Регистрация приказов в организации

7583
Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в 2017 году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота;
  • как используются журналы регистрации приказов;
  • как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов. При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:

  • номер приказа;
  • дата издания документа;
  • отдел, ответственный за исполнение указаний в документе, внесенном в журнал учета изданных приказов;
  • основное содержание приказа;
  • лицо, подписавшее документ;
  • количество листов приказа;
  • количество листов приложений к документу.

Журналы регистрации приказов

В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов, оформленного в виде брошюры. Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде.

Книга о локальных нормативных актах 2017

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия. Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов — электронный или бумажный — является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

Нумерация приказов

В сложившейся практике порядок нумерации изданных в организации приказов регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в свою очередь, утвержденной приказом Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000 г. В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов.

Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:

  • документы по основной деятельности предприятия, которые подлежат внесению в журнал регистрации изданных приказов по административно-хозяйственной деятельности;
  • документы, касающиеся различных аспектов осуществления трудовых отношений с работниками предприятия, которые фиксируются в журнале по приказам по кадрам организации.

Общие правила оформления документов приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению. При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения приказов

В определенном смысле электронная форма ведения документации предприятия является весьма удобной в связи с наличием в действующем законодательстве требований о длительных сроках хранения отдельных типов документов. Так, в случае, если их количество является достаточно большим, журнал учета приказов, образец которого оформлен в электронном виде, будет обеспечивать возможность гораздо более компактного хранения необходимых данных, чем их бумажная форма.

Актуальные сроки хранения различных типов документов установлены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В частности, этот документ требует, чтобы любая компания соблюдала следующие сроки наличия документации в архиве:

  • хранение приказов, связанных с ведением основной деятельности предприятия — постоянно;
  • хранение приказов, фиксирующих отправление отдельных административно-хозяйственных функций организации в журнале учета изданных приказов— 5 лет;
  • хранение приказов, касающихся вопросов реализации трудовых отношений с личным составом компании — 75 лет.

После окончания нормативного срока хранения конкретных документов они могут быть уничтожены в порядке, установленном действующим законодательством. Для этого создается специальная комиссия, которая определяет остаточную ценность таких бумаг. В случае, если они признаются подлежащими уничтожению, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству оформляется специальный акт, подтверждающий их передачу на ликвидацию.

В свою очередь, физическое уничтожение документов производится посредством их отправки на вторичную переработку или шредирование.

Поскольку для разных типов документов установлены различные сроки хранения, специалист, ответственный за ведение документооборота в компании, должен периодически проводить анализ имеющихся в архиве компании бумаг на предмет выявления приказов, срок хранения которых уже истек.

Обратите внимание! Для удобства этой деятельности целесообразно организовать хранение приказов с различными нормативными сроками раздельно. Это позволит существенно сэкономить время сотрудника на разбор соответствующих бумаг.

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

В соответствии с положениями приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 документы, посвященные отправлению вопросов, связанных с ведением административно-хозяйственной работы организации, подлежат регистрации в специальной форме. Речь идет о журнале регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности, оформление которого имеет свои особенности.

Книга о кадровом делопроизводстве 2017

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Скачать книгу

Так, общий перечень видов деятельности, которые относятся к указанной тематике, зафиксирован в разделе 10 приложения к приказу № 558. Он включает в себя следующие вопросы:

  • обеспечение соблюдения действующих правил распорядка работы, принятых в компании;
  • вопросы, связанные с реализацией деятельности по эксплуатации зданий и сооружений, находящихся в собственности организации или занимаемых ею на условиях аренды, субаренды или прочих условиях;
  • осуществление транспортного обслуживания и обеспечения внутренних коммуникаций в компании, подлежащих регистрации в журнале приказов. Актуальный образец такого документа включает вопросы телефонизации, сигнализации, радиофикации и всех внутренних телекоммуникационных систем предприятия;
  • вопросы обеспечения требуемого уровня безопасности организации.

Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, не предполагают особых требований к данному виду документов. Вместе с тем, поскольку положения приказа № 558 устанавливают отдельный порядок хранения этих бумаг, целесообразно применять в их отношении специальный порядок осуществления нумерации. Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Например, это может быть обозначение «А», «Х», «АХ» или другое по усмотрению организации.

Обратите внимание! Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет. Конкретные сроки хранения документов каждого вида приведены в разделе 10 приложения к приказу № 558.

Журналы по приказам по кадрам

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Для удобства дифференциации к номеру приказа можно добавлять соответствующий буквенный код, например, «К» или «Л».

Конкретный перечень вариантов содержания приказов, которые относятся к этому разделу, приведен в разделе 8 приложения к приказу № 558. Он включает в себя:

  • приказы, фиксирующие прием сотрудников на работу, их перемещение внутри организации, в том числе посредством перевода, и увольнение;
  • приказы, описывающие действующие процедуры определения квалификации сотрудников;
  • приказы о направлении работников на обучение или иные мероприятия, имеющие целью повышение их квалификации;
  • приказы о награждении или поощрении сотрудников за выдающиеся результаты в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная 75-летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Для того, чтобы определить норматив срока хранения конкретного документа, целесообразно проконсультироваться с положениями раздела 8 приложения к приказу № 558.

Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, — это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований. Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте — это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами. Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью.

Регистрация приказов в организации

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль