Правила ведения трудовой книжки

15221
Действующие правила ведения и заполнения трудовых книжек включают в себя не только общие положения нормативных документов, но и ряд практических нюансов, которые необходимо учитывать при оформлении. Несмотря на то, что формально ответственность за ведение трудовой книжки возложена на работодателя, фактически стороной, которая наиболее заинтересована в ее корректном заполнении, является сам работник. В этом материале мы расскажем, на что стоит обратить внимание при ведении трудовой книжки.

Правила ведения и заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка — это основной документ, который используется в целях фиксации и дальнейшего подтверждения трудового опыта конкретного работника. В ней фиксируются все места работы сотрудника с указанием продолжительности трудовой деятельности в каждом из них и должности, которую он занимал в период работы.

Содержание трудовой книжки является принципиально важным для таких серьезных вопросов как оформление пенсии, начисление льгот и пособий на основании особых условий трудовой деятельности и проч. Поэтому логично, что к оформлению и ведению трудовых книжек действующее законодательство предъявляет крайне строгие требования, являющиеся обязательными к исполнению.

Скачайте документы по теме:

Так, форматы трудовой книжки, которые являются легитимными в 2017 году, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». Согласно этому документу, в настоящий момент в кадровой работе применяются три основных вида этих документов:

  • трудовые книжки, оформленные на бланке, разработанном в 1938 году;
  • книжки на бланках образца 1973 года;
  • книжки на бланках образца 2004 года.

Обратите внимание! Все перечисленные виды трудовых являются разрешенными и не требуют замены.

По понятным причинам книжки образца 1938 года, хотя и являются допустимыми, сейчас встречаются в практике кадровых работников крайне редко. Книжки на бланках образца 1973 года все еще можно встретить, однако наиболее распространенными являются трудовые, которые ведутся по образцу, разработанному в 2004 году.

При этом правила ведения и хранения трудовой книжки любого вида приведены в Постановлении Министерства труда и занятости РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Передача трудовой книжки работодателю

В большинстве случаев на протяжении всей трудовой карьеры работник имеет одну трудовую книжку. В нее вносится вся информация о его трудовой деятельности с момента трудоустройства на первое место работы и до момента выхода на пенсию по возрасту или другим основаниям. Исключение из этого правила составляют случаи утери трудовой книжки. Тогда возникает необходимость завести новую.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Справка. В случае, если в период, когда трудовая книжка находится на руках у гражданина, то есть он временно не трудоустроен, он утерял трудовую, ему необходимо обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата документа.

При устройстве на работу сотрудник передает трудовую книжку, находящуюся у него на руках, новому работодателю. Последний, в свою очередь, обязан вносить записи о трудоустройстве в документы всех сотрудников, которые проработали в его организации хотя бы пять дней.

Такое обязательство установлено действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые были утверждены постановлением N 225. При увольнении с работы трудовая со всеми записями о работе в данной компании передается на руки сотруднику.

Обратите внимание! Если данное место работы является для сотрудника первым, трудовую книжку ему должен оформить работодатель. При этом информация в документ должна быть внесена в присутствии работника, а срок ее оформления — составлять не более одной недели.

При передаче трудовой книжки работодателю на хранение сотруднику необходимо убедиться, что сведения о переданном ему документе зафиксированы в так называемой книге учета трудовых книжек. Такая регистрационная книга должна быть на каждом предприятии. При этом стоит проверить, что она ведется согласно действующему законодательству о трудовых книжках. А именно, ее листы прошиты и пронумерованы, книга снабжена подписью руководителя и опломбирована.

При получении трудовой от работника в книге не только делается соответствующая отметка, но и фиксируются данные о серии и номере этого документа. При увольнении сотрудника факт выдачи ему трудовой книжки потребуется зафиксировать личной подписью в книге учета этих документов.

Информация, вносимая в трудовую книжку

Актуальный бланк трудовой, утвержденный постановление № 225, содержит три основных раздела:

титульная страница, которая содержит личные данные работника. В частности, сюда вносятся данные о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате его рождения, полученном им образовании и специальности. Кроме того, здесь фиксируется дата заполнения документа, и проставляются подписи кадрового работника, заполнившего титульный лист трудовой, и ее владельца;
основной раздел, включающий весь объем сведений о трудовой деятельности;
дополнительный раздел, посвященный данным о награждениях, полученных сотрудником за период трудовой деятельности.

Справка. Информация о наложенных на сотрудника дисциплинарных взысканиях в трудовой книжке не фиксируется. Единственное исключение из этого правила составляет ситуация, когда таким взысканием является увольнение.

Основной раздел этого документа в общей сложности имеет 10 разворотов, в каждом из которых содержится четыре графы:

Первая из них — порядковый номер внесенной записи, который фиксируется для исключения корректировки сведений в трудовой, произведенной «задним числом».
Вторая графа указывает на дату того или иного события в трудовой карьере работника.
Третья — на характер такого события.
Четвертая графа отводится для указания реквизитов документа, на основании которого внесена запись в трудовую — например, это может быть номер и дата приказа о приеме на работу.

Обратите внимание! Сведения на титульной странице вносятся в трудовую на основании паспорта и документа об образовании.

Справка

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Как было указано выше, все значимые события трудовой карьеры работника подлежат внесению в трудовую книжку. К числу таких событий согласно положениям п. 10 действующих правил ведения и заполнения трудовых книжек относятся:

  • прием сотрудника на работу;
  • присвоение нового уровня квалификации, требующее внесения информации согласно принятому порядку ведения трудовой книжки;
  • награждение работника за выдающиеся результаты в трудовой деятельности;
  • увольнение с работы.

Сведения о полученных работником поощрения и награждениях, вносимые в трудовую, могут относиться к различным категориям наград. Здесь фиксируются и данные о государственных наградах, присвоенных в соответствии с указами уполномоченных лиц, и информация о поощрении грамотами, дипломами, званиями и другими знаками отличия, присвоенными работодателем.

Кроме того, здесь же отмечаются данные о награждениях, полученных на основании действующих положений коллективных договоров, межотраслевых соглашений и других документов, регулирующих порядок поощрения сотрудников за особые достижения в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Информация о каждом из приведенных фактов должна быть внесена в трудовую не позднее, чем через неделю после его наступления. Исключение из этого правила составляет увольнение с работы. Запись об этом должна быть произведена непосредственно в день увольнения.

Перечисленные категории событий, кроме награждения сотрудника, требуют его ознакомления с содержанием записей, внесенных в трудовую.

Если в процессе ведения трудовой книжки будет обнаружено, что та или иная запись неточна или полностью неверна, некорректные сведения необходимо исправить. Вместе с тем, работнику следует иметь в виду, что согласно постановлению правительства о трудовых книжках внесение исправлений путем зачеркивания или подобных манипуляций является неправомерным.

Для того, чтобы внести верную информацию, сотрудник кадровой службы должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что конкретная запись является недействительной, и вписать в нее правильные данные.

Справка. При наличии желания работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о наличии у него работы по совместительству. Для этого ему необходимо предоставить основному работодателю справку с дополнительного места работы, подтверждающую факт занятости по совместительству.

Согласно действующим правилам ведения и хранения трудовых книжек ответственность за сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на работодателе. Работнику, в свою очередь, следует знать, что правила ведения трудовых книжек в РФ 2017 предполагают необходимость наличия в организации специально оборудованных мест для хранения трудовых в виде металлического шкафчика. Это даст возможность сохранить книжки в случае пожара или иной форс-мажорной ситуации.

Обратите внимание! Хотя трудовые книжки хранятся у работодателя, работник может в любой момент обратиться к нему с письменным заявлением о предоставлении выписки или заверенной копии документа. Соответствующее требование должно быть удовлетворено не позднее, чем в трехдневный срок.

Форма трудовой книжки

Новые трудовые книжки образца 2004 года имеют обложку серого цвета, на которой при помощи тиснения изображен герб Российской Федерации. В общей сложности, помимо обложки, документ содержит 44 страницы, отведенные под внесение сведений личного характера о сотруднике, а также данные о его трудовой карьере и полученных им поощрениях.

Так, первые 10 разворотов трудовой, следующих за титульным листом, отведены под сведения о работе, оставшиеся 10 — под сведения о наградах.

В соответствии с действующими правилами ведения трудовых книжек, первую трудовую для сотрудника, начинающего свою трудовую карьеру, должен завести работодатель. Для этого в организации всегда должен наличествовать запас необходимых бланков, чтобы обеспечить своевременное оформление книжки в сроки, предусмотренные правилами ведения трудовых книжек в РФ – 2017.

При увольнении сотрудник получает трудовую на руки. В этот момент следует проверить, что оформленный документ соответствует всем требованиям защищенности от подделок:

надпись на обложке «Трудовая книжка» светится при попадании в ультрафиолет;
листы трудовой скреплены прошитым швом, а не скрепками;
на просвет листы книжки имеют водяные знаки «Трудовая книжка».

В случае, если в ходе трудовой деятельности сотрудник поменял много мест работы, часто переводился с одной должности на другую или получал различные награды, место в его трудовой может закончиться. В этом случае согласно постановлению правительства о трудовых книжках следует оформить вкладыш в трудовую книжку. Порядок его заведения аналогичен порядку заведения бланка трудовой. Иначе говоря, соответствующая обязанность также возлагается на работодателя.

Обратите внимание! При оформлении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель имеет право удержать с сотрудника стоимость соответствующего бланка.

Вкладыш в трудовую является приложением к ней и не имеет юридической силы без самой книжки. Он содержит 9 разворотов для фиксации сведений о трудовой карьере сотрудника и 8 разворотов, предназначенных для указания сведений о полученных наградах.

При оформлении этого документа в трудовую вносятся сведения о серии и номере вкладыша: для этого на титульной странице книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш», где фиксируются необходимые данные.

Таким образом, заведение и оформление трудовой книжки преимущественно относятся к сфере ответственности работодателя. Тем не менее, именно сотрудник заинтересован в том, чтобы записи в его трудовой велись в соответствии с действующими правилами ведения и заполнения трудовых книжек и соответствовали действительности.

Поэтому при получении трудовой необходимо тщательно контролировать содержание внесенных в нее сведений. В случае выявление ошибок — незамедлительно обращаться к ответственному за них работодателю с целью исправления.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ








Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
×
×

Чтобы скачать укажите ваш емеил

Чтобы скачать укажите ваш емеил
Подписаться