Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Как восстановить трудовую книжку в 2018 году?

  • 10 августа 2018
  • 4316

Узнайте алгоритм действий, помогающий понять, как восстановить трудовую книжку. Информация поможет сориентироваться в ситуации, если документ утерян по вине организации или работника.

В каких случаях нужно восстановление трудовой книжки?

Обычно задумываются, как восстановить потерянную трудовую книжку, в следующих случаях: потеря документа работником, утрата работодателем, негодность вследствие механического или иного повреждения, массовая утрата в период чрезвычайных происшествий. Но понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки не используется, оно применяется только на практике. В законе есть термин «дубликат».

Порядок выдачи дубликата регламентирован. Опирайтесь на пункты 31-32 Правил ведения и хранения книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, которые утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 года под №225, а также на пункты 7.1.-7.2. Инструкции по заполнению, утвержденные Постановлением Минтруда от 10.10.2003 года под №69. Подробнее о том, какие документы регламентируют работу с личными бумагами сотрудников, рассказано в видео. Посмотрите обзор, чтобы избежать ошибок.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи предписывают Правила. Когда трудоустраивается человек с поврежденным документом, можно оформить дубликат или завести новый. Такое практикуют, если записей немного. В остальных ситуациях порядок действия имеет особенности — зависит от того, что произошло с документом и при каких обстоятельствах. Подробнее о том, как оформить дубликат трудовой книжки, рассказывают эксперты «Системы Кадры».

Обратите внимание! Не принимайте порванную трудовую книжку. Посоветуйте сотруднику обратиться с заявлением на прошлое место работы, чтобы компания выдала дубликат. Не оформляйте его самостоятельно. Когда сотрудник порвал или испачкал документ, он обращается к последнему работодателю (п. 33 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Учитывайте, что если вы еще не приняли сотрудника на работу, не имеете права заводить дубликат.

Если записи и печати не пострадали, их можно прочесть, а страницы повреждены незначительно, документ можно вести дальше. Но обязательно предупредите сотрудника о возможных сложностях. Пенсионный фонд может не засчитать те периоды работы, которые внесены на поврежденных страницах.

Способ восстановить трудовую книжку при ее утере или порче по вине работодателя

В случаях, когда вина в утрате трудовой работника лежит на организации, руководитель или кадровик обязан восстановить документ, не возлагая на сотрудника сбор подтверждающих бумаг. Придерживайтесь общего порядка действий при оформлении дубликата. Не требуйте от работника написания заявления.

Справка: кадровики обязаны сделать дубликаты при массовой утере, произошедшей по вине вашей организации. Соблюдайте правила, составленные экспертами «Системы Кадры», чтобы документы не признали недействительными.

Как восстановить трудовую книжку?



Опирайтесь на Правила и Инструкцию — в актах сказано, как восстановить трудовую книжку. Учитывайте, что нельзя использовать ксерокопию для внесения записей. С помощью нее вы можете установить только прежние места работы. Ксерокопия не являться основанием для заполнения дубликата, так как не обладает юридической силой. Но это не означает, что вы не имеете права сверять данные с ней.

Как восстановить трудовую книжку, если сотрудник работает в одной компании?

Если человек потерял трудовую книжку, но до этого работал только в одной компании, записи восстанавливайте по документам, которые хранятся в отделе кадров. В архивах должны быть все бумаги, нужные для выполнения процедуры. В этом случае не возникает вопросов, как восстановить трудовую книжку, ведь алгоритм действий прост. Не забудьте попросить сотрудника написать заявление.

Как восстановить трудовую книжку?



После этого внесите в документ:

  • надпись «дубликат» в верхнем углу с правой стороны первой страницы;
  • сведения о сотруднике на титульном листе на основании паспорта, документов об образовании, студенческого билета, зачетной книжки, справки;
  • информацию о работе, в том числе о переводах, увольнении на основании договора и дополнительного соглашения к нему, личной карточки, приказов;
  • данные о награждениях, поощрениях согласно бумагам, хранящимся в организации.

Конкретного перечня документов закон не устанавливает. Кроме подлинников личных бумаг и приказов работодателя, используйте справки, включая архивные документы. При заполнении дубликата опирайтесь на правила, установленные Инструкцией (1-6 разделы). Узнайте, как заполнять все графы в ответе эксперта «Системы Кадры». Проверьте, правильно ли вы поняли алгоритм действий.

Восстановление трудовой книжки при утере, порче, если сотрудник ранее работал в нескольких организациях

Нередко сотрудники приносят испорченный документ и спрашивают, как восстановить трудовую книжку. Если из-за разрыва отсутствуют части страниц, записи неполные, их трудно прочесть, книжка недействительна. В нее нельзя вносить новые записи. Если продолжите вести такую трудовую книжку, инспектор ГИТ может вас оштрафовать. А у работника возможны трудности при назначении пенсии.

В этом случае дубликат оформляет последний работодатель. Раздел «Сведения о работе» заполняйте следующим образом. Сначала вносите информацию об общем стаже за период, предшествующий поступлению в вашу организацию, если имеются подтверждающие бумаги. Наименование компании не вносите.

После сделайте записи о работе в компании. Вносите и информацию о переводах, увольнении на основании имеющихся документов: трудового договора, соглашений, личной карточки и прочих. Сведения о награждениях вписывайте в соответствующий раздел.

Обратите внимание! Просите сотрудника принести документы, на основании которых внесете сведения в дубликат. Учитывайте, что они должны быть заверены, так как восстановить трудовую книжку иначе не получится.

Учитывайте особенности восстановления трудовой книжки при утере, если работник трудился в другой фирме, которую ликвидировали. Процесс не сильно отличается, но могут возникнуть сложности с поиском архивов, в которых хранятся документы. Вы должны оказать содействие, что следует из пункта 32 Правил №225, пункта 11 Правил № 1015, пункта 7.2 Инструкции № 69.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

Преобладают случаи, когда книжка потеряна или испорчена работником. Если человек сам утратил документ, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением, в котором содержится просьба о выдаче дубликата. Работодатель в течение 15 дней обязан выдать книжку.

Если вы столкнулись с такой ситуацией, приступите к процедуре подготовки дубликата. Соблюдайте правила наших экспертов о том, как восстановить трудовую книжку при утере сотрудником. Не забывайте требовать документы, подтверждающие периоды работы. Сотрудник обязан их взять в предыдущих организациях. Проверяйте подлинность бумаг, которые приносит работник. Не принимайте не заверенные ксерокопии.

Можно ли восстановить трудовую книжку через ПФР?

Некоторые задумываются, как восстановить трудовую книжку через ПФР. Фонд не принимает участия в восстановлении документа, но может подтвердить поступление пенсионных взносов, стаж. Это косвенно указывает на факт работы в определенный период времени в конкретной организации, но не более того. Прочими сведениями, нужными для заполнения, ПФР не обладает. Справок, подходящих в качестве оснований для записей, фонд не выдает.

Вывод

Можно ли восстановить трудовую книжку при утере? Если к вам обратился сотрудник с просьбой помочь ему, проявите содействие.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Вы читали:
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!
Зарегистрируйтесь и вам также будут доступны статьи

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.
У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок