Правила ведения трудовой книжки

16797
Действующие правила ведения и заполнения трудовых книжек включают в себя не только общие положения нормативных документов, но и ряд практических нюансов, которые необходимо учитывать при оформлении. Несмотря на то, что формально ответственность за ведение трудовой книжки возложена на работодателя, фактически стороной, которая наиболее заинтересована в ее корректном заполнении, является сам работник. В этом материале мы расскажем, на что стоит обратить внимание при ведении трудовой книжки.

Правила ведения и заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка — это основной документ, который используется в целях фиксации и дальнейшего подтверждения трудового опыта конкретного работника. В ней фиксируются все места работы сотрудника с указанием продолжительности трудовой деятельности в каждом из них и должности, которую он занимал в период работы.

Содержание трудовой книжки является принципиально важным для таких серьезных вопросов как оформление пенсии, начисление льгот и пособий на основании особых условий трудовой деятельности и проч. Поэтому логично, что к оформлению и ведению трудовых книжек действующее законодательство предъявляет крайне строгие требования, являющиеся обязательными к исполнению.

Скачайте документы по теме:

Так, форматы трудовой книжки, которые являются легитимными в 2017 году, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». Согласно этому документу, в настоящий момент в кадровой работе применяются три основных вида этих документов:

  • трудовые книжки, оформленные на бланке, разработанном в 1938 году;
  • книжки на бланках образца 1973 года;
  • книжки на бланках образца 2004 года.

Обратите внимание! Все перечисленные виды трудовых являются разрешенными и не требуют замены.

По понятным причинам книжки образца 1938 года, хотя и являются допустимыми, сейчас встречаются в практике кадровых работников крайне редко. Книжки на бланках образца 1973 года все еще можно встретить, однако наиболее распространенными являются трудовые, которые ведутся по образцу, разработанному в 2004 году.

При этом правила ведения и хранения трудовой книжки любого вида приведены в Постановлении Министерства труда и занятости РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Передача трудовой книжки работодателю

В большинстве случаев на протяжении всей трудовой карьеры работник имеет одну трудовую книжку. В нее вносится вся информация о его трудовой деятельности с момента трудоустройства на первое место работы и до момента выхода на пенсию по возрасту или другим основаниям. Исключение из этого правила составляют случаи утери трудовой книжки. Тогда возникает необходимость завести новую.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Справка. В случае, если в период, когда трудовая книжка находится на руках у гражданина, то есть он временно не трудоустроен, он утерял трудовую, ему необходимо обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата документа.

При устройстве на работу сотрудник передает трудовую книжку, находящуюся у него на руках, новому работодателю. Последний, в свою очередь, обязан вносить записи о трудоустройстве в документы всех сотрудников, которые проработали в его организации хотя бы пять дней.

Такое обязательство установлено действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые были утверждены постановлением N 225. При увольнении с работы трудовая со всеми записями о работе в данной компании передается на руки сотруднику.

Обратите внимание! Если данное место работы является для сотрудника первым, трудовую книжку ему должен оформить работодатель. При этом информация в документ должна быть внесена в присутствии работника, а срок ее оформления — составлять не более одной недели.

При передаче трудовой книжки работодателю на хранение сотруднику необходимо убедиться, что сведения о переданном ему документе зафиксированы в так называемой книге учета трудовых книжек. Такая регистрационная книга должна быть на каждом предприятии. При этом стоит проверить, что она ведется согласно действующему законодательству о трудовых книжках. А именно, ее листы прошиты и пронумерованы, книга снабжена подписью руководителя и опломбирована.

При получении трудовой от работника в книге не только делается соответствующая отметка, но и фиксируются данные о серии и номере этого документа. При увольнении сотрудника факт выдачи ему трудовой книжки потребуется зафиксировать личной подписью в книге учета этих документов.

Информация, вносимая в трудовую книжку

Актуальный бланк трудовой, утвержденный постановление № 225, содержит три основных раздела:

титульная страница, которая содержит личные данные работника. В частности, сюда вносятся данные о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате его рождения, полученном им образовании и специальности. Кроме того, здесь фиксируется дата заполнения документа, и проставляются подписи кадрового работника, заполнившего титульный лист трудовой, и ее владельца;
основной раздел, включающий весь объем сведений о трудовой деятельности;
дополнительный раздел, посвященный данным о награждениях, полученных сотрудником за период трудовой деятельности.

Справка. Информация о наложенных на сотрудника дисциплинарных взысканиях в трудовой книжке не фиксируется. Единственное исключение из этого правила составляет ситуация, когда таким взысканием является увольнение.

Основной раздел этого документа в общей сложности имеет 10 разворотов, в каждом из которых содержится четыре графы:

Первая из них — порядковый номер внесенной записи, который фиксируется для исключения корректировки сведений в трудовой, произведенной «задним числом».
Вторая графа указывает на дату того или иного события в трудовой карьере работника.
Третья — на характер такого события.
Четвертая графа отводится для указания реквизитов документа, на основании которого внесена запись в трудовую — например, это может быть номер и дата приказа о приеме на работу.

Обратите внимание! Сведения на титульной странице вносятся в трудовую на основании паспорта и документа об образовании.

Справка

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Как было указано выше, все значимые события трудовой карьеры работника подлежат внесению в трудовую книжку. К числу таких событий согласно положениям п. 10 действующих правил ведения и заполнения трудовых книжек относятся:

  • прием сотрудника на работу;
  • присвоение нового уровня квалификации, требующее внесения информации согласно принятому порядку ведения трудовой книжки;
  • награждение работника за выдающиеся результаты в трудовой деятельности;
  • увольнение с работы.

Сведения о полученных работником поощрения и награждениях, вносимые в трудовую, могут относиться к различным категориям наград. Здесь фиксируются и данные о государственных наградах, присвоенных в соответствии с указами уполномоченных лиц, и информация о поощрении грамотами, дипломами, званиями и другими знаками отличия, присвоенными работодателем.

Кроме того, здесь же отмечаются данные о награждениях, полученных на основании действующих положений коллективных договоров, межотраслевых соглашений и других документов, регулирующих порядок поощрения сотрудников за особые достижения в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Информация о каждом из приведенных фактов должна быть внесена в трудовую не позднее, чем через неделю после его наступления. Исключение из этого правила составляет увольнение с работы. Запись об этом должна быть произведена непосредственно в день увольнения.

Перечисленные категории событий, кроме награждения сотрудника, требуют его ознакомления с содержанием записей, внесенных в трудовую.

Если в процессе ведения трудовой книжки будет обнаружено, что та или иная запись неточна или полностью неверна, некорректные сведения необходимо исправить. Вместе с тем, работнику следует иметь в виду, что согласно постановлению правительства о трудовых книжках внесение исправлений путем зачеркивания или подобных манипуляций является неправомерным.

Для того, чтобы внести верную информацию, сотрудник кадровой службы должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что конкретная запись является недействительной, и вписать в нее правильные данные.

Справка. При наличии желания работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о наличии у него работы по совместительству. Для этого ему необходимо предоставить основному работодателю справку с дополнительного места работы, подтверждающую факт занятости по совместительству.

Согласно действующим правилам ведения и хранения трудовых книжек ответственность за сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на работодателе. Работнику, в свою очередь, следует знать, что правила ведения трудовых книжек в РФ 2017 предполагают необходимость наличия в организации специально оборудованных мест для хранения трудовых в виде металлического шкафчика. Это даст возможность сохранить книжки в случае пожара или иной форс-мажорной ситуации.

Обратите внимание! Хотя трудовые книжки хранятся у работодателя, работник может в любой момент обратиться к нему с письменным заявлением о предоставлении выписки или заверенной копии документа. Соответствующее требование должно быть удовлетворено не позднее, чем в трехдневный срок.

Форма трудовой книжки

Новые трудовые книжки образца 2004 года имеют обложку серого цвета, на которой при помощи тиснения изображен герб Российской Федерации. В общей сложности, помимо обложки, документ содержит 44 страницы, отведенные под внесение сведений личного характера о сотруднике, а также данные о его трудовой карьере и полученных им поощрениях.

Так, первые 10 разворотов трудовой, следующих за титульным листом, отведены под сведения о работе, оставшиеся 10 — под сведения о наградах.

В соответствии с действующими правилами ведения трудовых книжек, первую трудовую для сотрудника, начинающего свою трудовую карьеру, должен завести работодатель. Для этого в организации всегда должен наличествовать запас необходимых бланков, чтобы обеспечить своевременное оформление книжки в сроки, предусмотренные правилами ведения трудовых книжек в РФ – 2017.

При увольнении сотрудник получает трудовую на руки. В этот момент следует проверить, что оформленный документ соответствует всем требованиям защищенности от подделок:

надпись на обложке «Трудовая книжка» светится при попадании в ультрафиолет;
листы трудовой скреплены прошитым швом, а не скрепками;
на просвет листы книжки имеют водяные знаки «Трудовая книжка».

В случае, если в ходе трудовой деятельности сотрудник поменял много мест работы, часто переводился с одной должности на другую или получал различные награды, место в его трудовой может закончиться. В этом случае согласно постановлению правительства о трудовых книжках следует оформить вкладыш в трудовую книжку. Порядок его заведения аналогичен порядку заведения бланка трудовой. Иначе говоря, соответствующая обязанность также возлагается на работодателя.

Обратите внимание! При оформлении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель имеет право удержать с сотрудника стоимость соответствующего бланка.

Вкладыш в трудовую является приложением к ней и не имеет юридической силы без самой книжки. Он содержит 9 разворотов для фиксации сведений о трудовой карьере сотрудника и 8 разворотов, предназначенных для указания сведений о полученных наградах.

При оформлении этого документа в трудовую вносятся сведения о серии и номере вкладыша: для этого на титульной странице книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш», где фиксируются необходимые данные.

Таким образом, заведение и оформление трудовой книжки преимущественно относятся к сфере ответственности работодателя. Тем не менее, именно сотрудник заинтересован в том, чтобы записи в его трудовой велись в соответствии с действующими правилами ведения и заполнения трудовых книжек и соответствовали действительности.

Поэтому при получении трудовой необходимо тщательно контролировать содержание внесенных в нее сведений. В случае выявление ошибок — незамедлительно обращаться к ответственному за них работодателю с целью исправления.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль