 1С).

Скачайте документы по теме:

Что учитывается в табеле учета рабочего времени

В табеле по каждому работнику учитывается фактически отработанное им время. Для этого в табеле проставляются буквенные или цифровые коды. На рисунке 1 приведены условные обозначения, используемые при заполнении табеля учета рабочего времени.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Скачать чистый бланк >>>

Казалось бы, что условные обозначения, приведенные в Постановлении Госкомстата, описывают все возможное рабочее и нерабочее время работника. Но на практике работодатели сталкиваются с ситуацией, что для отображения какого-либо отклонения нет соответствующего кода.

Например, возникают сложности обозначения междувахтового отдыха и дней в пути законодательством, так как коды по данным отклонениям не предусмотрены. В таком случае работодатель может ввести недостающие обозначения. Для того чтобы не было претензий со стороны проверяющих органов - инспекции труда, налоговой инспекции, необходимо издать соответствующий приказ о введении дополнительных обозначений.

Образец можно скачать здесь.


Если вы относитесь к государственным или муниципальным учреждениям, то можете использовать табель учета по форме № 0504421. Форма установлена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. В нем также предусмотрены отдельные коды. И закреплено право дополнить условные обозначения согласно своей учетной политике.


Часто на практике возникают случаи, когда по одному работнику одновременно необходимо заполнить несколько отклонений. Давайте рассмотрим, как правильно вести табель учета рабочего времени в некоторых случаях:

Ситуация Отражение в табеле учета рабочего времени
Сотрудник работал в выходной день во время командировки В таком случае по работнику заполняется двойная кодировка - «РВ/К»
Сотрудник работает неполный рабочий день в период отпуска по уходу за ребенком в таком случае используется кодировка «ОЖ/Я»
Сотрудник пришел на работу, но в течение рабочего дня почувствовал себя плохо, обратился к врачу и ему этим же днем открыли больничный в таком случае проставляется кодировка «Я/Б»

Как внести изменения в табель, который уже сдан в бухгалтерию.

Пример из практики:

В компании ТУРВ за март 2017 года должен быть сдан в бухгалтерию не позднее 4 апреля 2017 года, работник с 27 марта 2017 года на работу не выходит по причине болезни, но у специалиста по кадрам, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени нет документального подтверждения отсутствия, поэтому кадровик в табеле за период с 27 по 31 марта 2017 года указала коды «НН».

7 апреля 2017 года работник вышел на работу и предоставил в отдел кадров больничный лист. Специалист по кадрам забрала в бухгалтерии табель за март 2017 года, зачеркнула неверные данные за период с 27 по 31 марта 2017 года, над зачеркнутым текстом внесла корректные данные – код «Б», и заверила исправление: указала дату исправления и поставила подписи ответственных лиц.


Читайте о расчете  больничного листа


В данной статье рассмотрели основные вопросы ведения табеля учета рабочего времени работников в 2017 году. Одно из главных правил ведения табеля учета рабочего времени – это своевременность. Табель должен вестись в течение всего месяца.

Практика показывает, что табель, распечатанный из программы 1С в конце месяца и не проверенный ответственным лицом, содержит большое количество ошибок. А за ошибки в кадровых документах работодатель несет ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль