Личная карточка работника

3072
Личная карточка работника — это универсальный документ, в котором отражаются все сведения, имеющие значение для его трудовой карьеры. Заполнение личной карточки является обязательным и требует соблюдения большого количества требований, предъявляемых контролирующими органами к этому документу. Поэтому несмотря на то, что в настоящее время утвержденный образец карточки Т-2 не является единственно допустимым форматом, многие работодатели предпочитают использовать именно этот бланк личной карточки.

Личная карточка работника

Из этой статьи вы узнаете:

  • как вести учет личных карточек работников: форма Т-2;
  • как выглядит форма личной карточки работника, заполняемая в произвольном виде;
  • как осуществляется заполнение личной карточки работника;
  • каковы основные требования к личной карточке работника: образец заполнения;
  • как нужно указывать степень знания иностранного языка в личной карточке.

Форма личной карточки работника

Личная карточка работника представляет собой универсальный документ, в котором организация фиксирует все сведения о своем сотруднике, которые могут оказаться значимыми в процессе трудовых отношений с ним.

Книга о локальных нормативных актах 2017

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

В течение длительного времени в принятой в России практике кадрового документооборота для этих целей используется стандартный  образец карточки по форме № Т-2. Он был утвержден более десяти лет назад постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

П.2 постановления № 1 устанавливает, что все работодатели обязаны осуществлять кадровый учет сотрудников посредством заполнения личных карточек. Однако в 2013 году порядок их ведения подвергся существенным изменениям. Речь идет о вступлении в силу положений ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно акту работодатели получили право использовать собственные образцы заполнения личных карточек, сформированные в соответствии с локальными нормативными актами предприятия. Это дало организациям возможность разрабатывать индивидуальные формы, учитывающие особенности производственного процесса и кадрового учета.

Обратите внимание! В соответствии с информацией Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» в настоящий момент компании имеют право выбирать, какой тип бланка они будут использовать для ведения кадрового учета: форму № Т-2 или самостоятельно разработанный образец.

Личная карточка работника: форма Т-2

Несмотря на то, что вступившие в силу положения ФЗ-402 сделали необязательным использование унифицированной формы № Т-2, многие работодатели отдают ей предпочтение для целей кадрового учета. Это связано с тем, что опытные сотрудники кадровых служб хорошо владеют информацией о порядке заполнения личных карточек Т-2 и не допускают недочетов и ошибок в процессе внесения сведений в нее.

Кроме того, в отношении заполнения карточки Т-2 существует множество подробных инструкций, которые позволяют правильно оформить такой документ и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

При этом для некоторых категорий работников постановлением Госкомстата № 1 утверждаются особые бланки личных карточек. Например, для государственных служащих применяется форма № Т-2ГС(МС), а для научных работников — форма № Т-4.

Форма № Т-2 включает в себя четыре страницы, разбитые на 11 тематических разделов, которые включают в себя следующие категории информации:

  1. Сведения о сотруднике, имеющие общий характер;
  2. Данные о состоянии на воинском учете;
  3. Информация о приеме на работу в данную компанию и осуществлении переводов на другую работу;
  4. Сведения о проведении аттестации;
  5. Данные о пройденном повышении квалификации;
  6. Информация о прохождении профессиональной переподготовки;
  7. Сведения о полученных наградах, почетных званиях или поощрениях;
  8. Сведения о предоставленных отпусках;
  9. Информация о льготах социального характера, занесенная в личную карточку в соответствии с условиями действующего законодательства;
  10. Прочие данные;
  11. Причина расторжения трудовых отношений.

Как правило, разделы 1-2 образца карточки Т-2 и часть раздела 3, касающаяся процесса приема сотрудника на работу, заполняются непосредственно при его поступлении на должность. При этом информация в прочих частях личной карточки Т-2, скачать которую вы можете на нашем сайте, фиксируется уже в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности на данном предприятии.

Заполнение личной карточки работника

Существует ряд общих требований к порядку заполнения личной карточки работника вне зависимости от образца, который используется в конкретной организации — будь то унифицированная форма № Т-2 или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом.  Их применение является условием грамотного и безошибочного внесения сведений в документ, позволяющим в дальнейшем избежать необходимости исправления неверно зафиксированных данных.

Обратите внимание! Как правило, лицом, ответственным за внесение информации в личную карточку, является уполномоченный сотрудник кадровой службы. Однако в небольших предприятиях такую функцию вполне может взять на себя руководитель компании. Заполнение карточки самим работником не допускается.

Личная карточка работника

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В большинстве случаев основные данные в личную карточку, скачать которую можно на нашем сайте, вносятся на основании ключевых документов, предъявляемых работником в виде оригиналов или заверенных копий. К ним относятся:

  • трудовой договор, заключенный с сотрудником;
  • подписанный руководителем компании приказ о его приеме на работу;
  • паспорт гражданина или другой документ, служащий средством удостоверения его личности;
  • трудовая книжка работника;
  • военный билет сотрудника;
  • документ об основном образовании, а также документы, подтверждающие получение дополнительного образования или повышение квалификации;
  • страховое свидетельство, подтверждающее факт регистрации в системе пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой организации с присвоением ИНН.

Сведения, содержащиеся в этих документах, вносятся в соответствующие разделы в строгом соответствии с информацией в оригинале. Сведения в прочие разделы, требующие заполнения информации о принимаемом на должность специалисте, вносятся со слов самого работника. В некоторых случаях, однако, работодатель может потребовать от сотрудника предоставления дополнительных бумаг.

Для удобства заполнения многие работодатели применяют электронную форму ведения личных карточек. Так, например, в этом случае требуемые коды, такие как ОКАТО, ОКИН, ОКСО и прочие, проставляются автоматически, что позволяет избежать ошибок при их внесении.

Однако полностью заменить бумажную версию картотеки личных карточек сотрудников электронной базой данных нельзя. Это связано с тем, что информация в некоторых разделах документа, таких как сведения общего характера или данные о воинском учете, требуют обязательного заверения личной подписью работника.

Скачайте документы по теме:

Личная карточка работника: образец заполнения

При внесении информации в личную карточку (скачать полностью заполненный образец вы можете на нашем сайте) необходимо последовательно фиксировать в ней все требуемые данные. В случае, если при первичном оформлении документа специалистом были допущены ошибки, целесообразно заменить испорченный бланк на новый и начать заполнение сначала. Если же ошибки были допущены в процессе заполнения сведений о работе сотрудника в данной организации, их разрешается исправить прямо в документе.

Исправление производится путем зачеркивания неверных сведений одной чертой. Рядом фиксируется правильная информация с формулировкой «исправлено»,  которая заверяется личной подписью ответственного сотрудника отдела кадров.

Раздел сведений общего характера заполняется преимущественно на основании документов, предоставленных сотрудником. В этом и других разделах в текстовых полях наименование месяца прописывается словом, а в кодовых — порядковым номером.

В записи о месте рождения разрешается использовать общепринятые сокращения, такие как гор. или обл. В случае, если адрес фактического места проживания совпадает с адресом регистрации, достаточно внести только адрес регистрации.

Обратите внимание! Ряд сведений в разделе общей информации заполняется при помощи кодов: ОКАТО – это код административно-территориальной единицы в соответствии с постановлением №413 Госстандарта РФ, ОКИН – код по «ОК 018-2014. Общероссийский классификатор информации о населении»;  ОКСО – код по «ОК 009-2003. Общероссийский классификатор специальностей по образованию»; ОКПДТР – код по Постановлению Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.

Что касается порядка заполнения формы № Т-2, то здесь действуют следующие правила:

  • пункт 7 раздела о воинском учете заполняется карандашом, т.к. с течением времени его значение может измениться;
  • данные в разделе о приеме на работу и переводах дублируются в трудовой книжке;
  • работник должен заверить своей подписью сведения, внесенные в разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с фактически имевшими место событиями в ходе трудовой карьеры работника. В случае, если раздел, отведенный для фиксации информации об отпусках, закончился, соответствующую информацию нужно будет вносить в бланк дополнения к личной карточке, который должен иметь те же блоки, что и основной раздел об отпусках.

Раздел дополнительных данных заполняется по усмотрению работодателя: например, он может включать в себя сведения о состоянии здоровья сотрудника.

Степень знания иностранного языка в личной карточке

Одним из важных разделов личной карточки работника по образцу формы Т-2 или произвольного формата является пункт о знании им иностранных языков. Для некоторых должностных позиций этот вопрос является принципиальным, поскольку от него зависит способность сотрудника выполнять свои служебные обязанности. Особенно это касается части общения с зарубежными контрагентами посредством личного контакта или с использованием современных средств связи.

Порядок заполнения этого раздела личной карточки производится по образцу, зафиксированному постановлением Госкомстата № 1. В частности, в нем указываются следующие формулировки, которые могут применяться для внесения информации по этому пункту:

  • «владею свободно» — для специалистов, которые не испытывают затруднений при общении на иностранном языке,
  • «читаю и могу объясниться» — для сотрудников, которые имеют знания лексикона и грамматики, достаточные для обеспечения повседневной коммуникации,
  • «читаю и перевожу со словарем» — для работников, которые в состоянии понять общий смысл письменного текста с использованием словаря.

Обратите внимание! В разделе «Знание иностранного языка» степень владения соответствующим языком проставляется в виде кодового обозначения: код 3 соответствует свободному владению, 2 — «читаю и могу объясниться», 1 — «читаю и  перевожу со словарем».

Таким образом, заполнение личной карточки работника требует от сотрудника кадровой службы аккуратности и внимательности. При поступлении сотрудника на работу он должен внести все необходимые сведения в строгом соответствии с подтверждающими документами, а в дальнейшем своевременно фиксировать всю новую информацию о трудовых отношениях с данным сотрудником и прохождении им обучения.

Личная карточка работника

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться