Приказы по основной деятельности

9682
Приказ по основной деятельности — один из самых распространенных документов в организации; именно поэтому при его издании и регистрации допускают больше всего ошибок.

Документооборот на предприятии

На сегодняшний день коммерческим компаниям предоставлена высокая степень свободы в отношении вопроса о том, как работать с документами. При этом, однако, для обеспечения системности документооборота и установления единых стандартов оформления приказов, распоряжений и иных бумаг в рамках одного предприятия руководитель организации подписывает локальный нормативный акт, в котором закрепляет основные правила документооборота.

Обратите внимание! В этом документе указывают лишь общий алгоритм оформления документации, а всю схему раскрывают в инструкции по делопроизводству организации.

В свою очередь, оборот документов в кадровом подразделении представляет собой один из компонентов общего документооборота организации. Поэтому при оформлении документов, издаваемых кадровой службой, следует ориентироваться на общий порядок работы с документами, зафиксированный в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Справка. Применение унифицированных форм документов в настоящее время не является обязательным. Между тем в силу удобства использования этих форм многие организации продолжают пользоваться ими на практике.

Скачайте документы по теме:

Приказы

Приказ представляет собой распорядительный документ, который выпускается за подписью самого главы предприятия в рамках его полномочий и обязательные является обязательным к исполнению всеми лицами, находящимися в его подчинении. При этом определение лица, уполномоченного издавать приказы, зависит от организационно-правовой формы компании и характера ее деятельности.

Так, например, в акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач и так далее.

На практике приказ представляет собой один из самых распространенных видов документов в практике коммерческих и государственных предприятий. Это связано с тем, что такая форма наиболее удобная для доведения до сотрудников распоряжений руководителя в кратком и емком виде.

Кроме того, в связи с тем, что приказы достаточно часто используются всеми категориями организаций, в кадровой практике уже сложились устойчивые требования к их оформлению, поэтому при их формировании кадровики хорошо знают основные принципы создания таких документов и не допускают ошибок. Кстати, самые распространенные ошибки приведены в этой статье: ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать их в своей работе.

Справка

Приказы по основной деятельности и другие приказы

Перечень приказов по основной деятельности включает в себя весьма обширный перечень документов, в который входит целый ряд приказов, распоряжений. Опытные сотрудники кадровых служб, отвечая на вопрос о том, что относится к приказам по основной деятельности, предпочитают использовать метод исключения. Дело в том, что весь объем документооборота компании принято подразделять на две крупные категории:

  1. первая из них — приказы по личному составу. К ним относятся документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.;
     
  2. таким образом, вторая категория – это приказы по основной деятельности, к которым относятся все прочие документы.

Также выделяются приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по основной деятельности, в свою очередь, могут выпускаться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников. Например, стандартный образец приказа по основной деятельности приводится в этом материале

Виды приказов по основной деятельности

Иногда у уполномоченного специалиста возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы? В этом случае следует проконсультироваться с приведенной типологией, чтобы понять, относится ли требуемый документ к категории приказов по основной деятельности или принадлежит к документам по личному составу.

Справка

Так, в сложившейся практике принято выделять следующие виды приказов по основной деятельности:

  1. структурные приказы, устанавливающие и видоизменяющие организационную структуру компании в момент ее формирования и в процессе дальнейшей деятельности;
     
  2. нормативные приказы, определяющие порядок функционирования организации и взаимодействия между работниками, занимающими определенные должностные позиции;
     
  3. организационные приказы, издание которых связано с необходимостью решения конкретных задач, стоящих перед компанией, например, приказ о создании комиссии для расследования несчастного случая;
     
  4. надзорные приказы, устанавливающие порядок проведения контрольных мероприятий внутри компании;
     
  5. отчетные приказы по основной деятельности, образцами которых могут служить отчеты по выполнению планов конкретных подразделений или аналитические документы, объясняющие текущую ситуацию на рынке;
     
  6. финансовые приказы включают в себя документы планового характера, определяющие требуемые финансовые показатели компании на будущие периоды;
     
  7. обеспечительные приказы, которые определяют порядок движения материальных ресурсов, необходимых для функционирования подразделений предприятия;
     
  8. информационные приказы, к которым принято относить все прочие категории приказов по основной деятельности. Образцом такого приказа может быть документ, содержащий требования к оформлению локальных нормативных актов или определяющий порядок хранения бумаг.

А в этом материале вы сможете ознакомиться с конкретными типами документов, которые относятся к той или иной категории приказов по основной деятельности. 

Сроки хранения приказов по основной деятельности

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Что касается приказов по основной деятельности, то их требуется хранить в организации постоянно, то есть в течение всего срока ее работы вплоть до ее ликвидации. В нашей статье мы подробно рассказываем о том, почему именно такие сроки необходимо соблюдать в этих случаях. 

Образцы приказов по основной деятельности предприятия

Как и любой нормативный документ, издаваемый организацией, приказ по основной деятельности образца 2016 или 2017 года должен содержать реквизиты компании, включая ее полное наименование, дату и место издания, наименование документа, для которого используется формулировка «Приказ» или «Распоряжение», а также название, отражающее содержание приказа.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух основных разделов, образующих так называемое «тело» документа, — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание). В этом материале мы приведем несколько примеров оформления наиболее популярных приказов.

В заключительной части образца приказам по основной деятельности коммерческого предприятия проставляется подпись руководителя компании и печать организации. В случае, если порядок издания приказов в компании требует, чтобы, помимо собственно директора предприятии, документ был согласован с другими специалистами, в этом блоке проставляются визы всех уполномоченных лиц. Наконец, если действие приказа непосредственно касается того или иного сотрудника или группы работников, в этом разделе документа необходимо предусмотреть место для простановки подписей этих лиц, подтверждающих факт их ознакомления с содержанием приказа.

Обратите внимание! Ознакомить работников с содержанием документа необходимо в трехдневный срок с момента его издания.

Оформление приказов по основной деятельности

Обеспечение документооборота компании, как правило, предполагает присвоение каждому изданному документу кодового обозначения, которое позволит упорядочить и систематизировать эти бумаги. При этом нумерация приказов и иных документов ведется в пределах одного календарного года. Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности подлежат отдельной нумерации. Для облегчения идентификации содержания документа в дополнение к его номеру часто используется специальный буквенный код, демонстрирующий его принадлежность к той или иной категории: например, буквой «К» или «Л» можно обозначить приказы, связанные с личным составом, а буквой «О» или «Д» — документы, касающиеся основной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Система нумерации приказов на предприятии должна быть закреплена специальным нормативным документом.

Несмотря на то, что сегодня компаниям разрешено разрабатывать собственные образцы приказов по основной деятельности, их формы не должны противоречить указаниям ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом материале вы сможете прочитать о важных нюансах оформления — например, о том, как нужно вписывать дату в приказ по основной деятельности.

Регистрация приказов по основной деятельности

Для регистрации приказов широко применяется практика формирования специального журнала, в котором фиксируются сведения обо всех издаваемых документах. При этом даже в самых небольших компаниях для обеспечения удобства хранения и поиска этих сведений кадровики рекомендуют заводить два журнала — для приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, примером которых могут быть приказ о проведении аттестации или формировании нового структурного подразделения.

Стоит помнить о том, что в любом журнале регистрации приказов не допускаются определенные оплошности при оформлении: какие именно, вы можете прочесть в нашей статье

Обратите внимание! В дальнейшем, в случае увеличения объема документооборота компании и усложнения его структуры, можно дополнить первоначально созданные два журнала дополнительными.

На лицевой стороне журнала обозначаются сведения о наименовании компании и дате начала его ведения. Сведения в журнал регистрации приказов следует вносить в хронологическом порядке. Информация фиксируется в журнале до тех пор, пока в нем не закончатся страницы; после этого заводят новый документ. В случае, если сведения о компании, например, ее реквизиты или название, изменились, достаточно будет разместить на обложке наклейку с новыми данными вместо того, чтобы заводить новый журнал. Вот здесь мы приводим удобную  форму журнала регистрации приказов, которую можно использовать в работе, просто распечатав с нашего сайта.

Образец приказа

Приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Какие аргументы привести руководителю, чтобы он повысил зарплату или снизил нагрузку.

      Что входит в ваши обязанности, кроме кадрового делопроизводства.

      Важно

      Предупредите бухгалтера, что за выплату зарплаты раньше срока штрафуют на 50 тысяч

      Новое

      10 ошибок в трудовых книжках, из-за которых кадровика обвинят в проблемах с пенсией

      Как подготовиться к визиту инспектора с помощью проверочных листов ГИТ

      Новые документы при увольнении. Что выдают кадры, а что бухгалтерия