text
4 месяца в подарок при годовой подписке! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Кадровое дело

Как восстановить трудовую книжку

  • 25 марта 2018
  • 3448

Узнайте, где и как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, пришла в негодное состояние или содержит недействительные записи. Каковы основания для выдачи дубликата трудовой.

Каковы основания для восстановления трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку зависит от причины, которая привела к тому, что оригинал стал непригодным для дальнейшего использования, к ним относятся:

  • утеря документа;
  • содержание недействительных записей об увольнении или о переводе;
  • состояние документа не позволяет использовать его по назначению.

Обратите внимание! Восстановление трудовой книжки – это оформление дубликата документа.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Восстановление трудовой книжки проводится на основании представленного заявления сотрудника и документов, подтверждающих его рабочую деятельность. Для исправления неверных записей оформляется дубликат, куда переносят все записи из оригинала документа, кроме тех, что оказались недействительными.  

служба в армии входит в трудовой стаж

Скачайте документы по теме:

Основанием для восстановления трудовой книжки и оформления дубликата являются следующие причины:

  • документ обгорел, порван, испачкан;
  • внесена неверная запись;
  • документ был утрачен в силу разных причин. 

Вопрос из практики: что делать при возникновении такой ситуации, когда сотрудника восстановили на работе, а в основной документ, подтверждающий стаж, уже была внесена запись об увольнении, которая в дальнейшем признана недействительной?

Работодатель не вправе оформлять новую книжку, в том числе в ситуации, когда для сотрудника это первое место работы.

На основании действующего законодательства новую книжку можно оформить в ограниченных случаях, такая обязанность возникает, когда сотрудник:

  • только поступает на работу и начинает свою рабочую деятельность;
  • продолжает свою рабочую деятельность, но при этом основной документ, подтверждающий стаж, отсутствует, но нет физической возможности или оснований для оформления дубликата.

Восстановить трудовую книжку, если в нее была внесена неверная запись об увольнении или о переводе, а впоследствии эта запись признана недействительной, можно методом оформления дубликата или путем внесения соответствующих исправлений. Такой порядок применяется независимо от того, первое это место работы у сотрудника - первое или нет, имелись ли в документе записи других работодателей или отсутствовали.   

Работодателю следует учитывать, что восстановление трудовой книжки методом оформления нового документа может вызвать при проверке дополнительные вопросы, почему такой документ не был оформлен в срок, когда производился прием нового сотрудника на работу. Движение таких документов должно быть отражено в учетных книгах. В самой трудовой на титульном листе проставляют фактическую дату заполнения документа. При оформлении дубликата этот вопрос у трудинспекторов уже не возникнет.

Соответственно, в рассмотренной ситуации у работодателя отсутствуют достаточные основания для оформления нового документа, подтверждающего стаж. Это обозначает, что необходимо исправить неверно внесенную запись или оформить дубликат по желанию сотрудника.

Можно ли восстановить трудовую книжку методом оформления дубликата, если в документе содержится много ошибок

Справка

Дубликат трудовой книжки

Работодатель вправе завести дубликат в том случае, если трудовая сотрудника утеряна или в нее были внесены недействительные записи о переводе или об увольнении (на основании пунктов 31, 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225).

Если в трудовой присутствуют такие нарушения, как неточности, например, в записях о приеме на работу не содержится реквизитов приказов, у работодателя не возникает обязанности по оформлению дубликата, даже если определенных неточностей окажется достаточно много.

Все некорректные записи подлежат исправлению, их вправе сделать работодатель, который допустил ошибки или новый работодатель на основании предъявленной справки с предыдущего места работы.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Восстановить трудовую книжку при утере можно методом оформления дубликата. Об утрате основного документа, подтверждающего стаж, сотрудник должен письменно заявить работодателю по последнему месту работы.

Заявление на восстановление трудовой книжки: образец

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки – 2017

Восстановить потерянную трудовую книжку методом оформления дубликата работодатель должен в течение 15 дней с момента получения заявления от сотрудника. Об этом говорится в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225. Заявление на восстановление трудовой книжки при утере хранят в зависимости от установленного порядка хранения кадровых документов в организации.

Если утеряна трудовая книжка, восстановить записи и заполнить дубликат можно на основании документов, подтверждающих периоды трудовой деятельности, получить их сотрудник должен с прежних мест работы, это могут быть:

  • трудовые договоры или справки от работодателей;
  • ксерокопии или выписки из приказов, а также из личных дел, личных карточек или ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

При восстановлении трудовой книжки при потере работодатель, к которому обратился сотрудник для оформления дубликата, должен оказать содействие в получении соответствующих документов, подтверждающих стаж прошлой работы. К примеру, следует подсказать, куда лучше обратиться и какие документы потребовать, а также помочь составить официальные запросы всем бывшим работодателям и т. п. 

При восстановлении трудовой книжки при утере работником предъявленные документы могут не содержать полных сведений, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, или такие документы невозможно было получить. В этом случае в дубликат следует внести только информацию, которая была подтверждена документально (на основании пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225, а также пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года под № 69).

Если при восстановлении утраченных сведений во время оформления дубликата трудовой книжки, подтверждающие документы поступят позже, то их можно вписать дополнительно или просто приложить к трудовой подтверждающие документы, а в дальнейшем учитывать такую информацию для корректного определения стажа.

Подписка


Как восстановить записи о работе в трудовой книжке и заполнить титульный лист

При утере можно восстановить трудовую книжку с помощью оформления дубликата, который заполняют на чистом бланке. В правом верхнем углу на титульном листе следует написать слово «Дубликат». На основании представленных документов заполняют титульный лист. Все вносимые данные должны полностью соответствовать актуальной информации о сотруднике на момент заполнения дубликата, а не утраченной или испорченной книжки.

Сотрудник, который несет ответственность за ведение таких документов в организации, должен поставить на титульном листе свою подпись, а также текущую дату заполнения и печать компании. Копировать эти сведения из прежней книжки или ее копии нельзя.

Важно! Если у работника менялась фамилия, в дубликат вносят текущие данные. Не нужно восстанавливать все записи об изменениях.

Запись о первой фамилии сотрудницы при восстановлении записей в трудовой книжке и оформлении дубликата не указывают. Фамилию, имя и отчество указывают на основании предъявленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Не нужно восстанавливать ранние записи об изменении фамилии на обложке дубликата.

Восстановить стаж при утере трудовой книжки можно в разделе «Сведения о работе» (в графе третьей) отражают общий и (или) трудовой стаж до поступления сотрудника в организацию. Общий стаж записывают суммарно, указав общее количество лет, месяцев и дней без уточнения наименования организации, а также периодов работы и должностей сотрудника.

Затем стаж записывают по отдельным периодам работы. В графе второй указывают дату приема на работу, а в графе третьей – полное наименование организации, структурного подразделения и соответствующую должность, а также специальность, профессию с указанием определенной квалификации по должности, на которую был принят сотрудник.

Если в течение времени работы производились переводы на другую постоянную работу, то об этом также делают соответствующие записи. В графе второй проставляют даты прекращения трудовых договоров, а в графе третьей – причину увольнений, если в представленном работодателю документе присутствуют такие данные. В графу четвертую дубликата после внесения каждой записи вносят наименование, проставляют дату и номер документа, на основании которого такая запись была внесена.

В графе четвертой вписывают наименование, дату и номер представленного документа, на основании которого и произведены соответствующие записи в дубликате. Затем оригиналы документов, представленные для подтверждения стажа, возвращают сотруднику. Предварительно с них нужно снять ксерокопии.

Каким образом проводится восстановление трудовой книжки при массовой утере работодателем

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем в результате возникновения чрезвычайных ситуаций (например, при экологических и техногенных катастрофах, во время стихийных бедствий) трудовой стаж всех сотрудников устанавливает специальная комиссия.

Такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ. В ее состав включают представителей работодателей, а также профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Справка

Все сведения, как и факт работы, определяют на основании имеющихся документов:

  1. расчетных бланков;
  2. справок;
  3. профсоюзных билетов и так далее.

Если документы отсутствуют, сведения о стаже можно установить по показаниям двух и более свидетелей. По результатам работы комиссия составляют акт, в нем указывает все периоды работы, а также должности, продолжительность трудового стажа сотрудника.

Восстановить трудовую книжку и оформить дубликат можно на основании этого акта. Дубликат оформляют в общем порядке и по общим правилам.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.