Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Как восстановить трудовую книжку

25 марта 2019
5574
Средний балл: 0 из 5

Не спешите паниковать, если столь важный документ безвозвратно утерян: даже в этом случае утраченные сведения восстанавливаются. Пошаговое руководство для кадровика и список документов, подтверждающих трудовой стаж, вы найдете в статье.

Скачайте комплект документов по теме:

Оформление дубликата при утере оригиналаИспользуйте готовый образец
Заявление на выдачу дубликатаИспользуйте готовый образец
Справка, которая подтвердит стаж сотрудникаИспользуйте готовый образец

Можно ли восстановить трудовую книжку

Можно ли восстановить трудовую книжку при утере? Кадровикам по роду деятельности часто приходится отвечать на этот вопрос и оформлять дубликаты утерянных, испорченных или украденных трудовых книжек. К счастью, восстановление документа — вполне реальная задача, особенно если у работника сохранились на руках оригиналы и заверенные копии документов, подтверждающих стаж. В этом случае процедура будет простой и короткой. Если каких-то данных не хватает, придется отправлять запросы по прежним местам работы или обращаться в архив. 

Оформление дубликата трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Документы, упрощающие восстановление трудовой книжки при утере

Подтверждение стажа — задача, с которой неизбежно сталкивается работник. Если потеряна трудовая книжка: как восстановить информацию о периодах трудовой деятельности, сказано в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №1015 от 2.10.2014, и законе №400-ФЗ от 28.12.2013. Периоды занятости после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (как правило, после 1997 года) подтверждаются документами персонифицированного учета, выданными территориальным органом ПФР. Периоды, в течение которых сотрудник еще не был застрахован и не имел индивидуального лицевого счета в системе ПФР, подтверждаются бывшими работодателями. 

Стаж подтверждают:

  • копии и оригиналы трудовых договоров;
  • справки с прежних мест работы;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
  • копии авторских и лицензионных договоров;
  • лицевые счета и расчетные ведомости на выдачу зарплаты. 

Выписки из документов по личному составу оформляйте только по письменному запросу, поступившему от бывшего сотрудника или его нового работодателя. Прежде чем предоставить информацию, убедитесь, что работник согласен на передачу персональных данных.

Если работодатель не сохранил запрашиваемые документы, и восстановить их невозможно, прибегают к альтернативным методам подтверждения, например, к свидетельским показаниям. Но в современной кадровой практике такое случается редко. Обычно с поиском и получением информации о прежних местах работы проблем не возникает. Когда все необходимые данные собраны, возникает следующий вопрос: как восстановить трудовую книжку при утере, чтобы на руках у работника снова был полноценный документ, а не разрозненные справки и выписки? 

Читайте в «Системе Кадры»:

Как восстановить трудовую книжку

Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция

Итак, что же должен предпринять сотрудник, который потерял трудовую книжку, как восстановить записи, чтобы избежать проблем при трудоустройстве и назначении пенсии? Первое, что нужно сделать — обратиться в кадровую службу. Если на момент утери документа его владелец нигде не работал, заявление о выдаче дубликата подается по последнему месту работы. А если пропажа обнаружилась в момент трудоустройства в другую компанию, у сотрудника есть два варианта: получить дубликат у бывшего работодателя или заново оформить трудовую книжку по новому месту работы. В первом случае подается заявление на выдачу дубликата:

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Как восстановить трудовую книжку

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Внимание! Оформить дубликат трудовой книжки следует в течение 15 дней после получения заявления от бывшего сотрудника.

Дубликат выдается не только в случае утери трудовой книжки. Если она испорчена, например, залита кофе или попала под дождь, либо содержит запись об увольнении, признанную недействительной самим работодателем или в судебном порядке, оформление дубликата — логичный и правильный шаг. В такой ситуации справки с прежних мест работы можно не собирать, поскольку основанием для выдачи дубликата и источником сведений о периодах занятости служит оригинал, имеющийся в распоряжении кадровика. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»

Как восстановить трудовую книжку

Для выдачи новой трудовой книжки тоже необходимо заявление. К нему прилагают справки с предыдущих мест работы и другие официальные документы, подтверждающие стаж. Что обязан сделать кадровик, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи и оформить дубликат или новый документ? 

Восстановим трудовую книжку за 7 шагов

Шаг 1. Зарегистрируйте заявление

Особых требований к его форме закон не предъявляет, достаточно следовать общим правилам составления и заверки деловой документации.

Шаг 2. Ознакомьтесь с документами, подтверждающими стаж

Если нужно, окажите работнику содействие в их получении: объясните общий порядок, составьте запросы бывшим работодателям или в архивные учреждения. Документы, не содержащие полных сведений о трудовой деятельности, к рассмотрению не принимайте. Не вносите данные о стаже со слов сотрудника, если они не подкреплены документально! 

Образец справки, подтверждающей период занятости сотрудника

Как восстановить трудовую книжку

Скачать образец вы можете в начале статьи.

Шаг 3. Заполните титульный лист

Если с момента пропажи оригинала персональные данные его владельца изменились, не следует отражать в дубликате или новом документе всю историю изменений. Просто впишите актуальные данные.

Внимание! Оформляя дубликат, не забудьте сделать соответствующую пометку в правом верхнем уголке титульного листа и поясняющую надпись на внутреннем стороне обложки. Укажите дату и причину выдачи дубликата, а чуть ниже распишитесь и поставьте печать.

Шаг 4. Заполните раздел «Сведения о работе»

Сначала укажите суммарный стаж, накопленный на момент оформления новой трудовой книжки или дубликата (общее количество лет, месяцев и дней). Затем распишите все подтвержденные периоды работы, не нумеруя записи. Ориентируйтесь на раздел III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, и раздел 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Затем под первым порядковым номером сделайте запись о приеме на текущую работу, если речь идет о штатном, а не бывшем сотруднике предприятия.

Если оформляете дубликат сотруднику, который ранее уволился из организации, порядковые номера присваивайте только записям о трудоустройстве, переводах и увольнении, сделанным в период работы у данного работодателя. 

Оформление дубликата: общий стаж и записи об отдельных периодах работы

 Как восстановить трудовую книжку

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Шаг 5. Выдайте дубликат на руки работнику

Если оформляете новую трудовую книжку действующему сотруднику организации, попросите его расписаться в документе и подтвердить, чтоб все записи внесены верно. Затем заберите трудовую для хранения.

Шаг 6. Отразите движение бланка в учетных книгах

Движение отразите сначала в приходно-расходной, а затем в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Укажите серию и номер израсходованного бланка, сведения о его владельце, дату оформления и другие обязательные данные. Работник должен расписаться в книге, тем самым подтверждая, что получил документ.

Шаг 7. Удержите с работника стоимость бланка

Оплатить бланк можно любым удобным способом, например, наличными через кассу организации, или написать заявление о вычете необходимой суммы из первой зарплаты. Нельзя вычитать стоимость бланка из зарплаты, не получив такое заявление от работника. 

Совет. Используйте только новые бланки, закупленные у законного распространителя. Каждый работодатель должен постоянно иметь небольшой запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей. Не принимайте и не заполняйте формы, принесенные самими работниками или купленные в магазинах канцтоваров, иначе компанию могут оштрафовать.

Как восстановить потерянную трудовую книжку, если работодатель ликвидирован

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, документов, подтверждающих стаж, у ее владельца на руках не оказалось, а его прежний работодатель реорганизован или ликвидирован? Даже из такой непростой ситуации есть законный выход. Для начала обратитесь к правопреемникам компании, если они есть, с запросом о подтверждении стажа.

Когда организация ликвидируется полностью и правопреемников не остается, важные документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. Поэтому следующий шаг — оформление письменного запроса в местное архивное учреждение (ст. 23, 26 закона №125-ФЗ от 22.10.2004). Если и это не поможет, придется подтверждать стаж в судебном порядке с привлечением свидетелей. 

Вывод

Восстановить утерянную трудовую можно двумя способами: оформить дубликат или выдать новый документ при приеме на работу. И в первом, и во втором случае от работника потребуется письменное заявление и пакет документов, подтверждающих стаж. Это могут быть справки, выданные ПФР или прежними работодателями, выписки из приказов, трудовые и авторские договоры. Новый бланк заполняйте по инструкции. Если оформляете дубликат, не забудьте поставить соответствующую пометку на титульном листе.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок