Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

10301
Табель учета рабочего времени - документ, на основании которого работникам начисляется заработная плата. Поэтому особенно важно, чтобы в нем правильно фиксировались все факты отклонения от нормы использования рабочего времени — как недоработки, так и переработки.

Способы и формы учета рабочего времени

Учет рабочего времени на предприятии осуществляется одним из двух способов:

  1. Поденным, использующимся при пяти- и шестидневной рабочей неделе;
  2. Суммированным, применяемом на предприятиях, на которых специфика производственной деятельности не позволяет соблюдать установленную для работников продолжительность рабочего дня или рабочей недели. Применяется, в том числе, и для сотрудников, работающих с вредными или опасными условиями труда.

Режимы рабочего времени, которые могут быть установлены при том или ином способе учета рабочего времени, предусматриваются ст. 100 Трудового кодекса РФ.

Скачайте документы по теме:

Табель учета рабочего времени ведет работодатель. Этот документ предназначен для учета времени, которое было отработано каждым сотрудником по факту. На основании табеля рабочего времени производится начисление заработной платы.

Форма табеля — типовая. При этом в бюджетных организациях для учета отработанного сотрудниками времени используется унифицированная форма № 0504421. Она заполняется в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 г. № 52н.

Коммерческие организации используют одну из двух типовых форм табеля учета:

форма учета рабочего времени № Т-12 применяется, когда в табеле производится и расчет оплаты труда;
форма учета рабочего времени № Т-13 применяется, если данные обрабатываются автоматически.

Образец табеля учета рабочего времени по формам №Т-12 и № Т-13, а также указания по заполнению каждой из этих форм, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1. Скачать табель рабочего времени можно здесь.

Обратите внимание! Коммерческое предприятие имеет право разработать собственную форму табеля учета рабочего времени, бланк которой будет адаптирован к специфике конкретного производства и используемому графику учета рабочего времени.

Какую форму табеля учета рабочего времени выбрать

У организаций, финансируемых из федерального и местных бюджетов выбора нет — они используют форму ОКУД № 0504421 табель учета рабочего времени, скачать образец ее заполнения можно здесь.

Форма № Т-12 табеля учета рабочего времени позволяет одновременно контролировать, как соблюдается работниками установленный режим рабочего времени, и вести учет оплаты их труда. В том случае, когда, согласно учетной политике предприятия, эти два процесса разделены, используется бланк табеля рабочего времени упрощенный. То есть, только раздел 1 формы № Т-12, который при этом будет считаться самостоятельным документом. Раздел 2 в этом случае заполнять не требуется.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 предназначена исключительно для контроля использования рабочего времени. Графы, в которые проставляются данные по оплате труда, в ней отсутствуют. Используется эта форма в случае, когда учет данных ведется на предприятии в автоматическом режиме. Применение формы № Т-13 позволяет существенно сократить трудозатраты как на процесс контроля, так и на ведение табеля.

Предприятие может образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно, а затем внести в него необходимые реквизиты:

  • наименование организации;
  • дату составления табеля;
  • используемые единицы измерения;
  • фамилии, инициалы и должности сотрудников;
  • расшифровку подписи лица, ответственного за ведение документа.

В соответствии со ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предприятие вправе  разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени. За основу при этом можно взять готовые формы № Т-12 или № Т-13. Необходимо, чтобы в них обязательно были заполнены реквизиты, перечисленные выше. Табель рабочего времени скачать бланк можно здесь.

Как долго хранится табель учета рабочего времени

Сроки хранения табеля определяются в зависимости от того, есть ли на предприятии работники, условия труда которых признаны вредными и опасными, как это показано на рисунке.

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени заполняется ежемесячно, за период, с первого по последний день, за которые в организации производится начисление заработной платы. И период заполнения, и сроки, в которые табель должен быть передан в бухгалтерию для начисления зарплаты, необходимо оговорить тем же локальным нормативным актом.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ, обязанность по осуществлению учета рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником, возложена на работодателя. Табель бланк учета рабочего времени заполняет табельщик — ответственное лицо, в чьи должностные обязанности ведение этого документа включено приказом работодателя. Обязанность по ведению табеля может быть установлена для той или иной должности и локальным нормативным актом, в том числе, Положением о структурном подразделении.  Эта обязанность также может закрепляться трудовым договором или должностной инструкцией. Поэтому вести табель может не только сотрудник кадровой службы или бухгалтерии, а любой из работников, кому это будет поручено.

При этом табель может вестись отдельно по каждому структурному подразделению или же заполняться сразу на всех сотрудников, которые числятся в штате организации, если она небольшая.

Обратите внимание! Новый бланк табеля учета рабочего времени открывается с установленной периодичностью, как правило, раз в месяц, за несколько дней до начала расчетного периода, на основании предыдущего табеля. Изменения, касающиеся списочного состава сотрудников, вносятся в табель но основании распорядительных документов — приказов о приеме на работу или увольнении.

После того как по окончании отчетного периода табель будет заполнен, сотрудник, ответственный за его ведение, должен подставить в документе свою подпись и сдать его в бухгалтерию для проведения расчетов.

Если после заполнения в табеле учета рабочего времени обнаружены ошибки и потребовалось внести в него изменения, составляется дубликат - корректирующий табель. Порядок и сроки его предоставления необходимо предусмотреть документооборотом учреждения. Соответствующие отметки - «первичный» или «корректирующий» проставляются в строке «Вид табеля». При этом нужно указать и номер корректировки - «0» означает первичный документ, все последующие цифры — соответствующую корректировку. По данным, представленным в корректирующем табеле, бухгалтерия должна произвести перерасчет зарплаты.

Если в отношении одного и того же работника в течение одного дня зафиксировано два вида отклонений, в нижней части их коды отражаются в виде дроби. Числитель дроби — это код отклонения, знаменатель — количество отработанных при этом часов. Так, обозначение «Н/2» в табеле рабочего времени значит, что в ночное время  сотрудником было отработано 2 часа.

Обратите внимание! Если количество отклонений от нормы рабочего времени в один день превышает два, фамилия работника в табеле учета рабочего времени дублируется в новой строке. В этой строке отражаются сведения о третьем и последующих отклонениях.

Случаи, когда в один рабочий день в табеле учета рабочего времени необходимо отразить два и более отклонения от нормы, представлены в таблице:

Случаи отклонений, когда сотрудник работал:

Коды

Полный рабочий день, а затем трудился сверхурочно

Я/С

Полный рабочий день, а затем отработал ночную смену

Я/Н

Полный рабочий день, в ночную смену и еще сверхурочно

Я/Н/С

Находясь по распоряжению работодателя в командировке в свой выходной день

К/РВ

Находясь в отпуске по уходу за ребенком

ОЖ/Я

Только часть дня, а часть дня прогуливал

Я/НН

Подробнее об этом можно прочесть в материалах статьи.

Два способа ведения табеля учета рабочего времени

Справка

Работодатель в табеле может вести учет рабочего времени одним из следующих способов:

  1. регистрировать в табеле только случаи, когда были зафиксированы отклонения от нормы использования рабочего времени. При таком способе ведения табеля учета в нем отмечаются только случаи опозданий, неявки на работу, работа сверхурочно. Учет неявок ведется по дням, регистрируются командировки, отпуска, дни временной нетрудоспособности;
  2. осуществлять сплошной ежедневный учет, фиксируя как присутствие, так и отсутствие сотрудника на рабочем месте. В этом случае для каждого рабочего дня в табеле предусматривается отдельная клетка, в которой ежедневно проставляется код явки или неявки на работу и количество отработанных часов.

Предприятие вправе самостоятельно выбрать, каким из двух способов будет вестись учет, но при этом данный выбор необходимо закрепить локальным нормативным актом, регламентирующим учетную политику организации. В том числе, локальным актом должно быть установлено, какие сведения - «явки» или «неявки» - будут отражаться в графах 20 и 37: «Итого дней (часов) явок (неявок) с 1 по 15» и «Всего дней (часов) явок (неявок) за месяц».

Форма табеля учета рабочего времени для бюджетных организаций: правила заполнения

В бюджетных организациях используется табель учета рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками, по форме № 0504421.

Справка

Применяется эта форма в:

  1. государственных органах;
  2. органах местного самоуправления;
  3. органах управления государственными внебюджетными фондами;
  4. государственных (муниципальных) учреждениях.

Подробные ответы на вопрос о том, как заполнить табель учета рабочего времени, сотрудник, назначенный ответственным за ведение этого документа, может найти в Методических указаниях. В них же приведены все использующиеся при заполнении условные обозначения. Если это необходимо, работодатель вправе дополнить перечень условных обозначений и ввести в него те, что используются на данном предприятии в рамках формирования учетной политики. Скачать табель учета рабочего времени (форма ОКУД 0504421) можно здесь.

Если табель заполняется только в случаях отклонений от нормального использования рабочего времени, в верхней половине строки проставляются часы, в которые работник отсутствовал, а в нижней — код, обозначающий причину его отсутствия. В нижней части строки также проставляют количество часов, отработанных сотрудником в ночное время.

Табель рабочего времени образец заполнения по форме №0504421 можно скачать здесь.

Табель учета рабочего времени Т-13 и Т-12: порядок заполнения

Формы Т-12 и Т-13 табель учета рабочего времени бланк заполняют коммерческие организации. Порядок их заполнения представлен на рисунке ниже.

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

На следующем рисунке представлен бланк табеля рабочего времени:

Табель учета рабочего времени на 2017 год

В электронном журнале вы также можете скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 для случаев, когда, сотрудник:

Заполненный образец табеля рабочего времени по форме № Т-12 представлен на рисунке.

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

Образцы табеля рабочего времени для разных ситуаций вы можете найти в формах электронного журнала. Бланки табеля учета рабочего времени скачать бесплатно можно здесь.

Подробнее об этом читайте в материалах статьи.

Какие коды используются при заполнении табеля учета рабочего времени

Основные коды учета  рабочего времени и коды видов оплаты труда в табеле формы №Т-12, используемые при заполнении этого документа, представлены в таблице:

Сведения об использовании рабочего времени

Код

Букв.

Цифр.

Продолжительность рабочей смены в дневное время

Я

01

Продолжительность рабочей смены в выходной и нерабочий праздничный день

РП

03

Продолжительность рабочей смены в ночное время

Н

02

Продолжительность работы сверхурочно

С

04

Продолжительность работы в командировке

К

06

Ежегодный оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Дополнительный отпуск, предоставляемый в связи с обучением с сохранением среднего заработка

у

11

Отпуск связи с беременностью и родами

ОЖ

15

Отпуск, предоставленный без сохранения заработной платы, предусмотренный законодательством

ОЗ

17

Отсутствие по причине временной нетрудоспособности с назначением пособия (кроме случаев по коду Т)

Б

19

Отсутствие по причине нетрудоспособности без назначения пособия

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего дня в случаях, предусмотренных законом

ЛЧ

21

Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины (прогул)

ПР

24

Работа в режиме неполного рабочего дня (недели) в случаях, предусмотренных законодательством

НС

25

Продолжительность простоя по вине работодателя

РП

31

Продолжительность простоя по вине работника

ВП

33

Обратите внимание! Если причина отсутствия работника не ясна, до того момента, пока он не представит объяснение или соответствующий документ,  в табеле проставляется буквенный код «НН» или цифровой «30».

Кодов условных обозначений, установленных Положением о табельном учете, всего 37. При необходимости, если стандартных кодов будет недостаточно, для отражения отклонений в табеле работодатель вправе использовать собственные коды. Утвердить их нужно специальным приказом о введении дополнительного условного обозначения буквенным или цифровым кодом, как это установлено Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Так, перерывы для кормления ребенка, предоставляемые женщинам в соответствии с ч. первой ст. 258 ТК РФ, учитываются в продолжительности рабочего дня и подлежат оплате в размере среднего заработка. В перечне кодов такой перерыв можно обозначить как «КР» и присвоить ему код 38. При заполнении табеля учета рабочего времени продолжительность этого перерыва указывается в нижних строках.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени в разных ситуациях

Как заполняется табель бланк, когда ежегодный отпуск пришелся на нерабочий праздничный день

Те дни, которые указами Правительства РФ определены как праздничные и не рабочие, в продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска не учитывается. То есть, такой отпуск должен быть продлен, если на его период выпал нерабочий праздничный день. Рабочие дни, на который приходится отпуск, обозначаются в табеле кодом «ОТ», а тот день, который в отпуск не вошел, поскольку является нерабочим и праздничным, следует обозначить кодом «В», как это показано на рисунке.

Как в табеле учета рабочего времени форма Т-13 отразить неполный рабочий день, отработанный сотрудником

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

В соответствии с условиями дополнительного соглашения, сотрудник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, работает не условиях неполного рабочего дня - ежедневно 1 час. В предпраздничный день продолжительность рабочего дня для всех сотрудников сокращается на 1 час, следовательно, данный работник на рабочем месте не появился. Как это отразить в табеле?

Когда сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, в верхней строке табеля проставляют код «Я», а в нижней — фактическое количество отработанных часов. В предпраздничный рабочий день, даже если сотрудник не вышел на работу, в табеле нужно проставить код «Я», а в строке, где указано количество отработанного времени — указать «0», как это показано на рисунке.

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

Как отразить в табеле дополнительный день отдыха, предоставленный донору

Например, работник поставил работодателя в известность, что 11 сентября он пройдет медобследование и как донор сдаст компоненты крови. Соответственно, 11 сентября он на работу выйти не сможет, а 12 сентября он попросил дать ему положенный в соответствии с ч. четвертой ст. 186 ТК РФ  дополнительный выходной день.

В этом случае, лицо, ответственное за заполнение табеля учета рабочего времени 11 сентября должно отметить кодом «Г», поскольку в этот день сотрудник, согласно ст. 170 ТК РФ, исполнял государственные или общественные обязанности. Следующий день, 12 сентября, когда ему был предоставлен дополнительный оплачиваемый выходной день, должен быть отмечен кодом «ОВ», как это показано на рисунке.

Табель учета рабочего времени: фиксируем выполнение норм

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Табель учета рабочего времени (бланк).xls
Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль