Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

8206
Личную карточку работника по форме № Т-2 оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Обо всех нюансах оформления и ведения личной карточки расскажем в статье.

Каков порядок оформления личной карточки работника

Личная карточка работника – документ, в котором отражают всю информацию о сотруднике и его трудовой деятельности, дублируют записи, которые вносят в трудовую книжку, после чего проводят ознакомление с ними сотрудников под роспись. Личную карточку работника ведут на протяжении всего периода его трудовой деятельности, закрывают непосредственно в день расторжения трудового договора (ТД). 

Организации, использующие личные карточки по унифицированной форме № Т-2, заполняют одиннадцать разделов, вписывают в соответствующие графы сведения о сотруднике. В соответствии с пунктом двенадцатым Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225 личные карточки должны вести все организации. Обязательность ведения таких документов объясняется тем, что в личной карточке работника формы № Т-2 дублируют сведения, которые вносят в трудовые книжки, с каждой записью сотрудников знакомят под роспись в личной карточке (ЛК). 

Скачайте документы по теме:

Справка

Форма личной карточки № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под № 1, должна быть заполнена с учетом порядка, приведенного в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под № 1. Унифицированные формы должны применять организации госсектора. Негосударственные компании вправе использовать самостоятельно разработанные формы, в которых содержится ряд обязательных реквизитов.

Таким образом, карточку Т-2 следует оформить на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода трудовой деятельности, при увольнении закрывают, но продолжают хранить в организации.

Сведения в личную карточку Т-2 вносят на основании приказа о приеме на работу и личных документов сотрудника:

  • трудовой книжки;
  • паспорта;
  • военного билета (для военнообязанных);
  • документа об образовании (окончании учебного заведения);
  • свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • других документов (например, медицинской книжки, водительского удостоверения, документов, подтверждающих сведения о повышение квалификации, о награждениях государственными наградами, наличие у сотрудника инвалидности и т. п.).

Кроме этого, форма № Т-2 личной карточки работника должна содержать и ряд сведений, которые невозможно почерпнуть из перечисленных выше документов. К такой информации относится контактный телефон работника, состав его семьи, даты рождения родственников, а также уровень владения иностранными языками. Все это сотрудник должен сообщить работодателю о себе сам.

Разделы личной карточки форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 ЛК работника (образец заполнения) состоит из одиннадцати разделов. В каждом из них есть соответствующие графы, куда следует вносить сведения о сотруднике. В разделе «Общие сведения» предусмотрены окна для кодирования вносимой информации. Все коды для внесения в ЛК предусмотрены в классификаторах информации: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР, ОКАТО. Коммерческие организации вправе разработать формы ЛК самостоятельно, включив необходимые разделы.

«Шапка» личной карточки работника формы № Т-2 (скачать)

В самом начале указывают наименование организации на основании устава и других учредительных документов. В правом верхнем углу проставляют код организации по ОКПО. Цифровым способом вносят дату заполнения ЛК, например, так: 10.05.2018. В форме идет таблица, в нее вносят соответствующие сведения:

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Обратите внимание! Табельный номер присваивается сотруднику при трудоустройстве, он не меняется при осуществлении переводов и перемещений внутри организации.

Если работник не сообщил ИНН, ячейку оставляют незаполненной. Далее вносят номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. В ячейке «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника. В характер работы вписывают «постоянно» или «временно». Указывают вид работы – основная или по совместительству, пол (мужской или женский).

Как заполнить разделы личной карточки № Т-2

Раздел «Общие сведения» наиболее объемный в личной карточке работника (образец). В специальной ячейке следует указать номер и дату заключения трудового договора с сотрудником. Затем переходят к последовательному заполнению каждого пункта раздела. В первый пункт вносят Ф. И. О. работника из документа, удостоверяющего личность. На строчках следует оставить место на случай изменения личных данных.

Образец заполнения карточки № Т-2 раздела «Общие сведения»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Месяц рождения во втором пункте при заполнении личной карточки № Т-2 (образец заполнения) вносят буквами, число и год указывают цифрами. С правой стороны дублируют дату рождения цифровым способом. В третий пункт вносят место рождения на основании паспорта, при кодировании личных данных в третьем пункте вносится код по ОКАТО. В четвертом разделе указывают формулировку о гражданстве по ОКИН.

Степень знания иностранного языка в личной карточке содержится в 5 пункте, при заполнении которого следует придерживаться общепринятых формулировок ОКИН.

Справка

Лучше указать эту информацию от первого лица единственного числа, например, так: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем». При использовании кодов следует учитывать, что определенный код существует не только для обозначения степеней знания иностранных языков, но и для самих языков. У английского – 016, итальянского – 094, французского – 258 и т.д. Проставлять следует оба кода, разделив их пробелами.

Уровень образования указывают в пункте 6. Образовательные цензы указаны в ОКИН. Уровни образования с соответствующими пояснениями и кодами смотрите в таблице. При наличии у сотрудника документа о послевузовском образовании, необходимо заполнить соответствующий блок. Аспирантура, ординатура, адъюнктура соответствуют коду 02, а докторантура – коду 01 по ОКИН. Для кода по ОКСО окно оставляют пустым, так как в ОКСО не принято кодов по специальностям послевузовского образования (по подготовке кадров высшей квалификации).

В пункт 7 включают информацию о профессии сотрудника. Указывают не только основную профессию, но и все другие. В качестве основной профессии указывают ту, которая представляет интерес для организации или профессию, по которой самый большой опыт у сотрудника. Для кодирования информации используют ОКПДТР, утвержденный постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года под № 367.

В пункт 8 вносят стаж работы: (общийнепрерывный, а также дающий право на надбавку за выслугу лет). Все стажи считают по записям в трудовой книжке или на основании других подтверждающих документов (трудовых договоров, соответствующих справок с мест работы и т. п.). В качестве непрерывного стажа вносят страховой стаж, на его основании впоследствии будут рассчитываться больничные пособия.

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Далее заполнение личной карточки работника в разделе «Общие сведения» проводится по пунктам на основании сведений, содержащихся в соответствующих документах или данных, представленных со слов сотрудника. При заполнении пунктов «Место рождения», «Адрес места жительства» в разделе «Общие сведения» следует применять общепринятые сокращения названий адресных объектов, они указаны в таблице.

Личная карточка работника: образец заполнения раздела «Сведения о воинском учете»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

На военнообязанных лиц, поступающих на работу, заполняют раздел «Сведения о воинском учете». Основанием для заполнения этого раздела является военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, который подлежит призыву на военную службу.

Первый пункт не заполняют на офицеров запаса, а также на будущих призывников. Для остальных проставляют цифры 1 или 2 в соответствии с указанными данными военного билета.

Второй пункт заполняют на всех военнообязанных. У бывших военных в карточку № Т-2 (образец заполнения) вносят воинское звание на основании военного билета, призывникам делают запись: «Подлежит призыву». Пункт 3 на призывников не заполняют. У дослужившихся лиц до офицерского звания записывают состав: «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров указывают не состав, а профиль – «Командный», «Медицинский» и т. п.

В пункт 4 (ВУС) вносят код военно-учетной специальности, взятой из военного билета. На будущих призывников четвертый пункт не заполняют. В 5 пункте проставляют буквенное обозначение без расшифровки по категории годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д). В 6 пункте указывают название военного комиссариата, где сотрудник состоит на учете.

Обратите внимание! Записи в пункт 7 вносят простым карандашом. Строку «а» заполняют при наличии мобилизационного предписания и (или) соответствующей отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний. Строку «б» заполняют, если сотрудник забронирован на периоды мобилизации, на военное время. В пункте 8 делают указания о снятии с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья.

Карточка № Т-2: образец заполнения раздела «Прием на работу и переводы на другую работу»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Раздел начинают с внесения записи о приеме на работу. Заполнять его необходимо одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Все записи вносят в соответствии с трудовым договором, соответствующими приказами о приеме и переводах. Указывают дату приема или перевода, структурное подразделение, должность, оклад. Сотрудник ставит свою подпись в соответствующей графе.

Образец ЛК № Т-2 раздела «Аттестация»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Раздел заполняют, если проводится аттестация сотрудников. Вносят дату аттестации, кратко вписывают решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии. В графу «Основание» вписывают дату, номер приказа о проведении аттестации. Все рекомендации аттестационной комиссии кратко указывают в образце заполнения ЛК.

Образец заполнения карточки № Т-2 в разделе «Повышение квалификации»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

В раздел вносят данные о длительном  или о краткосрочном обучении в образовательных организациях повышения квалификации. После обучения сотрудник получит удостоверение о повышении квалификации.

Раздел «Профессиональная переподготовка» карточки формы № Т-2

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Заполняют на основании полученного диплома о профессиональной переподготовке. Речь идет о получении дополнительного образования в дополнение к основному. После обучения сотрудник выдают диплом о присвоении соответствующей дополнительной квалификации к основной специальности.

Личная карточка (образец): раздел «Награды (поощрения), почетные звания»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

В данный раздел бланка ЛК вносят сведения о поощрениях от организации и государственных наградах. В графах указывают наименование наград, дату, номер приказа или иных наградных документов. Также указывают сведения, которые вносят в трудовую книжку, они приведены в пункте 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225.

Раздел заполнения личной карточки формы № Т-2 (образец) «Отпуск»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

В этом разделе фиксируют все виды отпусков, в том числе ежегодныхучебныхбез сохранения зарплаты и т. д. В графе «Период работы» указывают полный рабочий год, за который будет предоставлен отпуск. В качестве основания указывают реквизиты приказа об отпуске.

Если работник получает только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, в графе «Вид отпуска» необходимо сделать об этом отметку. При заполнении ЛК отмечают момент полного использования отпуска за текущий рабочий год.

Раздел личной карточки № Т-2 (образец) «Социальные льготы»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Если сотрудник имеет право на предоставление социальных льгот и предъявил соответствующие документы, необходимо заполнить указанный раздел. В качестве документов может быть предъявлена:

  • справка об инвалидности;
  • удостоверение участника войны;
  • справка, подтверждающая, что сотрудник является донором;
  • справка о наличии у работника ребенка-инвалида и т.п.

В качестве основания следует указать закон или нормативный акт, дающий право на получение льготы. 

Раздел личной карточки № Т-2 (образец заполнения): «Дополнительные сведения»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

Этот раздел предназначен для той информации, которая не вошла в другие разделы при заполнении ЛК № Т-2. Здесь рационально сделать отметку о наличии водительских прав, о незавершенном обучении, загранпаспорте и т.д.

Раздел личной карточки № Т-2 (образец заполнения): «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»

Личная карточка работника по форме № Т-2: порядок оформления

На протяжении всего периода работы в организации этот раздел остается незаполненным. После прекращения трудовых отношений необходимо вписать основание для увольнения, дать ссылку на статью ТК РФ, внести дату увольнения, а также дату и номер приказа о расторжении ТД (трудового договора). Закрывают личную карточку формы № Т-2 (образец) подписью ответственного лица за ведение кадрового учета и подписью сотрудника.

Хранение личных карточек работника формы № Т-2 (образец)

В общем случае форму № Т-2 ЛК работника следует хранить в течение 75 лет, если такие документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. После этого периода срок хранения ЛК составляет 50 лет. Необходимо учитывать, что карточки формы Т-2 (образец заполнения), которые заполнены в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, следует хранить 75 лет независимо от их даты создания.

Важно! В личных карточках (скачать) содержатся персданные сотрудников. Свободный доступ персонала организации к таким документам необходимо исключить.

О хранении кадровых документов читайте тематическую статью: Как хранить документы в кадровой службе.

Что следует учитывать при заполнении личной карточки: вопросы из практики

Карточки № Т-2 (бланк скачать) работодатель должен заполнить в сроки, установленные для заполнения трудовых книжек. Это объясняется тем, что с каждой записью, которую вносят в трудовую книжку, работодатель должен ознакомить работника под подпись в его ЛК. Запись о приеме на работу должна быть сразу внесена в форму № Т-2 ЛК (образец заполнения).

При приеме на работу сотрудника, который ранее работал в этой организации, следует заводить новую ЛК,. Ттак как при увольнении карточка № Т-2 (образец) была закрыта. В электронном виде ЛК, как правило, не ведут. Несмотря на то, что в действующем законодательстве нет прямого запрета, но после внесения соответствующих записей в ЛК сотрудника с ними необходимо ознакомить его под расписку. Это делает ведение таких документов в электронном виде нецелесообразным.

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль