Личная карточка работника: что нужно учитывать при заполнении документа

5921
Каковы требования к личной карточке, как их оформлять и хранить.

Форма карточки работника

Личная карточка работника представляет собой универсальный документ, в котором организация фиксирует все сведения о своем сотруднике, которые могут оказаться значимыми в процессе трудовых отношений с ним.

Книга о локальных нормативных актах 2017

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

В течение длительного времени в принятой в России практике кадрового документооборота для этих целей используется стандартный  образец по форме № Т-2. Он был утвержден более десяти лет назад постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

П.2 постановления № 1 устанавливает, что все работодатели обязаны осуществлять кадровый учет посредством заполнения личных карточек работников. Однако в 2013 году порядок их ведения подвергся существенным изменениям. Речь идет о вступлении в силу положений ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Скачайте документы по теме:

Согласно акту работодатели получили право использовать собственные формы личных карточек Т 2, сформированные в соответствии с локальными нормативными актами предприятия. Это дало организациям возможность разрабатывать индивидуальные формы, учитывающие особенности производственного процесса и кадрового учета.

Обратите внимание! В соответствии с информацией Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» в настоящий момент компании имеют право выбирать, какой тип бланка они будут использовать для ведения кадрового учета: форму № Т-2 или самостоятельно разработанный образец.

Личная карточка работника: Т-2

Несмотря на то, что вступившие в силу положения ФЗ-402 сделали необязательным использование унифицированной формы № Т-2, многие работодатели отдают ей предпочтение для целей кадрового учета. Это связано с тем, что опытные сотрудники кадровых служб хорошо владеют информацией о порядке оформления личных карточек Т-2 и не допускают недочетов и ошибок в процессе внесения сведений в нее.

Кроме того, в отношении оформления карточки Т-2 существует множество подробных инструкций, которые позволяют правильно оформить такой документ и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

При этом для некоторых категорий работников постановлением Госкомстата № 1 утверждаются особые бланки личных карточек работников. Например, для государственных служащих применяется форма № Т-2ГС(МС), а для научных работников — форма № Т-4.

Справка

Форма № Т-2 включает в себя четыре страницы, разбитые на 11 тематических разделов, которые включают в себя следующие категории информации:

  1. Сведения о сотруднике, имеющие общий характер;
  2. Данные о состоянии на воинском учете работников;
  3. Информация о приеме работника в данную компанию и осуществлении переводов на другую работу;
  4. Сведения о проведении аттестации;
  5. Данные о пройденном повышении квалификации;
  6. Информация о прохождении профессиональной переподготовки;
  7. Сведения о полученных наградах, почетных званиях или поощрениях;
  8. Сведения о предоставленных отпусках;
  9. Информация о льготах социального характера, занесенная в личную карточку в соответствии с условиями действующего законодательства;
  10. Прочие данные работника;
  11. Причина расторжения трудовых отношений.

Как правило, разделы 1-2 карточки работника Т-2 и часть раздела 3, касающаяся процесса приема сотрудника на работу, заполняются непосредственно при его поступлении на должность. При этом информация в прочих частях карточки Т-2 фиксируется уже в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личной карточки

Существует ряд общих требований к порядку оформления карточки вне зависимости от бланка, который используется в конкретной организации — будь то унифицированная форма № Т-2 или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом.  Их применение является условием грамотного и безошибочного внесения сведений в документ, позволяющим в дальнейшем избежать необходимости исправления неверно зафиксированных данных.

Обратите внимание! Как правило, лицом, ответственным за внесение информации в личную карточку работника, является уполномоченный сотрудник кадровой службы. Однако в небольших предприятиях такую функцию вполне может взять на себя руководитель компании. Заполнение личной карточки работником не допускается.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о работе» в связи с изменением названия должности сотрудника

Справка

В большинстве случаев основные данные в личную карточку формы Т вносятся на основании ключевых документов, предъявляемых работником в виде оригиналов или заверенных копий. К ним относятся:

  1. трудовой договор, заключенный с сотрудником;
     
  2. подписанный руководителем компании приказ о его приеме на работу;
     
  3. паспорт гражданина или другой документ, служащий средством удостоверения его личности;
     
  4. трудовая книжка работника;
     
  5. военный билет сотрудника;
     
  6. документ об основном образовании, а также документы, подтверждающие получение дополнительного образования или повышение квалификации;
     
  7. страховое свидетельство, подтверждающее факт регистрации в системе пенсионного страхования;
     
  8. свидетельство о постановке на учет в налоговой организации с присвоением ИНН.

Сведения, содержащиеся в этих документах, вносятся в соответствующие разделы в строгом соответствии с информацией в оригинале. Сведения в прочие разделы, требующие дополнения информации о принимаемом на должность специалисте, вносятся со слов самого работника. В некоторых случаях, однако, работодатель может потребовать от сотрудника предоставления дополнительных бумаг.

Для удобства многие работодатели применяют электронную форму ведения личных карточек. Так, например, в этом случае требуемые коды, такие как ОКАТО, ОКИН, ОКСО и прочие, проставляются автоматически, что позволяет избежать ошибок при их внесении.

Однако полностью заменить бумажную версию картотеки личных карточек сотрудников электронной базой данных нельзя. Это связано с тем, что информация в некоторых разделах документа, таких как сведения общего характера или данные о воинском учете, требуют обязательного заверения подписью работника.

Личная карточка работника: образец заполнения

При внесении информации в личную карточку необходимо последовательно фиксировать в ней все требуемые данные. В случае, если при первичном оформлении документа специалистом были допущены ошибки, целесообразно заменить испорченный бланк на новый и начать оформление сначала. Если же ошибки были допущены в процессе заполнения сведений о работе сотрудника в данной организации, их разрешается исправить прямо в документе.

Исправление производится путем зачеркивания неверных сведений одной чертой. Рядом фиксируется правильная информация с формулировкой «исправлено»,  которая заверяется личной подписью ответственного сотрудника отдела кадров.

Раздел сведений общего характера заполняется преимущественно на основании документов, предоставленных сотрудником. В этом и других разделах в текстовых полях наименование месяца прописывается словом, а в кодовых — порядковым номером.

В записи о месте рождения разрешается использовать общепринятые сокращения, такие как гор. или обл. В случае, если адрес фактического места проживания совпадает с адресом регистрации, достаточно внести только адрес регистрации.

Обратите внимание! Ряд сведений в разделе общей информации Т 2 заполняется при помощи кодов: ОКАТО – это код административно-территориальной единицы в соответствии с постановлением №413 Госстандарта РФ, ОКИН – код по «ОК 018-2014. Общероссийский классификатор информации о населении»;  ОКСО – код по «ОК 009-2003. Общероссийский классификатор специальностей по образованию»; ОКПДТР – код по Постановлению Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.

Что касается порядка заполнения формы № Т-2, то здесь действуют следующие правила:

пункт 7 раздела о воинском учете заполняется карандашом, т.к. с течением времени его значение может измениться;
данные в разделе о приеме на работу и переводах дублируются в трудовой книжке;
работник должен заверить своей подписью сведения, внесенные в разделы

Остальные разделы карточек заполняются в соответствии с фактически имевшими место событиями в ходе трудовой карьеры работника. В случае, если раздел, отведенный для фиксации информации об отпусках, закончился, соответствующую информацию нужно будет вносить в бланк дополнения к личной карточке, который должен иметь те же блоки, что и основной раздел об отпусках.

Раздел дополнительных данных карточек заполняется по усмотрению работодателя: например, он может включать в себя сведения о состоянии здоровья сотрудника.

Степень знания иностранного языка в личной карточке: порядок оформления

Одним из важных разделов карточек по образцу формы Т-2 или произвольного формата является пункт о знании им иностранных языков. Для некоторых должностных позиций этот вопрос является принципиальным, поскольку от него зависит способность сотрудника выполнять свои служебные обязанности. Особенно это касается части общения с зарубежными контрагентами посредством личного контакта или с использованием современных средств связи.

Порядок заполнения этого раздела производится по образцу, зафиксированному постановлением Госкомстата № 1. В частности, в нем указываются следующие формулировки, которые могут применяться для внесения информации по этому пункту:

«владею свободно» — для специалистов, которые не испытывают затруднений при общении на иностранном языке,
«читаю и могу объясниться» — для сотрудников, которые имеют знания лексикона и грамматики, достаточные для обеспечения повседневной коммуникации,
«читаю и перевожу со словарем» — для работников, которые в состоянии понять общий смысл письменного текста с использованием словаря.

Обратите внимание! В разделе «Знание иностранного языка» степень владения соответствующим языком проставляется в виде кодового обозначения: код 3 соответствует свободному владению, 2 — «читаю и могу объясниться», 1 — «читаю и  перевожу со словарем».

Таким образом, оформление карточек требует от сотрудника кадровой службы аккуратности и внимательности. При поступлении сотрудника на работу он должен внести все необходимые сведения в строгом соответствии с подтверждающими документами, а в дальнейшем своевременно фиксировать всю новую информацию о трудовых отношениях с данным сотрудником и прохождении им обучения.

Личная карточка работника

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

      Читать

      ×

      По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

      Читать

      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться